企事业单位档案管理流程培训.docxVIP

企事业单位档案管理流程培训

引言：档案管理的基石作用

在企事业单位的运营与发展中，档案作为承载历史记忆、记录业务轨迹、保障权益凭证的关键信息载体，其规范化管理具有不可替代的基础性作用。科学高效的档案管理，不仅是维护单位历史真实面貌的重要手段，更是提升决策科学性、保障业务连续性、规避运营风险、促进各项工作有序开展的必要前提。随着信息技术的飞速发展与管理理念的不断更新，传统档案管理模式正面临向数字化、智能化转型的挑战与机遇。本次培训旨在系统梳理企事业单位档案管理的标准流程与核心要点，帮助相关从业人员夯实理论基础，掌握实操技能，全面提升本单位档案管理工作的整体水平。

一、档案管理的基本原则

档案管理工作必须遵循以下核心原则，以确保其严肃性、规范性和有效性：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映单位各项活动的客观情况，做到实事求是，严禁涂改、伪造。这是档案存在的生命线。

2.完整性原则：确保档案在形成、收集、整理过程中的齐全完整，避免重要信息的缺失或割裂，全面反映事物发展的全貌。

3.规范性原则：严格按照国家及行业相关法律法规、标准规范进行档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保管理行为的统一与规范。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止档案损坏、丢失、泄密或遭受其他形式的侵害。

5.可利用性原则：档案管理的最终目的是为了利用。应建立便捷的检索体系，优化利用流程，满足单位各项工作对档案信息的合理需求。

二、档案管理的核心流程

档案管理是一个系统性的工作，其流程贯穿于档案的形成直至销毁（或永久保存）的整个生命周期。

（一）档案的形成与收集

档案的形成与收集是档案管理工作的起点，其质量直接影响后续所有环节。

1.形成规范：各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应按照规定的格式、要求进行制作和办理，确保文件材料的规范性、完整性和有效性。例如，正式文件需有规范的文号、签发、用印等要素。

2.收集范围：明确界定本单位档案的收集范围，通常包括：

*单位在各项管理活动中形成的决议、决定、命令、指示、请示、报告、通知、纪要等公文材料；

*反映单位基本历史面貌、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等的文件材料；

*单位在业务活动中形成的各类合同、协议、项目方案、研究报告、成果鉴定、统计报表等专业材料；

*涉及单位财务、资产、审计、法律事务等方面的文件材料；

*其他对单位具有查考利用价值的各种载体形式的材料（如照片、录音录像、实物等）。

3.收集责任：各部门应指定专人（通常为兼职档案员）负责本部门形成文件材料的初步积累、整理和定期向单位档案管理部门（或档案室）移交。

4.收集时限：对于定期归档的文件材料，应明确规定其归档时限，一般在一项工作或一个阶段结束后及时整理归档，年度性文件通常在次年规定时间内完成归档。

（二）档案的整理与归档

整理与归档是将收集到的零散文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使其成为有序体系的过程。

1.分类：根据档案的形成规律、内容性质、利用需求以及单位实际情况，选择合适的分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法的结合使用。分类方案应保持相对稳定。

2.编号：在分类的基础上，对档案进行系统化编号，赋予每份档案一个唯一的“身份标识”，以便于管理和检索。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则。

3.著录：对档案的题名、责任者、形成时间、档号、页数、保管期限、内容摘要等核心元数据进行记录，形成档案目录。著录应准确、规范，为后续检索提供基础数据。

4.装订/装盒：对经过整理的纸质档案，根据其厚度和保管要求进行规范装订，装入符合标准的档案盒，并填写盒内文件目录和备考表。电子档案则需按照特定格式和要求进行存储和封装。

5.归档验收：档案管理部门对各部门移交的档案进行质量检查，确认符合归档要求后，办理正式的归档交接手续，双方签字确认。

（三）档案的保管与保护

档案保管是为了维护档案的完整与安全，延长档案寿命而采取的一系列措施。

1.库房管理：

*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”条件。

*保持库房内适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%），并做好记录。

*库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物，严禁吸烟和使用明火。

2.排架管理：档案应按照一定的顺序（如年度、类别、档号顺序）进行排列上架，做到定位存放，便于取放和管理。

3.实体保护：定期对档案进行检查，发现破损、霉变、虫蛀等情况及时进行修复和处理。对于重要、珍贵的档案，可采取