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企业采购管理流程标准操作指南

前言

为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性和高效性，降低采购风险，优化资源配置，特制定本指南。本指南适用于企业各部门采购活动的全流程管理，旨在为采购相关人员提供标准化操作依据，保障采购工作有序开展。

一、指南适用范围与核心价值

（一）适用场景

本指南适用于企业日常生产经营所需的各类物资采购服务，包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务外包（如保洁、IT维护）等。适用于需求部门发起采购申请、采购部门组织实施、财务部门结算付款、仓库部门验收管理等相关岗位人员，同时也为新员工入职培训、现有流程优化提供参考依据。

（二）核心价值

规范流程：明确各环节责任主体与操作要求，避免采购行为随意性；

风险控制：通过审批、验收、审计等环节，防范采购舞弊与质量风险；

降本增效：通过集中采购、供应商比价等方式，控制采购成本，提升采购效率；

责任追溯：完整记录采购过程，保证每一步操作可查、可追溯。

二、采购管理全流程操作步骤详解

（一）需求申请与预算确认

责任部门/人：需求部门负责人、采购专员、财务部预算专员

操作内容：

需求提报：需求部门根据业务需求，填写《采购申请单》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预计单价、预算金额、用途、交付时间等信息，部门负责人签字确认。

预算核对：采购专员收到《采购申请单》后，提交财务部预算专员进行预算匹配审核，保证采购金额在部门年度预算范围内。若超预算，需由需求部门说明原因，提交分管领导审批后追加预算。

输出成果：审批通过的《采购申请单》、预算确认记录。

（二）采购审批

责任部门/人：需求部门负责人、采购部经理、分管副总、总经理（根据金额分级）

操作内容：

采购审批实行分级授权管理，具体权限如下（可根据企业规模调整）：

小额采购（≤5万元）：需求部门负责人→采购部经理→分管副总；

中额采购（5万-20万元）：需求部门负责人→采购部经理→分管副总→总经理；

大额采购（＞20万元）：需求部门负责人→采购部经理→分管副总→总经理→董事会（或决策委员会）。

审批要点：采购必要性、预算合理性、规格参数准确性、是否符合企业采购政策。

输出成果：审批完成的《采购申请单》、审批流程记录表。

（三）供应商选择与管理

责任部门/人：采购专员、采购部经理、需求部门代表、审计部（必要时）

操作内容：

供应商寻源：采购专员根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、市场调研等方式筛选潜在供应商，至少邀请3家供应商参与报价（特殊情况下可采用单一来源采购，需提交书面说明并审批）。

供应商资质审核：对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、生产能力、供货业绩、信誉等进行审核，保证供应商具备履约能力。

比价与评估：组织需求部门代表、采购专员组成评估小组，从报价、质量、交期、服务、付款条件等维度进行综合评分（详见模板2《供应商评估表》），确定最终供应商。

供应商建档：与选定的供应商签订《供应商合作协议》（模板3），明确双方权利义务，将供应商信息录入企业供应商管理系统，定期更新供应商绩效评价记录。

输出成果：供应商报价单、《供应商评估表》、《供应商合作协议》、供应商档案。

（四）采购订单下达

责任部门/人：采购专员、采购部经理、供应商对接人

操作内容：

订单编制：采购专员根据审批通过的《采购申请单》和供应商确定结果，编制《采购订单》（模板4），注明订单号、采购物品/服务详情、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款，经采购部经理审核无误后盖章生效。

订单传递：将《采购订单》正式发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内确认回复；若需修改订单，需双方书面确认后重新下达。

输出成果：盖章生效的《采购订单》、供应商确认函。

（五）订单跟踪与交付协调

责任部门/人：采购专员、供应商对接人、需求部门、仓库管理员

操作内容：

进度跟踪：采购专员定期与供应商沟通，知晓生产/备货进度，保证供应商按订单约定时间交付；若出现延期风险，及时协调供应商调整计划，并通知需求部门。

交付验收：供应商按订单交付货物时，需求部门与仓库管理员共同到场验收：

数量核对：清点货物数量是否与订单一致；

质量检验：根据质量标准进行外观、功能检测（需质检部门参与的专业检测，需提前通知）；

单据核对：核对供应商提供的送货单、出厂检验报告等是否齐全。

验收合格后，填写《货物验收单》（模板5），三方签字确认；验收不合格的，当场拒收并书面通知供应商处理，同步上报采购部经理。

输出成果：《货物验收单》（合格/不合格）、问题处理记录。

（六）付款结算

责任部门/人：财务部专员、采购专员、分管副总

操作内容：

单据收集：财务专员收集《采购申请单》、《采购订单》、《货物验收单》、供应商开具的合规