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公司采购付款审批流程标准

前言

为规范公司采购行为，加强资金管理，确保采购付款活动的合规性、安全性与效率性，明确各部门及相关人员在采购付款各环节中的职责与权限，特制定本标准。本标准旨在通过系统化的审批流程，控制采购成本，防范经营风险，提高资金使用效益，保障公司各项业务的有序开展。

一、适用范围

本标准适用于公司所有因生产经营、行政管理、研发创新等活动而发生的采购付款业务，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购及相应款项的支付。公司控股子公司可参照执行，或根据自身实际情况另行制定，但需向公司总部备案。

二、基本原则

1.合规性原则：采购付款活动必须遵守国家法律法规、公司内部规章制度及相关合同约定。

2.权责对等原则：各审批环节的负责人对其审批行为的合规性、合理性负责。

3.效益优先原则：在确保合规的前提下，力求以最优成本获取所需物资或服务，并提高付款效率。

4.不相容岗位分离原则：采购申请、供应商选择、合同签订、采购执行、付款申请、付款审批、资金支付等环节的岗位应合理设置，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。

5.审批逐级原则：付款申请应按照规定的审批权限和层级逐级上报审批，不得越级或跳级审批。

三、采购付款审批基本流程

3.1采购申请与审批

1.需求提出：需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总金额、建议供应商（如有）、期望交付日期及用途等信息，并附上相关需求依据（如请购单、项目计划等）。

2.部门审核：需求部门负责人对本部门提交的《采购申请表》的真实性、必要性、合理性进行审核。

3.采购部门复核与采购计划编制：采购部门收到审核通过的《采购申请表》后，对采购需求的合规性、采购规格的准确性、以及是否符合公司年度采购计划进行复核。复核通过后，纳入采购计划管理。

4.采购审批：根据采购金额及公司授权体系，《采购申请表》需提交至相应层级的授权审批人审批。审批通过后，方可进入后续采购环节。

3.2供应商选择与合同签订

1.供应商评估与选择：采购部门根据采购需求特性及金额，按照公司《供应商管理办法》组织供应商的寻源、询价、比价、议价或招标等活动，选择合格供应商。

2.合同洽谈与签订：对于达到一定金额标准或复杂的采购项目，应由采购部门牵头，会同法务、财务及需求部门与选定供应商进行合同洽谈。合同内容应明确标的、数量、价格、质量标准、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任等关键条款。合同文本需按公司《合同管理办法》进行审核与审批后正式签订。

3.3采购执行与收货

1.采购订单下达：采购合同签订生效后，或对于小额、常规性采购，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确采购细节及交付要求。

2.物资/服务接收与验收：供应商按合同或订单约定交付物资或提供服务时，需求部门（或使用部门）会同仓库管理部门（如涉及实物）依据合同、订单及验收标准进行数量和质量验收，并填写《验收单》。验收合格后方可确认接收。

3.4发票校验与请款

1.发票收集：供应商按照合同约定提供合法有效的发票及相关单据（如送货单、验收单等）。

2.发票校验：财务部门（或指定岗位）对收到的发票进行合规性审核，包括发票真伪、抬头、税号、金额、税率、开票内容等是否与合同、订单、验收单一致。

3.付款申请：采购部门或需求部门在完成物资/服务验收且发票校验无误后，填写《付款申请书》，详细列明供应商信息、付款金额、付款方式、合同号、发票号、付款事由等，并附上发票、合同、订单、验收单等相关支持性文件，提交至财务部门。

3.5付款审批

1.财务部门审核：财务部门对《付款申请书》及所附单据的完整性、合规性、一致性进行审核，确认是否符合付款条件、资金预算及合同约定的付款节点。

2.逐级审批：审核通过的《付款申请书》，根据付款金额及公司授权审批体系，提交至相应层级的授权审批人进行审批。涉及大额资金支付或特殊付款条件的，可能需要更高层级的集体决策或审批。

3.6资金支付与账务处理

1.资金安排与支付：出纳人员根据最终审批通过的《付款申请书》及相关指令，在确保资金计划的前提下，按照合同约定的付款方式办理资金支付手续，并及时取得付款凭证。

2.账务处理：财务部门根据付款凭证及相关原始单据，及时进行账务处理，准确记录采购成本与负债。

四、职责分工

1.需求部门：负责提出真实、合理的采购需求，填写采购申请，参与供应商评估（必要时），负责采购物资/服务的验收确认。

2.采购部门：负责采购需求的复核，供应商的寻源、评估与管理，采购合同的洽谈与签订，采购订单的下达，协调解决采购过程中的问题。

3.财务部门：负责采购预算的控制，发票的校