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违法违规记录及处理管理台账模板
——规范管理与风险防控的基础工具
一、台账建立目的与意义
违法违规行为是组织运营中面临的重要风险，建立系统化的记录与处理管理台账，是实现合规经营、强化内部管控、防范法律风险的核心手段。本台账旨在通过标准化流程，全面记录违法违规事件的发生、调查、处理及整改全过程，为管理决策、责任追溯、制度优化提供依据，助力构建“发现-处置-改进”的闭环管理机制。
二、台账核心要素及模板
**违法违规记录及处理管理台账**
**序号**
**核心模块**
**主要内容**
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1
**基本信息区**
事件编号、发生日期、发现日期、涉及主体（个人/部门/单位）、事件性质（如安全生产、财务违规、合同纠纷、廉洁风险等）、所属业务领域、发现途径（自查/举报/监管检查/审计等）、记录人、记录日期。
2
**违法违规事实描述区**
详细描述事件经过（时间、地点、具体行为、涉及人员、造成的初步影响等）；明确违反的法律法规、行业规范、公司制度条款（需注明具体名称及文号/章节）；事件状态（待调查/调查中/已处理/整改中/已结案）。
3
**调查与核实情况区**
调查部门/调查组、调查负责人、调查起止时间、调查过程简述、核实的违法违规事实、相关证据材料（如文件、录音、笔录等，可附清单及存放位置）、涉及责任人员及责任认定初步意见。
4
**处理依据与初步意见区**
处理所依据的法律法规、公司制度条款；相关部门（如法务、合规、人力资源等）提出的初步处理意见（如警告、罚款、降职、解除合同、移送司法等）；处理意见提出日期及负责人签字。
5
**处理决定与审批区**
最终处理决定内容（需明确具体措施、执行期限、责任主体）；审批流程（部门负责人意见、分管领导意见、总经理/董事会审批意见等）；审批日期及签字。
6
**处理执行与结果区**
处理决定的执行部门/执行人、执行进度（未开始/进行中/已完成）、实际执行结果（如罚款金额、整改措施落实情况、人员处理结果）、执行完成日期、相关证明材料（如缴款凭证、整改报告）。
7
**后续跟踪与整改区**
整改要求（针对制度漏洞、管理缺陷提出的改进措施）、整改责任人、整改期限、整改完成情况、复查结果（由哪个部门进行复查、复查结论）、是否建立长效机制（如修订制度、加强培训、完善流程等）。
8
**备注与附件区**
其他需说明的事项（如申诉情况、外部监管介入情况）、附件清单（如调查报告、证据复印件、处理决定书、整改报告等）。
三、核心要素说明与释义
1.**事件编号规则**
建议采用“年份-部门代码-事件类型代码-流水号”格式（如“23-财-____”代表2023年财务部发生的第1起财务类违规事件），确保唯一性和可追溯性。
2.**违法违规事实描述**
需客观、具体，避免主观判断。例如：“2023年X月X日，XX部门员工张三在采购过程中，未按公司《采购管理办法》第X条规定履行比价程序，直接与XX供应商签订合同，涉及金额XX。”
3.**处理依据**
需明确引用具体条款，如“依据《中华人民共和国XX法》第X条”“根据公司《员工奖惩条例》第X款”，确保处理的合法性与合规性。
4.**整改跟踪**
整改措施需具备可操作性，避免“加强管理”“提高意识”等模糊表述，应明确“
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