2025年院办公室工作总结及2026年工作计划.docxVIP

2025年院办公室工作总结及2026年工作计划

2025年，院办公室在院领导班子的统筹指导下，紧扣“服务全院、支撑决策、保障运转”核心职能，以“精细化管理、高效化服务、数字化转型”为目标，围绕综合协调、政务运转、后勤保障、队伍建设四大主线，系统性推进各项工作。全年完成收文处理2345件、发文制发876件，组织院级会议68场、专题协调会123场，推动3项重点制度修订、5项流程优化，实现后勤保障零重大事故，信息化系统覆盖率达100%，为全院年度目标任务完成提供了坚实支撑。现将具体工作情况总结如下：

一、以“统筹联动”为抓手，综合协调效能显著提升

全年聚焦跨部门协作难点，建立“日常沟通+专项协调+跟踪督办”三级协调机制，有效破解资源整合与任务衔接堵点。一是强化日常沟通枢纽作用。依托“周例会+工作群”双渠道，每日汇总各部门待协调事项，每周梳理共性问题形成《协调事项清单》，全年共协调解决科研设备共享、实验室场地调整、跨部门项目协作等问题172项。例如，针对上半年“智能诊疗系统研发”项目中科研部与设备部关于采购参数分歧，办公室牵头组织3次专题对接会，明确“需求清单-技术论证-预算匹配”三步流程，推动设备采购提前15天完成，保障项目按计划进入测试阶段。二是深化专项协调精准度。针对年度重点工作（如学科评估、实验室验收、绩效考核），组建“1名负责人+2名专干”的专项协调小组，提前制定《任务分解表》，明确责任部门、时间节点和质量标准。在迎接教育部重点实验室验收工作中，协调小组梳理出需配合事项43项，每日跟进进度并向院领导汇报，最终以“优秀”等级通过验收，较预期提前7天完成材料准备。三是完善跟踪督办闭环管理。将院务会决议、领导批示事项纳入督办系统，设置“待办-办理中-已完成”状态标签，通过短信提醒、周报反馈、现场核查三重机制确保落实。全年督办事项213项，按时办结率98.6%，较去年提升5.2个百分点，其中“科研成果转化激励政策落地”等12项重点督办任务获院领导肯定性批示。

二、以“规范高效”为目标，政务运转质量持续优化

围绕文件管理、会议组织、档案服务三大核心业务，通过标准化建设与数字化赋能，实现政务流程全链条升级。一是文件管理“提质增速”。修订《院公文处理办法》，明确“收文分类（紧急/常规/参考）-拟办建议（部门/领导）-流转时限（1/3/5个工作日）”三级标准，全年收文及时处理率100%，发文核稿差错率降至0.3%（去年为1.2%）。推广电子公文系统，实现90%以上文件“线上起草-线上审核-线上归档”，文件流转平均时长从2.5天缩短至1天，纸质文件使用量同比减少40%。二是会议组织“精准精细”。建立“会前预审-会中记录-会后落实”全流程模板，会前3天发放《会议资料包》（含议程、背景材料、待决策事项清单），会中采用“录音+速记”双轨记录，会后24小时内形成《会议纪要》并推送至责任部门。全年组织院务会24场、院长办公会44场，会议效率提升30%，决策事项漏记率为0（去年为1.5%）。针对跨部门专题会，创新“问题清单+解决方案+责任分工”记录模式，例如在“实验室安全隐患整改”专题会上，同步形成《整改任务表》，明确12项具体问题的责任人和完成时限，推动整改率100%。三是档案服务“智能便捷”。完成档案管理系统升级，实现文书、科研、人事档案“分类归档、授权查询、统计分析”功能，新增“关键词检索”“年度数据概览”模块，档案调阅平均时长从30分钟缩短至5分钟。全年归档各类档案1687卷，数字化率达95%（去年82%），为学科评估、审计检查等工作提供档案支撑56次，准确率100%。

三、以“保障到位”为根本，后勤服务水平全面升级

坚持“服务在前、需求导向”，围绕物资管理、设备运维、环境保障三大领域，构建“标准化供给+个性化响应”服务体系。一是物资管理“降本增效”。建立“库存动态监测+集中采购+按需领用”机制，每月统计各部门耗材使用量，对高频物资（如打印纸、实验试剂）实行季度集中招标，年度办公耗材采购成本同比下降12%，物资库存周转率提升25%。推行“电子领料单”，员工通过OA系统提交申请，管理员2小时内审批，领取时间从半天缩短至10分钟，全年处理领料申请3200余次，零投诉。二是设备运维“主动预防”。联合后勤保障部建立“设备台账+定期巡检+应急维修”制度，为办公电脑、投影仪、空调等5类常用设备建立电子档案，记录使用年限、维修记录，每月组织1次专项巡检，全年发现并处理隐患47处（如电路老化、空调制冷剂不足）。设立24小时维修热线，维修响应时间不超过1小时，全年完成维修任务216次，平均修复时长4小时（去年6小时），设备故障率同比下降18%。三是环境保障“温馨宜居”。优化办公区域布局，完成3间会议室、2个公共休息区改造，新增绿植50