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财务报销申请及审批流程标准化文档

一、适用场景与目的

本流程适用于公司全体员工因履行工作职责产生的各项费用报销，包括但不限于差旅费、办公费、业务招待费、交通费等。旨在规范报销申请与审批各环节操作，明确各部门职责分工，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，提高财务处理效率，保障公司资金安全与合理使用。

二、报销申请全流程操作细则

（一）费用发生与材料准备

费用发生：员工因公开展业务时，应优先选择公司合作供应商或符合标准的消费渠道，保证费用与工作直接相关，避免不必要的支出。

材料整理：费用发生后，员工需及时收集并整理相关证明材料，包括但不限于消费明细单、行程单、服务协议等（保证材料真实、完整，字迹清晰，无涂改）。如为多人共同发生的费用，需明确费用分摊明细。

（二）报销申请单填写与提交

登录系统：员工通过公司OA系统或财务管理系统进入“报销申请”模块，选择对应的费用类型（如差旅费、办公费等）。

填写信息：准确录入以下必填信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、工号、联系方式；

费用基本信息：费用发生日期、费用所属项目（如适用）、费用总金额；

费用明细：逐项填写每笔费用的具体内容（如“交通费-市内地铁”“住宿费-标准间”）、金额、数量及简要事由（需注明工作内容，如“赴地开展客户洽谈”）；

附件清单：列出所附证明材料的名称及份数（如“消费明细单1份”“行程单2份”）。

材料：将整理好的证明材料扫描或拍照（保证清晰可辨）作为附件至系统，并与申请单信息核对一致。

提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统将自动推送至下一审核环节。

（三）部门负责人审核

审核内容：部门负责人*需在收到申请后2个工作日内完成审核，重点核查：

费用发生的真实性：是否与部门工作计划、项目需求一致；

费用的合理性：支出标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、交通补贴上限）；

附件完整性：证明材料是否齐全、有效。

审核结果：

审核通过：在系统内“同意”，并填写审核意见（如“业务真实，符合标准”），推送至财务部门；

审核不通过：在系统内注明驳回原因（如“超标准支出”“材料不完整”），退回申请人补充或修改。

（四）财务部门复核

复核内容：财务审核员*在收到申请后3个工作日内完成复核，重点核查：

流程合规性：报销申请是否按流程提交，审批环节是否完整；

信息准确性：申请单与附件信息是否一致（如金额、日期、费用类型）；

政策符合性：费用支出是否符合公司《财务管理制度》及相关报销标准（如招待费是否超出年度预算比例）；

票据合规性：证明材料是否符合财务规范（如印章是否清晰、项目是否填写完整）。

复核结果：

复核通过：在系统内确认通过，并报销编号，推送至对应审批权限的领导；

复核不通过：通过系统退回申请人，并详细说明需补充或修改的内容（如“缺少项目编号”“金额计算错误”）。

（五）领导审批

根据费用金额及公司授权制度，由不同层级领导审批：

小额费用（≤5000元）：由部门总监*审批，需在1个工作日内完成；

大额费用（5000元-20000元）：由分管副总*审批，需在2个工作日内完成；

特大费用（＞20000元）：由总经理*审批，需在3个工作日内完成。

审批领导需重点关注费用的必要性及预算匹配情况，审批通过后系统自动流转至财务支付环节。

（六）报销支付与归档

支付安排：财务部门在收到最终审批通过的申请后，5个工作日内完成资金支付。员工可选择银行转账（需提供准确收款账户信息）或现金领取（需携带工牌及证件号码件）。

资料归档：财务部门将审批完成的申请单、附件材料等统一整理归档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、报销申请单模板

公司财务报销申请单

基本信息

申请人姓名*：

所属部门：

工号：

联系方式：

报销日期：

报销编号：

费用信息

费用所属项目（如适用）：

费用类型：□差旅费□办公费□招待费□其他____

总金额（元）：

费用明细

序号

费用内容

金额（元）

1

2

3

附件清单

序号

材料名称

份数

1

2

审批意见

部门负责人*：

签字：

日期：

财务审核员*：

签字：

日期：

部门总监*（如需）：

签字：

日期：

分管副总*（如需）：

签字：

日期：

总经理*（如需）：

签字：

日期：

四、关键注意事项与常见问题

（一）材料规范要求

所有证明材料需真实、合法，不得伪造、变造；材料上需清晰显示消费主体、金额、日期及服务内容，与报销事由一致。

如为电子凭证，需提供完整截图（包含订单号、支付记录、详情页等），并保证可追溯。

多张凭证金额合计需与申请单总金额一致，差额超过50元需额外说明原因。

（二）时限管理

费用应在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期需部门负责人*书面说明原因，财务部门审核后处理。

各审批环节需在规定时限内完成，无正当理由逾期未审批的，系统将自动