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档案管理制度

档案，作为组织过往活动的原始记录与知识沉淀，是维系其历史连续性、支撑决策科学性、保障运营规范性的核心信息资源。为确保档案的完整、准确、安全与有效利用，特制定本管理制度，旨在为组织档案管理工作提供系统性的指导与规范。

一、制度的基石：原则与适用

（一）核心原则

档案管理工作需严格遵循以下原则，确保其内在价值的实现：

1.真实性原则：档案内容必须真实反映组织各项活动的客观情况，严禁伪造、篡改或销毁真实记录。

2.完整性原则：确保档案收集齐全，各项活动形成的具有保存价值的材料均应纳入管理范畴，避免残缺与遗漏。

3.规范性原则：档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各环节均需遵循统一标准与流程，保证管理的有序性与专业性。

4.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁、丢失等情况发生。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化档案检索与利用机制，满足组织运营、决策及历史研究等合理需求。

（二）适用范畴

本制度适用于组织内所有部门及全体员工在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种形式的历史记录。这包括但不限于纸质文件、电子文档、照片、声像资料、实物等不同载体类型的档案。

二、组织保障：管理架构与职责

（一）管理机构

组织应明确档案管理的牵头部门（如办公室或综合管理部），赋予其统筹规划、监督指导全组织档案工作的职责。该部门应配备或指定专人负责日常档案管理事务，确保人员的专业性与稳定性。

（二）相关部门及人员职责

1.档案管理部门/专兼职档案员：负责制定和完善档案管理相关细则；组织档案业务培训；指导和督促各部门做好档案的形成、收集、整理和预归档工作；负责档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、统计、利用及安全保密工作；推动档案管理信息化建设。

2.各部门负责人：对本部门档案管理工作负总责，确保本部门人员理解并执行档案管理制度，及时组织本部门应归档材料的收集与整理。

3.全体员工：在日常工作中，应规范形成和积累各类文件材料，按照规定及时向本部门或档案管理部门移交具有保存价值的档案材料，并对所移交材料的真实性、完整性负责。同时，严格遵守档案利用与保密规定。

三、档案的生命周期管理

（一）规范收集，确保源头活水

档案的收集是档案管理的起点，应做到及时、完整。

1.归档范围：明确界定各类文件材料的归档范围，凡反映本组织主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档之列。具体范围可另行制定《归档文件范围与保管期限表》作为本制度的附件。

2.归档时间：各项工作完成后，相关人员应在规定期限内完成材料的初步整理与移交。对于年度性、阶段性工作，应在工作结束后集中归档；对于日常性文件，可按月或按季度归档。

3.归档要求：归档的文件材料应字迹清晰、内容真实、手续完备。电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联。

（二）科学整理，构建有序体系

整理是档案管理的核心环节，旨在将零散的材料系统化、条理化。

1.分类：按照档案形成的规律和特点，结合组织实际情况，采用适当的分类方法（如年度-机构-问题分类法或其他适用方法）对档案进行分类。

2.组卷/件：将同一类别的文件材料，按照其形成的先后顺序或逻辑联系，组成案卷或单件。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件的内容。

3.编目：对整理好的档案进行编号、著录，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，确保档案查找便捷。电子档案应建立相应的数据库和检索系统。

（三）审慎鉴定，优化资源价值

档案鉴定主要涉及保管期限的划定和到期档案的处置。

1.保管期限划分：根据档案的价值，将其划分为永久、长期、短期（或定期）等不同保管期限。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，确保鉴定结果的准确性。

2.到期档案处置：对于已超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行再次鉴定。确无继续保存价值的，经批准后予以销毁，并做好销毁记录，严禁个人私自销毁档案材料。

（四）安全保管，筑牢防护屏障

档案保管应创造适宜的条件，确保档案的物理安全和信息安全。

1.库房要求：档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.日常管理：建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

3.电子档案保管：加强电子档案的备份与管理，定期进行数据迁移和校验，防止数据丢失或损坏。采用可靠的安全保密技术，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露。

（五）高效利用，释放档案价值

档案利用是档案工作的最终目的，应在严格遵守保密规定的前提下，提供便捷的利