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税务电子档案的管理

现代信息技术在税务工作中得到广泛应用的同时，也给税务档案管理工作带来了巨大的挑战和机遇。一方面，电子与纸质形式的税务档案并存，影响了传统纸质管理流程与现代电子管理流程的集成；另一方面，税收信息化不仅局限于电子档案，也必然要求传统纸质税务档案必须纳人其管理范畴。因此，充分利用现有网络资源和信息化手段，实行税务档案资料的电子化采集，加大在电子报税、征管软件、个人所得税扣缴软件等方面的技人，开发出集成税务业务与税收文档一体化的信息系统，才能实现一次采集、反复利用、信息共享，为税务档案信息化开辟一条新路。

一、税务电子档案管理的基本要求

税务电子档案是指税务过程中形成的以数字形式保存备查的各种有价值的记录材料。实行税务资料电子化管理的，应按纳税人和纳税年度，分类别刻录，一般应一个纳税年度的征管资料刻录一盘。其具体录入方式和内容，应事先报上级主管部门备案和审批。

（一）质量要求

对税务电子档案要加强安全防范措施，严防泄密或人为改动。未经主管领导批准，任何单位和个人不得复制、翻录、外借电子档案。需查阅电子档案的必须经主管领导批准，并登记备案。

各税收部门对税务电子档案将设专柜保管，远离变压器、电机、无线电装置等能够形成磁场的电器设备，对于磁性记录材料最好存放在抗磁材料做成的盒（柜）中。对分户录入电子档案的，应按纳税人编码顺序存放；分类录入的，应按类别、年限顺序存放。同时，为确保其长期保存和长期可读，务必定期进行检查，防止电子档案无形中损毁或数据损失。

（二）管理要求

建立适应税务信息化要求的档案管理系统，培养税务系统内部信息化档案管理人员，对税务电子档案进行专门维护、管理和利用，以有效利用信息数据，为税源管理和领导决策提供优质服务，提高税务电子档案信息服务效率，优化纳税服务。具体表现为三个方面：一是利用税收业务软件提高档案信息共享度的同时，减少涉税资料重复报送；二是利用纳税人电子档案，简化办税流程；三是提高档案信息利用率，减少对纳税人的干扰。

把完善税务电子文件归档于档案信息数据库的管理与充分发挥税务电子档案的凭证功能以促进机关高效运转衔接起来。首先必须做到严把数据录入质量关，确保电子档案与纸质档案内容的一致性，杜绝出现漏项、缺项和错别字现象，建立准确、完整的原始数据库，这是税务信息系统有效运作的前提条件。其次要确保税务档案数据库录入数据的绝对安全真实，只有集成在税务业务之中的信息化税务档案管理流程，才能以原始、真实、可靠的档案信息化保证内部行政管理职能，促进机关高效运转。

二、税务电子档案管理的内涵与保障措施

（一）内涵

在加强税务电子档案管理中必须以税务档案管理电子化带动信息分析，将利用税务软件采集的户籍信息档案、纳税信息档案，通过社会综合治税采集的计划、统计、财政、工商、建委、交通、房管等部门涉税信息档案以及国民经济综合信息档案等，利用数据挖掘工具软件从后台数据库中，对大量涉税信息档案从不同角度进行深层次、多维度的分析，找出各种经济指标、税收管理工作、纳税人纳税行为存在的各种内在规律性，为加强税收管理和领导决策提供参考。

以税务档案管理电子化促进交流是目标。首先我们将要求建立信息档案交流平台，利用内部网站，分级建立公开网页，在每一级的网页上，都为本级各部门的信息档案发布开设专栏，实现信息档案共享。其次要求建立部门间双向交流窗口。由于税务系统内部信息量较大，将所有档案信息都在公开网页上发布，不便于查找，而且有些档案信息不便于公开，对一些只需两个部门之间交流的档案信息可以初步建立部门之间双向交流窗口。再次要求规范档案信息交流程序。应严格按照职责分工进行税务信息交流，例如某部门在索取某一信息档案时.应先到本级网页上查找，然后通过交流窗口直接向同级相关部门索取，如果该税务部门也没有相关档案信息，则由该部门负责搜集。另外，下级的所有档案信息，在本级交流的同时，应主动地报送上级对口部门。

（二）保障措施

1.以数字档案信息分析为基础，建立税源监控机制

通过建立地方税收与相关经济指标的分析模型，对地区宏观税负情况进行分析和综合评定，从而达到宏观上掌握税源、控制收入的目的。一是建立营业税与相关行业经济指标分析模型、企业所得税与企业利润分析模型、个人所得税与居民收入分析模型，对地区、行业纳税情况进行审核、分析和评定，达到以经济运行指标为参考，掌握税收进度，保持地方税收与经济协调增长的目的。二是通过开展分税种行业税负水平测算、同业税负比较、征收力度分析、重点企业税源分析等，及时发现税务过程中存在的问题，提出下一步税务工作目标，监控税务工作开展情况。三是通过对经济波动、税收政策调整、征管措施等因素的分析，及时对收入情况做出准确的预测和判断，并以此为基础，根据税负离散状况，设立税源监控预警线。

2.以数字档案网络为平台，建立及时准确的档