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沟通协调会议纪要模板
一、适用情境
二、纪要撰写流程
（一）会前：明确目标，准备充分
确认会议核心目的：与会议发起人沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目延期原因及调整方案”“协调A部门与B部门的资源交接”），避免议题发散。
梳理参会人员：列出必须参会的部门及人员（如决策层、执行层、相关接口人），提前发送会议通知，注明时间、地点（或会议）、议程及需提前准备的背景材料（如项目进度表、问题清单）。
准备会议工具：提前测试录音设备（如需）、投影仪，或准备在线协作文档（如腾讯文档、飞书文档），方便实时记录与共享。
（二）会中：聚焦重点，精准记录
记录基础信息：准确填写会议名称、日期、具体起止时间、会议地点（线上需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及参会人员（部门/职务+姓名，用代替，如“市场部经理”“研发组工程师”）、缺席人员及原因（如“生产部主管因出差缺席，已提前提交书面意见”）。
跟踪议程进展：按会议议程逐项记录讨论内容，重点关注“分歧点”“共识点”“决策结果”。例如：针对“研发资源不足”议题，记录“市场部提出需增加2名前端开发人力，研发部回应现有人员已满负荷，建议优先保障核心项目，暂缓非紧急需求”。
明确行动项：对会议达成的需落地事项，单独记录“行动项”，包含具体任务描述、负责人（需明确到具体人，不可写“相关部门”）、协作人（如有）、截止时间（精确到日期，如“2024年X月X日前”）、完成标准（可量化，如“输出《需求变更方案》并经总监*审批通过”）。例如：“行动项1：整理客户投诉问题清单，由客服专员负责，协作人：法务专员，截止时间：2024年X月X日前，完成标准：清单包含问题分类、责任部门及初步处理建议”。
确认关键决议：对会议最终确定的结论（如“同意调整项目交付时间至X月X日”“批准额外申请5万元测试费用”）需经主持人当场确认，避免后续歧义。
（三）会后：整理核对，及时分发
整理初稿：会后2个工作日内，根据会议记录整理纪要初稿，保证语言简洁、条理清晰，重点突出“决议结果”和“行动项”，避免冗长描述。
信息核对：将初稿发给主持人及关键参会人员（尤其是行动项负责人）核对，确认信息准确无误（如人名、时间、任务描述），补充遗漏的重要细节。
定稿分发：核对无误后，正式版纪要通过邮件或企业协作平台发送给所有参会人员及需知晓的部门抄送人，并在邮件标题注明“【会议纪要】+[会议名称]++[日期]”，方便归档查阅。
跟踪落实：在行动项截止时间前1-2天，提醒负责人跟进进度；完成后，将行动项完成情况更新至纪要附件（如《行动项跟踪表》），形成闭环管理。
三、会议纪要模板表格
会议基本信息
项目
内容
会议名称
例：项目Q3进度沟通协调会
日期
例：2024年X月X日
时间
例：14:00-16:00
地点
例：公司3号会议室/腾讯会议（会议号：X–）
主持人
例：运营总监*
记录人
例：行政专员*
参会人员
例：市场部经理、研发组主管、财务部专员、物流部代表（共5人）
缺席人员及原因
例：生产部主管*（出差，已提交书面意见）
会议议程与讨论记录
序号
议题名称
讨论内容摘要
决议结果
1
项目进度滞后原因分析
市场：竞品提前上线导致用户需求变化，需调整功能模块；研发：原定供应商交付延迟，硬件到货时间延后3天。
确认项目延期原因为“外部需求变更+供应链问题”，需同步调整交付计划。
2
资源协调方案
财务：可额外申请2万元测试费用；研发：抽调1名工程师协助功能优化，需市场部提供详细需求文档。
批准测试费用申请2万元；市场部需在3日内提交《需求变更说明》，研发部同步调整人力安排。
行动项跟踪表
序号
任务描述
负责人
协作人
截止时间
完成标准
当前状态
备注
1
编制《需求变更说明》
市场*
无
2024–
包含变更内容、影响评估及优先级排序，经总监*审批
未开始
需同步抄送研发*
2
调整项目排期计划
研发*
项目*
2024–
新排期计划需明确各阶段交付物及验收标准
进行中
待市场*需求文档确认后更新
3
完成测试费用申请流程
财务*
无
2024–
提交OA审批并完成付款
未开始
需附费用明细表
后续安排
下次会议时间：2024年X月X日10:00（同步确认新排期计划）
其他说明：本次会议纪要及附件需同步存档至公司共享服务器“项目文档-项目”文件夹，权限开放给项目组全体成员。
四、关键要点提示
聚焦“可执行”：行动项需明确“做什么、谁来做、何时完成、做到什么标准”，避免模糊表述（如“尽快研究”“跟进一下”）。
突出“协调性”：对涉及多部门协作的任务，需注明“协作人”及“接口对接方式”（如“每日17:00前同步进度至项目群”），保证责任无死角。
保持“客观性”：记录讨论内容时，避免加入个人主观判断，如实反映各方观点，尤其是分歧点，便
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