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《工业生产研发文档归档管理手册》

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4管理原则

第2章归档管理部门职责

2.1研发部职责

2.2项目组职责

2.3归档管理部门职责

2.4人员职责

第3章归档文件范围

3.1研发项目文件

3.2技术资料文件

3.3测试报告文件

3.4设计图纸文件

3.5会议纪要文件

第4章文件归档要求

4.1文件格式要求

4.2文件命名规则

4.3文件完整性要求

4.4文件保密性要求

第5章文件收集与整理

5.1文件收集流程

5.2文件初步整理

5.3文件分类与编目

5.4文件鉴定与筛选

第6章文件归档流程

6.1归档申请

6.2归档审批

6.3归档实施

6.4归档签收

第7章文件存储与保管

7.1纸质文件存储

7.2电子文件存储

7.3库房管理

7.4环境保护

第8章文件借阅与利用

8.1借阅申请

8.2借阅审批

8.3借阅实施

8.4借阅归还

第9章文件保密管理

9.1保密等级划分

9.2保密措施

9.3保密责任

9.4泄密处理

第10章文件销毁管理

10.1销毁申请

10.2销毁审批

10.3销毁实施

10.4销毁记录

第11章系统管理与维护

11.1归档系统功能

11.2系统操作规程

11.3系统维护

11.4系统更新

第12章监督与检查

12.1内部监督

12.2外部审计

12.3检查内容

12.4检查结果处理

第1章总则

1.1目的

本手册旨在规范工业生产研发文档的归档管理流程，确保文档的完整性、准确性和可追溯性。通过明确的归档制度，提升研发效率，降低因文档管理不善导致的错误风险。具体目标包括：

-建立统一的文档分类和编号标准，便于检索和查找。

-明确文档的创建、审核、归档和销毁流程，减少管理漏洞。

-确保关键研发文档（如设计图纸、测试报告、工艺参数）符合行业规范，满足质量管理体系要求。

-减少因文档丢失或版本混乱导致的返工成本，提高资源利用率。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有涉及工业生产研发的部门，包括但不限于研发部、工艺部、质量部、生产部和技术支持部。具体涵盖以下内容：

-所有与新产品开发相关的技术文档，如概念设计、详细设计、仿真分析报告等。

-生产工艺相关的文档，如工艺流程图、设备操作手册、参数测试记录等。

-质量控制文档，包括原材料检验报告、成品测试数据、不合格品处理记录等。

-研发过程中的阶段性报告和总结，如项目周报、月度进展报告等。

1.3术语定义

为确保文档管理的规范性，特对以下术语进行定义：

-研发文档：指在工业产品研发过程中产生的各类文件，包括但不限于设计图纸、技术规范、测试报告、工艺文件等。

-归档：指将研发文档按照规定流程进行整理、分类、编号并存储的过程，确保文档的长期保存和可追溯性。

-版本控制：指对文档的不同版本进行管理和记录，确保使用的是最新、最准确的版本。

-元数据：指文档的附加信息，如创建日期、修改记录、作者、密级等，用于辅助文档管理和检索。

-质量管理体系（QMS）：指公司为确保产品符合相关标准和客户要求而建立的一套管理体系，文档管理是QMS的重要组成部分。

1.4管理原则

为确保文档归档管理的有效性和规范性，需遵循以下原则：

-完整性原则：确保所有研发文档的收集和归档覆盖整个研发周期，无遗漏关键信息。

-准确性原则：文档内容必须与实际研发过程一致，数据准确无误，避免因错误信息导致决策失误。

-可追溯性原则：每份文档的创建、修改、审核和归档过程均有记录，便于问题排查和责任认定。

-安全性原则：对涉密文档进行分级管理，采取物理和电子双重防护措施，防止信息泄露。

-及时性原则：文档应在规定时间内完成归档，避免因延迟归档影响后续工作。

-标准化原则：文档的格式、编号、分类等应符合公司统一标准，便于系统化管理。

例如，对于关键工艺参数文档，应确保每次参数调整均有详细记录，并附带修改人的签名和日期，以便后续追溯。对于电子文档，应采用加密存储，定期进行备份，防止数据丢失。

第2章归档管理部门职责

2.1研发部职责

-负责按照归档标准，及时整理和分类研发过程中的技术文档，包括设计图纸、实验数据、测试报告等。

-确保归档文件完整、准确，并标注清晰的关键信息，如版本号、修改日期、负责人等。

-在项目结束后30日内，将所有归档材料移交归档管理部门，避免文件遗漏或损坏。

-对归档文件进行定期自查，确保文件符合公司档案管理制度要求。

2.2项目组职责

-负责