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企业采购管理制度与申请模板：全流程优化工具指南

一、适用范围与核心目标

本工具适用于各类企业（生产型、服务型、贸易型等）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，旨在通过标准化流程与表单设计，解决采购环节中需求不明确、审批冗余、流程混乱、成本失控等问题，实现“需求清晰、审批高效、执行规范、成本可控”的管理目标，提升采购效率与企业资源利用率。

二、全流程操作指引

（一）需求提报：明确采购需求与依据

发起申请：需求部门根据业务计划（如生产计划、项目需求、行政办公等），填写《标准化采购申请表》（详见第三部分），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、总价及用途说明。

需求依据：需附相关支撑材料，如《物料需求计划》《项目预算审批表》《库存盘点表》（针对常规补货）等，保证采购需求的合理性与必要性。

部门初审：需求部门负责人对申请内容的真实性、完整性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（二）采购审核：多维度评估可行性

采购部审核：

核查采购需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需招标/比价）；

对规格参数、数量进行合理性评估，避免过量采购或规格不符；

市场初步调研（至少比照3家供应商报价），判断预估单价是否偏离市场均价，超20%需重新说明依据。

财务部审核：

核对采购预算是否充足，若涉及跨部门预算，需确认预算分摊方案；

大额采购（如单笔超10万元）需评估资金支付计划，保证现金流匹配。

分管领导审批：

根据采购金额分级审批（如1万元以下由部门负责人审批，1-5万元由采购部总监审批，5万元以上由分管副总审批）；

对战略采购、大宗物资等特殊需求，需组织专项评审会。

（三）采购执行：规范采购方式与履约

采购方式确定：

常规采购（小额、标准化物品）：通过合格供应商库比价采购，选择性价比最高的供应商；

项目采购（定制化、大额物资）：启动招标或竞争性谈判流程，邀请至少3家供应商参与；

紧急采购（如生产突发故障需备件）：简化流程，但需事后补说明并经总经理审批。

订单下达：采购部与供应商签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、验收方式、付款条件等条款，同步抄送财务部与需求部门。

进度跟踪：采购专员全程跟进订单执行，定期向需求部门反馈到货进度，延迟到货需协调供应商提供解决方案。

（四）到货验收：严格把控质量与数量

验收组织：需求部门牵头，采购部、质检部（如需）共同参与，对照采购订单、技术参数进行验收。

验收内容：

数量清点：核对实物数量与订单是否一致；

质量检验：查验合格证、检测报告，或进行试用测试（如办公设备、生产工具）；

单据核对：检查供应商随货附出的货品清单、发货清单等。

结果确认：验收合格后，三方签字确认《到货验收单》；若不合格，需当场记录问题（如型号不符、破损），要求供应商限期退换货，并留存问题影像资料。

（五）财务结算与资料归档

结算申请：采购部凭《采购申请表》《采购合同》《到货验收单》及合规发票（增值税专用/普通发票），提交财务部申请付款。

审批付款：财务部审核单据一致性无误后，按合同约定支付款项（如预付款、到付款、质保金分期支付等）。

资料归档：采购部将所有采购资料（申请表、合同、订单、验收单、发票复印件等）按“一单一档”原则整理归档，保存期限不少于3年，电子版同步备份至企业云盘。

三、标准化采购申请表单

企业标准化采购申请表

申请基本信息

申请编号

（由采购部按年份+流水号填写，如CG2024-001）

申请部门

申请人

（需求部门对接人）

联系方式

申请日期

年月日

采购类型□常规采购□项目采购□紧急采购□其他

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

预算信息

预算科目

审批流程

部门负责人签字

采购部审核意见

财务部审核意见

分管领导审批意见

备注

（如：紧急采购原因、特殊供应商要求、历史采购参考等）

四、关键使用提示

预算刚性原则：所有采购需在年度预算框架内执行，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经总经理办公会审批后方可启动。

紧急采购规范：确因突发情况需紧急采购，需在申请表中注明“紧急采购”及原因，经部门负责人及分管副总双签后，可先行采购，但需在3个工作日内补齐审批流程。

供应商管理：优先从《合格供应商名录》中选择合作方，新供应商引入需经过资质审核、样品测试、现场评估等环节，采购部定期更新供应商名录（每季度评估一次）。

验收责任追溯：验收不合格且未及时反馈的，需求部门需承担连带责任；供应商履约问题（如延迟交付、质量缺陷），采购部需记录并纳入供应商评价体系。

流程时效要求：常规采购审批流程不超过3个工作日，紧急采购不超过1个工作日；采购部需在订单签订后24小时内同步进度给需求部门。