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一、规范概述与核心价值

在综合办公场景中，文件的规范格式是提升工作效率、保障信息传递准确性的基础。统一的格式不仅能减少沟通成本，还能体现企业或团队的professionalism（专业性），便于文件归档、检索及长期保存。本规范旨在明确各类办公文件的通用格式要求，涵盖文字排版、结构设计、要素标注等核心内容，适用于企业内部通知、工作报告、会议纪要、合同协议、请示批复等常见办公文件类型，保证文件从起草到流转的全流程标准化。

二、适用范围与常见应用场景

本规范适用于以下办公场景的文件创建与管理：

内部管理类：如公司通知、管理制度、工作计划、总结汇报、会议纪要等；

业务往来类：如合同协议、合作方案、报价单、询函回复等；

行政事务类：如请假条、报销单、用车申请、固定资产登记表等；

项目专项类：如项目立项报告、进度汇报、验收报告、会议纪要等。

无论是对内沟通还是对外协作，遵循本规范可保证文件内容清晰、格式统一，避免因格式混乱导致的理解偏差或流程延误。

三、文件格式标准化操作流程

（一）文件基础设置

页面参数

纸张类型：默认采用A4纸张（210mm×297mm）；

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm（便于装订和阅读）；

页面方向：常规文件使用“纵向”，特殊需求（如宽表格）可使用“横向”，需在文件首页注明。

默认样式配置

标题样式：创建“标题1”（黑体/二号/加粗/居中/段前1行/段后0.5行）、“标题2”（黑体/三号/加粗/左对齐/段前0.5行/段后0.5行）、“标题3”（宋体/小三/加粗/左对齐/段前0.5行/段后0.5行）三级标题样式；

样式：宋体/小四/1.5倍行距/首行缩进2字符/两端对齐；

表格样式：默认“网格型”，表头加粗、居中，表内文字宋体/五号/单倍行距。

（二）文字与段落规范

字体与字号

文件二号黑体（如“关于2024年Q3季度工作计划的请示”）；

一级三号黑体（如“一、工作目标”）；

二级小三号黑体（如“（一）销售目标”）；

小四号宋体（数字、英文使用TimesNewRoman）；

注释/说明：小五号楷体（如“注：本数据截止至2024年6月30日”）。

段落格式

行距：统一1.5倍行距，表格内文字单倍行距；

缩进：首行缩进2字符，标题及列表项不缩进；

对齐：标题居中对齐，两端对齐，表格内容按需求居中/左对齐；

间距：段前间距0.5行，段后间距0.5行（标题可根据层级调整）。

（三）标题层级与编号规则

层级结构

采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五级标题体系，超过五级时可用“①→a.”，但需全文统一。

示例：

一、年度工作总结（一级标题）

（一）主要成绩（二级标题）

销售额突破千万（三级标题）

（1）Q1季度同比增长20%（四级标题）

①重点客户A贡献占比35%（五级标题）

编号自动

使用Word“多级列表”功能自动编号，避免手动输入导致的序号错乱，步骤：

选中标题→“开始”选项卡→“段落”组→“多级列表”→选择对应层级样式；

右键编号→“设置编号值”，可调整起始编号（如从“3.”开始）。

（四）页眉页脚与页码设置

页眉内容

内部文件：左侧“公司名称+文件类型”（如“科技有限公司·工作计划”），右侧“文件密级”（如“内部公开”“秘密”）；

外部文件：左侧“合作单位+文件名称”，右侧“版本号”（如“V1.0”）。

字体：小五号宋体，页眉线为单实线（1.5磅）。

页码格式

位置：页面底端（页脚），居中；

格式：常规文件用“-1-”（共X页），保密文件用“第X页/共Y页”；

起始页：首页从“1”开始，封面、目录不编页码（需单独用“Ⅰ、Ⅱ”标注）。

（五）表格与图片插入规范

表格设计

结构：表头在第一行，明确列标题（如“序号”“事项”“负责人”“完成时间”）；

样式：三线表（顶线、表头线、底线），无线框；

跨页处理：跨页表格需重复表头，并在右上角注明“续表X”。

图片插入

格式：优先使用JPG/PNG格式，避免使用低像素图片；

尺寸：宽度不超过页面页边距内距（17cm），高度自适应；

标注：图片下方居中标注“图1-1”（图序+图名），字体小五号宋体，如“图1-12023年销售数据趋势图”。

（六）文件命名与保存格式

命名规则

格式：“[部门]-[文件类型]-[主题]-[日期/版本号]”，例如：“市场部-工作计划-2024年Q3营销方案-V1.0.docx”。

要求：不含特殊符号（如“*”“#”），日期格式统一为“YYYYMMDD”（如）。

保存格式

常规文件：保存为“.docx”格式（Word2007及以上版本）；

外部共享文件：保存为“.pdf”格式（保证排版不乱）；

大型文件（如含高清图片）：可压缩后保存，或通过企业网盘附文。

四、