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技术规范编写及文档归档标准模板

一、适用范围与应用场景

新产品研发：如硬件设备、软件系统的技术规格、接口定义、测试规范等；

技术改造升级：如生产线优化、工艺流程改进、系统架构升级等相关的技术标准；

运维管理：如设备维护手册、故障处理流程、安全操作规范等；

外部协作：如供应商技术对接、第三方系统集成等技术协议的规范化文档；

合规与认证：如ISO体系、行业资质认证所需的技术文件编制。

二、技术规范编写与归档全流程操作步骤

（一）阶段1：项目启动与需求明确

明确编写目的

根据项目背景（如新产品开发、客户需求、法规要求等），确定技术规范的核心目标（如指导生产、统一接口、保障安全等）。

示例：“为规范型号智能传感器的生产装配流程，保证产品一致性，需编写《传感器装配技术规范》。”

组建编写团队

至少包含3类角色：技术负责人（主导内容准确性）、编写人（具体执笔）、审核人（跨部门验证，如质量、生产、安全部门代表）。

明确分工：技术负责人提供技术编写人填充细节，审核人从可行性、合规性角度提出修改意见。

收集基础资料

收集现有相关文档（如国标行标、企业旧版规范、设计图纸、测试报告等）、项目需求文档、专家意见等，作为编写的依据。

（二）阶段2：规范内容编写

选择模板结构

根据规范类型选择对应框架（通用结构如下，具体可增删）：

封面→目录→范围→规范性引用文件→术语和定义→技术要求（分类：功能、安全、环境等）→试验方法→检验规则→标志、包装、运输、贮存→附录（可选）→修订记录

编写核心内容

范围：明确规范的适用对象（如“本规范适用于公司生产的系列传感器，不包含型号”）、技术边界（如“涵盖装配、测试、包装全流程”）。

规范性引用文件：列出直接引用的国标、行标、企业标准（需注明标准号及名称，如“GB/T19001-2016质量管理体系要求”）。

术语和定义：对规范中可能引起歧义的术语进行解释（如“传感器灵敏度：指传感器输出量与输入量的比值，单位为mV/V”）。

技术要求：按模块化编写，区分“强制项”（如“绝缘电阻≥100MΩ”）和“推荐项”（如“装配环境温度建议控制在20±5℃”）；引用数据需注明来源（如“依据《产品设计说明书》第3.2节”）。

试验方法：对应技术要求，明确试验设备（如“万用表型号为FLUKE17B+”）、试验步骤（如“1.将传感器接入测试电路；2.施加电压，记录输出值”）、合格判定标准。

格式规范

字体：标题用黑体（二号），用宋体（小四），表头用楷体（五加粗）；

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm；

图表：编号连续（如图1、表2），标题置于图下方/表上方，注明单位（如“表1传感器功能指标（单位：%）”）。

（三）阶段3：审核与修订

内部审核

编写人完成初稿后，提交至技术负责人，重点审核技术逻辑一致性（如“技术要求与试验方法是否对应”）、数据准确性（如“引用的测试数据是否与报告一致”）。

技术负责人审核通过后，组织跨部门（质量、生产、采购等）联合评审，从实操性角度提出意见（如“试验方法中描述的步骤是否便于产线工人执行”）。

专家评审（必要时）

对涉及安全、关键技术的规范（如高压设备操作规范），邀请外部行业专家或企业内部技术专家进行评审，形成《专家评审意见表》（见模板1）。

修订与定稿

编写人根据审核/评审意见修订文档，标注修订处（如“红色字体标注修改内容”），填写《修订记录表》（见模板2），说明修订原因、版本号、修订人、修订日期。

最终版本需经技术负责人、质量负责人签字确认，形成正式发布稿。

（四）阶段4：文档归档

归档范围

技术规范正式发布稿（含签字页）、历次修订稿、审核记录（如《跨部门评审意见表》《专家评审意见表》）、相关支撑材料（如测试报告、设计图纸）。

归档流程

提交：编写人将归档材料整理成册，提交至企业档案管理部门（或指定接口人，如行政部*经理）。

验收：档案管理部门核对材料完整性（如“是否包含签字页”“修订记录是否连续”），填写《文档归档验收单》（见模板3）。

存储：

纸质版：存入专用档案柜，标注“技术规范-类别-编号”，按年份+编号排序；

电子版：存储至企业文档管理系统（如SharePoint、钉钉知识库），设置分类标签（如“技术规范-硬件-传感器”），权限仅开放给相关部门人员（如研发部、生产部）。

版本管理

电子版文件名格式：“技术规范名称-版本号-发布日期”，如《传感器装配技术规范-V1.0；

纸质版封面需标注版本号、发布日期、生效日期，旧版文件需作废处理（加盖“作废”章），防止误用。

三、核心模板表格清单及说明

模板1：专家评审意见表

专家姓名

所在单位/部门

评审日期

评审意见

（需针对技术要求的合理性、试验方法的可操作性、