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企业档案管理规范与模板
一、适用范围与典型应用场景
企业档案管理是企业运营中信息沉淀与风险控制的核心环节，适用于各类企业（涵盖国企、民企、外企等）的行政、人事、业务、财务等部门。典型应用场景包括：
新员工入职：建立员工个人档案，记录基本信息、劳动合同、培训经历等；
业务流程闭环：归档项目合同、招投标文件、验收报告等，保证业务全流程可追溯；
合规与审计：保存财务凭证、审计报告、法律文书等，满足外部监管及内部审计需求；
历史信息查询：为战略决策、纠纷处理、资质申报等提供历史数据支持；
年度档案移交：对年度内形成的档案进行系统整理，移交档案室统一保管。
二、档案管理全流程操作指南
（一）档案收集：明确范围与责任
操作目标：保证应归档资料“应收尽收”，避免遗漏。
具体步骤：
界定收集范围：根据企业性质及业务特点，制定《档案分类及归档范围清单》，明确需归档的资料类型（如人事类、合同类、财务类、项目类等）及具体内容（示例：人事类含入职登记表、劳动合同、离职证明；合同类含签订审批表、正本、补充协议）。
落实收集责任：各业务部门为档案收集的第一责任人，指定专人（如部门助理或业务专员）负责本部门档案的初步整理；档案管理部门（如行政部、综合管理部）负责定期督促与指导。
设定收集时限：
即时归档：如合同签订、员工离职等事件发生后3个工作日内完成资料收集；
定期归档：每月末各部门汇总当月形成档案，次月5日前移交档案管理部门。
（二）档案分类：建立科学体系
操作目标：通过标准化分类，实现档案有序存储与快速检索。
具体步骤：
采用“年度-类别-子类”三级分类法：
一级分类：按年度划分（如2024年、2025年）；
二级分类：按职能或业务类型划分（如“HR”“业务”“财务”“行政”等）；
三级分类：在二级分类下细化具体档案类型（如“HR”下分“员工入职”“培训考核”“离职交接”；“业务”下分“销售合同”“采购合同”“项目资料”）。
编制分类代码：为每个分类层级设定唯一代码（示例：2024-HR-01表示2024年人事类员工入职档案），保证档案编号规范统一。
（三）档案整理：标准化编目与装订
操作目标：保证档案内容完整、格式统一，便于长期保存。
具体步骤：
档案编号与登记：
每份档案赋予唯一编号，规则为“年度-分类代码-流水号”（如2024-HR-001）；
填写《档案信息登记表》，记录档案名称、形成日期、页数、密级（如“公开”“内部”“秘密”）、保管期限（如“10年”“30年”“永久”）等关键信息。
内容核对与排序：
检查档案资料是否齐全（如合同需核对正本、附件、审批单是否完整）；
按时间顺序或逻辑关系对资料排序（如员工档案按“入职登记表→劳动合同→培训记录→异动审批”顺序排列）。
装订与标注：
纸质档案采用不锈钢夹或装订机左侧装订，避免使用金属钉（防止氧化损坏）；
在档案首页右上角标注档案编号，封面注明档案名称、分类代码、形成年度。
（四）档案归档：规范存储与备份
操作目标：保证档案实体与电子版本安全存放，防止丢失或损坏。
具体步骤：
纸质档案归档：
按分类代码将档案存入专用档案柜，柜外粘贴分类标签（如“2024-HR”）；
档案柜内放置防虫剂、干燥剂，定期（每季度）检查温湿度（建议温度14-24℃，湿度45-60%）。
电子档案归档：
将扫描件（PDF格式，分辨率不低于300DPI）至企业档案管理系统，与纸质档案编号一一对应；
设置电子档案访问权限（如普通员工仅可查阅本人相关档案，部门负责人可查阅本部门档案），敏感档案需加密存储；
每月对电子档案进行异地备份（如云存储或移动硬盘），防止系统故障导致数据丢失。
（五）档案利用：规范查阅与流转
操作目标：在保障安全的前提下，提高档案利用率，避免信息泄露或损毁。
具体步骤：
查阅申请：内部员工需填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、查阅事由、用途，经部门负责人审批；涉密档案需额外报请分管领导签字。
查阅与归还：
查阅人需在档案管理部门指定区域查阅，原则上不得带出；确需借出的，借阅期限不超过3个工作日；
归还时档案管理员需检查档案完整性，确认无误后登记归还日期。
复制与传递：
复制档案需经审批，复印件加盖“档案复印专用章”注明“与原件一致”；
电子档案传递需通过企业内部加密系统，禁止使用QQ等非加密渠道。
（六）档案鉴定与销毁：合规清理
操作目标：对超期或无保存价值的档案进行规范处理，优化存储空间。
具体步骤
鉴定启动：档案管理部门每两年组织一次档案鉴定，对照《档案保管期限表》，对到期档案提出“继续保管”“降级保存”“销毁”等初步意见。
审批与监销：
销毁意见需报企业档案鉴定领导小组（由分管领导、法务部、档案管理部门负责人组成）审批；
销毁时由档案管理员与监销人（如法务专员）共同在场，核对档案信息后销毁，并填写
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