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行政流程管理规范制度及执行记录模板
一、适用工作场景
日常事务审批：如办公用品申领、场地使用申请、差旅报销等行政流程的发起与审批；
会议组织与管理：包括会议计划、通知、议程、记录及决议事项跟踪的全流程管理；
文件资料归档：各类行政文件（制度、通知、报告、合同等）的分类、整理、保存及借阅管理；
行政资源调配：如办公设备、车辆、会议室等资源的申请、分配与使用记录；
跨部门协作流程：涉及多部门参与的行政项目（如活动策划、办公环境改造等）的推进与协调。
二、操作流程指引
（一）流程发起：明确事项，提交申请
确认流程类型：根据行政事务性质（如审批、会议、归档等），确定对应的流程类别，选择对应模板表格。
填写申请信息：根据所选模板，完整填写基础信息（如申请人、申请部门、申请日期、事项概述等），并必要的附件材料（如会议议程、设备使用说明等）。
示例：办公用品申领需注明品名、规格、数量、用途；会议申请需明确会议主题、时间、地点、参会人数等。
提交至指定渠道：通过OA系统、行政邮箱或线下行政办公窗口提交申请，保证提交渠道与组织规定一致。
（二）审批流转：逐级审核，意见反馈
明确审批节点：根据事项性质和重要性，确定审批层级（如部门负责人审批→行政部审核→分管领导审批）。
逐级审批操作：
审批人需在收到申请后1个工作日内完成审核，通过系统或书面形式反馈意见（同意/驳回/需补充材料）；
若驳回需注明具体原因，并退回申请人修改；若需补充材料，应一次性告知所需内容。
进度跟踪：申请人可通过系统或联系行政部查询审批进度，保证流程及时推进。
（三）执行记录：登记台账，动态跟踪
事项登记：审批通过后，行政部需在对应台账（如《行政事务执行台账》《会议记录表》）中登记详细信息，包括流程编号、执行负责人、计划完成时间、所需资源等。
过程跟踪：执行负责人需按照审批结果推进工作，及时更新执行进度（如“已完成”“进行中”“延期”），并在遇到问题时主动反馈。
结果记录：事项完成后，需记录执行结果（如“办公用品已发放”“会议已召开，决议已整理归档”），并附相关证明材料（如签收单、照片等）。
（四）反馈优化：总结经验，更新制度
收集反馈：定期（如每月/每季度）向申请部门、执行负责人收集流程使用意见，重点关注效率、规范性等问题。
分析问题：对反馈问题进行分类整理（如审批超时、信息填写遗漏等），分析根本原因。
优化更新：根据分析结果，及时调整流程节点、优化模板内容或更新制度条款，保证模板持续适用。
三、常用模板示例
模板一：行政事务审批流程表
流程编号
申请部门/申请人
事项类型
申请事由/内容
申请日期
审批人（部门负责人）
审批意见
审批人（行政部）
审批意见
审批人（分管领导）
审批意见
执行负责人
计划完成时间
实际完成时间
执行结果
备注
XZ2024001
行政部/*小张
办公用品申领
申领A4纸10包、签字笔20支
2024-03-01
李经理（行政部）
同意
王主任（行政部）
同意
张总（分管领导）
同意
*小张
2024-03-05
2024-03-05
已发放
存放于行政库房
XZ2024002
市场部/*李娜
会议室使用申请
3月10日14:00-16:00使用301会议室（客户洽谈）
2024-03-02
赵经理（市场部）
同意
王主任（行政部）
同意
张总（分管领导）
同意
*李娜
2024-03-10
2024-03-10
已使用
设备调试正常
模板二：会议组织与记录表
会议名称
会议时间
会议地点
主持人
参会人员（部门/姓名）
会议议题
讨论内容要点
决议事项
行动项及负责人
记录人
2024年Q1行政工作例会
2024-03-1509:00-11:00
301会议室
*王主任
行政部（小张、刘芳）、市场部（李娜）、财务部（陈明）
总结Q1工作、部署Q2重点
1.Q1办公用品采购成本超预算5%，需分析原因；2.会议室使用率提升10%，需优化预约流程。
1.财务部3月20日前提交成本分析报告；2.行政部3月25日前上线会议室线上预约系统。
成本分析：陈明；系统优化：小张
*刘芳
模板三：文件资料归档管理表
文件名称
文号
密级
形成部门
归档日期
存放位置（柜号/盒号）
借阅记录（借阅人/日期/归还日期）
销毁日期
备注
《2024年行政管理制度汇编》
XZ-ZD-2024
普通
行政部
2024-01-15
A-01-03
*李娜/2024-02-20/2024-02-22
2027-01-15
正式版
《办公设备采购申请（2024年2月）》
XZ-CG-202402
普通
行政部
2024-02-28
B-02-01
无
2028-02-28
备查
模板四：行政执行跟踪表
任务名称
任务来源
负责人
计划完成时间
实际完成时间
执行情况（
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