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企业人事档案管理标准操作流程

引言

人事档案是企业在招录、培养、使用、管理员工过程中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。科学规范地管理人事档案，是企业人力资源管理的基础性工作，对于维护企业和员工的合法权益，促进企业健康发展具有重要意义。本流程旨在明确企业人事档案管理的各项操作规范，确保档案管理工作的制度化、标准化和规范化。

一、总则

1.1目的与意义

为规范企业人事档案管理工作，提高档案管理科学化水平，确保档案材料的真实、完整、安全和有效利用，为企业人力资源决策、员工职业发展、权益保障等提供可靠依据。

1.2政策法规依据

本流程依据国家有关档案管理的法律法规以及企业内部人力资源管理制度制定。

1.3适用范围

本流程适用于企业所有在职员工、离职员工、退休员工以及其他需要建档管理的人员的人事档案管理。企业人力资源部门是人事档案管理的归口管理部门。

1.4基本原则

人事档案管理遵循以下原则：

*真实性原则：档案材料必须真实可靠，准确反映员工的实际情况。

*完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工的各个方面情况，避免重要信息缺失。

*保密性原则：严格遵守档案保密规定，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递等环节均应符合规范要求。

*安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止丢失、损毁和泄密。

二、档案的建立与接收

2.1新员工档案建立

*新员工入职后，人力资源部门应在规定期限内为其建立人事档案。

*建档材料主要包括：入职登记表、履历表、身份证明复印件、学历学位证明复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、体检合格证明、照片以及其他需要归档的材料。

*确保材料齐全、规范，并由员工本人确认无误后签字。

2.2档案材料的接收

*对于外部调入员工的人事档案，人力资源部门应指定专人负责接收。

*接收时，需核对档案材料的完整性、真实性，检查档案转递通知单与档案材料是否相符，档案封口是否完好。

*核对无误后，在档案转递通知单回执上签字确认，并及时登记存档。

*发现档案材料不齐或有疑问的，应及时与原档案管理单位联系核实或补充。

2.3档案材料的审核

*对收集到的所有档案材料，均需进行认真审核。

*审核内容包括：材料的真实性（如核对学历学位证书的真伪）、规范性（如表格填写是否完整、签字盖章是否齐全）、有效性（如文件是否在有效期内）。

*对审核中发现的问题，应及时与相关部门或员工本人沟通解决。

2.4档案的整理与装订

*档案材料审核无误后，按照档案管理规范进行整理。

*对材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录。

*材料应使用符合归档要求的纸张，破损材料应进行修补，大于标准尺寸的材料应折叠整齐。

*按照规定的格式和要求装订成册，做到整齐、牢固、美观。

三、档案材料的收集与归档

3.1归档范围

*员工在企业工作期间形成的，反映其政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

*主要包括：劳动合同、岗位变动材料、工资调整材料、绩效考核材料、奖惩材料、培训记录、专业技术职务评聘材料、党团材料、重要家庭成员及社会关系变动材料等。

3.2收集要求

*及时性：各类应归档材料应在形成后的规定时间内收集齐全。

*真实性：确保收集的材料真实可靠，杜绝虚假材料。

*规范性：材料格式、内容、签字盖章等应符合相关规定。

3.3归档流程

*各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集，并定期向人力资源部门移交。

*人力资源部门档案管理员对移交的材料进行审核，符合要求的予以接收并登记。

*对不符合要求的材料，退回相关部门或个人进行补充完善。

*档案管理员将审核合格的材料及时归入相应员工档案，并在档案目录中进行登记。

四、档案的日常管理与保管

4.1档案的分类与编号

*按照便于管理和查找的原则，对人事档案进行统一分类和编号。

*可采用年度+部门+员工编号等方式进行分类编号，确保每一份档案都有唯一的标识。

4.2档案的存放

*档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，保持通风、干燥、避光、整洁。

*档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防鼠等功能。

*档案存放应按照编号顺序排列，便于查找和管理。

*建立档案存放台账，记录档案的存放位置。

4.3库