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行政文件归档与资料管理工具箱

一、适用工作情境

本工具箱适用于企事业单位、机关及各类社会组织的行政管理部门，具体场景包括：

日常行政文件处理：收发文、会议纪要、规章制度、请示报告等常规文件的分类与存档；

年度档案整理：年末对全年行政文件进行系统性梳理、归档与移交；

跨部门资料交接：人员岗位变动、部门职能调整时行政资料的交接与清点；

审计/检查迎检：配合内外部审计、专项检查时快速调取及整理相关文件；

历史档案检索：针对过往行政文件的查询、借阅及追溯管理。

二、标准化操作流程

（一）文件分类：明确基础框架

操作目标：通过科学分类，保证文件条理清晰，便于后续管理与检索。

具体步骤：

确定分类维度：优先采用“年度+部门+文件类型”三级分类法，可根据实际调整维度（如增加“密级”“项目”等）。

年度：以自然年为单位，如“2024年度”；

部门：按组织架构设置，如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”；

文件类型：细分至具体文种，如“收文”“发文”“会议纪要”“合同协议”“制度文件”“证照复印件”等。

编制分类目录：参照附件1《文件分类目录表》，列出所有分类代码及对应名称，保证分类无重叠、无遗漏。

（二）文件编号：建立唯一标识

操作目标：通过唯一编号实现文件精准定位，避免重复或混淆。

具体步骤：

制定编号规则：采用“分类代码-年度-流水号”组合格式，示例：

收文：[SW]-[2024]-[X]（如SW-2024-001，代表2024年度收文第1号）；

发文：[FW]-[2024]-[X]（如FW-2024-001，代表2024年度发文第1号）；

会议纪要：[HY]-[2024]-[X]（如HY-2024-005，代表2024年度会议纪要第5号）。

编号执行要求：

流水号按年度从001开始顺序编制，不得跳号、重号；

联合发文或跨部门文件，以主办部门分类代码为准；

编号需标注于文件首页右上角，同时录入电子台账。

（三）登记造册：动态记录信息

操作目标：通过纸质与电子台账结合，实时掌握文件全生命周期信息。

具体步骤：

填写归档登记表：参照附件2《文件归档登记表》，逐项录入文件信息，必填项包括：

文件名称（全称，避免简称）、文号/编号、分类代码、形成日期（文件落款日期）、页数、归档人、归档日期、存放位置（如“2024-综合管理部-01柜”）。

建立电子台账：使用Excel或档案管理系统，同步录入纸质台账信息，支持“文件名称”“文号”“分类代码”等字段检索，定期（如每月）更新数据。

（四）实体归档：规范存放管理

操作目标：保证文件实体安全、有序，便于快速查找。

具体步骤：

文件预处理：

检查文件完整性，如有缺失需及时补充；

去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用牛皮纸袋或档案夹装订；

涉及密级文件需单独标注密级，存入带锁保密柜。

排序与上架：

按分类代码+流水号顺序排列文件，同一分类内按形成日期先后排序；

档案盒粘贴标签，标注“分类代码-年度-文件类型-起止流水号”（如“SW-2024-收文-001-050”），竖向存放于档案柜，避免挤压。

环境管理：

档案室保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防潮设备；

定期（每季度）检查档案存放状态，发觉问题及时处理。

（五）借阅管理：规范流转过程

操作目标：控制文件借阅权限，防止丢失或损坏。

具体步骤：

提交借阅申请：借阅人填写附件3《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）。

文件交接与登记：

档案管理员核对申请表信息，与借阅人当面交接文件，在《文件借阅登记表》中记录借阅人、借阅日期、文件状态（如“完好”“有轻微折痕”）；

涉密文件需借阅人签字确认《涉密文件借阅责任书》。

归还与核验：

借阅人按期归还文件，档案管理员检查文件完整性，确认无误后登记归还日期，注销借阅记录；

如需续借，需提前1天提交续借申请，续借期不超过原期限的一半。

（六）档案销毁：合规处置过期文件

操作目标：剔除无保存价值文件，优化档案库存。

具体步骤：

鉴定与审批：

每年年末组织档案鉴定小组（由行政、法务、业务部门人员组成），对到期档案进行鉴定，确定销毁范围；

填写附件4《档案销毁清单》，列明销毁文件名称、编号、分类代码、保管期限、销毁原因，经分管领导审批。

监销与记录：

销毁时由2人以上共同监销，保证文件彻底销毁（如碎纸处理），监销人签字确认；

《档案销毁清单》及监销记录永久保存，以备追溯。

三、常用管理表单模板

附件1：文件分类目录表

分类代码

类别名称

包含文件类型示例

备注

SW

收文

上级单位来文、平行单位函件、群众来信

按发文单位进一步细分

FW

发文

公司红头文件、通知、通报、报告

按文种进一步细分

HY

会议纪要

董事会、办公