财务会计流程及报帐标准化流程制度清晰易懂.docVIP

财务会计流程及报销通用标准化流程制度

一、制度目的与适用范围

（一）制度目的

为规范公司财务会计核算及费用报销管理，明确费用报销流程与标准，保证财务数据真实、合规、高效，防范财务风险，保障公司资金安全，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工（含正式员工、实习生、劳务派遣人员）的各项费用报销业务，涵盖日常办公费用、差旅费用、业务招待费用、项目费用、员工福利费用等。同时财务部门、各业务部门及审批领导均需按本制度规定履行职责。

二、标准化操作流程详解

费用报销流程遵循“事前申请、事中控制、事后审核”原则，具体分为以下7个步骤，各环节需严格按要求执行：

步骤1：费用发生前申请（特殊费用除外）

操作说明：

单笔费用预计金额超过5000元或属于大额支出（如固定资产采购、大型活动策划等），需提前填写《费用预申请表》，明确费用用途、预算金额、时间安排等，经部门负责人初审、财务部门审核、分管领导审批后方可执行。

日常零星费用（如办公文具、市内交通费等，单笔金额500元以下）可事后补申请，但需在费用发生后3个工作日内提交，逾期未申请且无合理原因的，财务部门有权不予报销。

关键控制点：

费用用途需与业务相关，严禁申请与工作无关的支出；

预算金额需在公司年度/月度预算范围内，超预算费用需额外提交《超预算说明》。

步骤2：原始单据收集与整理

操作说明：

费用发生后，员工需及时取得合法、合规的原始凭证，主要包括：

①发票（增值税专用发票/普通发票）：抬头需为公司全称（与营业执照一致），税号、开户行信息准确无误，发票内容需与实际业务一致（如“办公用品”需附明细清单，“会议费”需附会议通知）；

②辅助证明材料：差旅费报销需附行程单、住宿水单、机票/车票复印件；业务招待费需附招待对象、事由、人数说明；采购类费用需附验收单、采购合同复印件等；

③电子发票：需打印纸质版并注明“已报销”字样及报销日期，避免重复报销。

原始单据需按费用类型分类粘贴，在《费用报销单》后附《原始单据粘贴单》（附件1），每张单据左上角对齐粘贴，不得褶皱、涂改，发票背面需注明费用归属部门、报销人姓名。

关键控制点：

发票需在有效期内（自开具之日起180天内），过期发票不予报销；

发票抬头、税号错误或项目不清晰的，需退回重开，严禁擅自修改发票内容。

步骤3：部门负责人初审

操作说明：

员工填写《费用报销单》（附件2），注明报销部门、报销日期、费用项目、金额、附件张数等信息，签字确认后提交至部门负责人。

部门负责人需对以下内容进行初审：

①费用真实性：确认费用是否实际发生，是否与部门业务相关；

②合规性：检查报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

③完整性：核对原始单据是否齐全、粘贴是否规范，《费用报销单》填写是否完整。

初审通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门审核”栏签字，并注明审核日期；若初审不通过，需退回员工补充或修改。

关键控制点：

部门负责人对费用真实性负直接责任，严禁审核虚假报销；

对超预算或特殊费用，需在初审环节标注“特批”并说明理由。

步骤4：财务部门复核

操作说明：

部门初审通过后，员工将《费用报销单》及原始单据提交至财务部门，由财务专员（小王）进行复核。

财务复核重点包括：

①单据合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”查验）、抬头税号准确性、附件完整性；

②计算准确性：核对报销金额与发票金额、补助金额（如差旅补贴）是否一致，小写金额与大写金额是否匹配；

③预算符合性：检查费用是否在预算范围内，超预算费用是否已履行特批手续；

④审批流程：确认《费用预申请表》（如有）、《费用报销单》审批签字是否完整。

复核通过后，财务专员在《费用报销单》“财务审核”栏签字，并录入财务系统；若复核不通过，注明退回原因并退回员工（如发票错误、附件缺失等）。

关键控制点：

财务部门对单据的合规性、准确性负审核责任；

对发觉的可疑单据（如连号发票、异常大额发票），需及时向财务经理（李经理）汇报。

步骤5：领导审批

操作说明：

财务复核通过后，根据费用金额及审批权限表（附件3），提交至对应领导审批：

①部门负责人：审批本部门日常费用（单笔金额≤5000元）；

②分管领导：审批跨部门费用、单笔金额5000-20000元费用；

③总经理：审批单笔金额＞20000元费用或重大专项费用。

审批领导需重点关注费用合理性、必要性及是否符合公司战略目标，审批通过后在《费用报销单》“领导审批”栏签字，并注明审批日期。

关键控制点：

审批权限不得越级，特殊情况需经总经理书面授权；

审批领导对费用的合理性负管理责任，严禁“先审批后补单”。

步骤6：资金支付与账务处理

操作说明：

审批完成后，财务专员将《费用报销单》提交至出纳（张出纳），出纳核对审批