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采购流程管理制度【合集3篇】

第一篇

一、目的

为统一公司采购行为，降低综合成本，防范舞弊风险，确保物资与服务按时、按质、按量到位，特制定本流程管理制度。

二、适用范围

适用于公司总部及所属分子公司、项目部所有对外支付性采购，包括原材料、设备、软件、物流、市场服务、咨询、工程分包、办公用品、福利物资等。

三、职责矩阵

1.需求部门：提出请购需求，提供技术规范、验收标准，参与供应商评价。

2.采购中心：负责市场调研、寻源、比价、招标、合同草拟、订单下达、到货跟踪、发票校验、付款申请。

3.财务部：负责预算控制、付款审核、发票认证、账务处理。

4.法务部：负责合同条款合法性审查、争议处理。

5.质量部：负责样品检测、到货验收、供应商质量评分。

6.仓储部：负责到货数量清点、系统入库、不良品隔离。

7.审计部：负责全流程抽查、专项审计、廉洁监督。

四、采购方式分级

A类：单批或年预估额≥500万元，或技术复杂度高、市场供应稀缺，采用公开招标。

B类：单批或年预估额100—500万元，采用邀请招标或竞争性谈判。

C类：单批或年预估额10—100万元，采用询比价或电商竞价。

D类：单批金额＜10万元，采用直接委托或框架协议下单。

五、流程节点

1.需求申请

1.1需求部门在ERP提交《请购单》，注明品名、规格、数量、预算科目、期望交付日、是否属固定资产。

1.2部门负责人确认技术条款与预算可用性，系统自动冻结预算。

2.预算校验

2.1财务部在1个工作日内完成预算余额校验，余额不足退回补充预算流程。

3.采购方案

3.1采购工程师2个工作日内完成市场调研，输出《供应市场报告》，包含价格趋势、潜在供应商、风险点。

3.2采购经理组织方案评审会，确定采购方式、评标规则、评委名单，形成《采购方案审批表》。

4.供应商准入

4.1通过公开渠道或行业推荐收集供应商，发放《供应商调查表》，收集营业执照、财务三表、体系证书、业绩证明。

4.2质量、技术、财务、法务四部门联合现场审核，出具《供应商现场评审报告》，得分≥80分且无不诚信记录方可入库。

5.招标文件

5.1技术标书由需求部门编写，包含参数、图纸、验收标准、质保年限。

5.2商务标书由采购中心编写，包含付款条件、履约保证金、违约责任、价格公式。

5.3法务部3小时内完成条款合法性与反垄断审查。

6.发标与答疑

6.1在公司招采平台及中国招投网同步发布公告，公告期≥5日。

6.2答疑纪要统一发布，任何口头承诺无效。

7.开标与评标

7.1开标在审计部监督下公开拆封，现场扫描上传系统。

7.2技术分权重60%，价格分权重30%，服务分权重10%，评委独立打分，系统自动汇总。

7.3评标委员会出具《评标报告》，推荐排名第一者中标。

8.合同签订

8.1中标通知书发出后3日内完成合同谈判，使用公司标准模板，差异条款逐条批注。

8.2合同金额≥100万元须由总经理签字并加盖公章；低于100万元由采购总监签批。

9.订单下达

9.1合同生效当日在ERP生成《采购订单》，供应商在线确认，系统自动生成唯一订单号。

10.生产跟踪

10.1关键设备每两周召开一次视频巡检，供应商提交《生产进度报告》及照片。

10.2采购工程师建立里程碑节点，延迟≥5日触发橙色预警，延迟≥10日触发红色预警并启动替代方案。

11.到货验收

11.1货物到厂后2小时内，仓储部完成数量清点，质量部按GB/T2828.1抽样。

11.2出具《来货检验报告》，合格品办理入库，不合格品贴红色标签隔离，3日内完成退货或让步接收评审。

12.对账与付款

12.1供应商次月5日前寄送发票，采购中心3日内完成系统对账。

12.2财务部收到发票后5日内完成三单匹配（PO、GR、Invoice），按合同账期排款，采用银企直联支付。

13.供应商绩效

13.1每季度从质量、交付、价格、服务、合规五维度评分，得分＜70分暂停投标资格6个月，＜60分直接淘汰。

14.档案管理

14.1纸质合同、评标报告、验收单永久保存，电子档案同步备份至云端加密服务器，保存期限15年。

15.应急采购

15.1因抢险、安全生产、政府强制要求需2日内到货的，由值班副总签发《应急采购特批单》，后补流程须在5个工作日内完成。

16.廉洁条款

16.1供应商须签署《廉洁协议》，承诺不向公司员工提供任何回扣、礼品、旅游。

16.2