业务洽谈会议记录及行动计划表.docVIP

业务洽谈会议记录及行动计划表使用指南

一、这份工具能帮你解决什么问题？

在跨部门协作、客户合作洽谈、项目启动或阶段性复盘等业务场景中，会议往往涉及多方讨论、复杂议题和多项待办事项。若仅凭记忆或零散笔记，极易出现信息遗漏、责任不清、跟进滞后等问题，影响沟通效率和项目推进。本工具通过标准化会议记录结构，系统梳理讨论要点、结论共识及行动项，保证信息传递准确、责任到人、进度可追溯，助力业务洽谈从“有效沟通”到“高效落地”。

二、从会前准备到会后跟进的详细操作步骤

（一）会前：明确目标，让会议“有的放矢”

梳理会议核心目标：明确本次洽谈需解决的关键问题（如合作条款确认、项目需求对齐、资源协调等），避免议题发散。

收集背景资料：提前整理与议题相关的文件（如合作方案、需求文档、历史会议纪要等），并发送给参会人员，保证各方掌握充分信息。

确定参会人及分工：明确洽谈双方/各方的核心对接人（如业务负责人、技术代表、决策层等），并指定专人担任记录人（建议由非核心发言者担任，保证专注记录）。

发送会议通知：通知中需包含会议时间、地点（线上会议请注明）、议程、目标及需提前准备的资料，提醒参会人提前熟悉内容。

（二）会中：聚焦关键，记录“有章可循”

记录会议基础信息：在模板中准确填写会议名称、时间、地点、参会人员（含双方/各方姓名及职务，如“经理”“总监”）、记录人及主持人，保证基础信息完整。

按议程跟踪讨论过程：对照会议议程，逐项记录各方观点、争议焦点及共识内容。记录时注意：

区分“事实陈述”（如“客户提出需在30天内完成第一版交付”）与“主观观点”（如“*总监认为该时间节点较紧张”）；

对复杂议题或争议点，可简要记录不同立场的关键论据（如“技术方：现有资源难以支撑，需增加2名开发；业务方：可优先调整需求优先级”）。

提炼结论与待办事项：在每个议题讨论结束后，当场明确结论（如“确认合作首阶段预算为万元”），并对需后续跟进的事项初步记录“任务内容、建议负责人、初步截止时间”（如“3个工作日内由团队输出详细排期表”）。

（三）会后：整理归档，推动“执行落地”

24小时内完成记录整理：根据会中笔记，补充完善会议记录，保证语言简洁、逻辑清晰，重点标注“结论共识”和“行动项”。

与参会人确认记录准确性：将整理后的会议记录发送给所有参会人员，注明“如有异议请在2个工作日内反馈”，避免信息偏差。

制定详细行动计划表：基于确认的会议记录，将“待办事项”细化到行动计划表，明确“任务描述、负责人、截止时间、完成标准、所需资源”，保证每个行动项可执行、可检查。

定期跟进进度：通过周会、日报或进度跟踪表，定期更新行动项完成状态，对逾期任务及时协调解决，保证项目按计划推进。

三、业务洽谈会议记录及行动计划表模板

业务洽谈会议记录及行动计划表

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

【示例】项目合作洽谈会/2024年Q3业务对接会

会议时间

【示例】2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

【示例】公司3号会议室/线上会议（腾讯会议）

参会人员

【示例】我方：经理（业务负责人）、总监（技术负责人）；客户方：总（总经理）、经理（产品经理）

记录人

【示例】*专员

主持人

【示例】*经理

二、会议议程与讨论记录

序号

议题

讨论内容（关键观点、争议点）

结论/共识

1

合作范围确认

客户方提出需增加“数据迁移模块”；我方技术方评估迁移周期约15天，需额外增加预算*万元。

纳入合作范围，预算调整为原方案+万元，由团队3个工作日内提交详细迁移方案。

2

项目排期与里程碑

客户方希望9月30日前完成第一版上线；我方当前资源紧张，建议延期至10月15日。

确认第一版上线时间为10月15日，分阶段交付：需求确认（9月10日）、开发（9.11-10.10）、测试（10.11-10.14）。

3

资源投入与分工

我方负责开发与测试，客户方需提供2名业务接口人对接需求；客户方提出需我方派驻1名现场工程师。

我方派驻*工程师（10月1日起驻场），客户方于9月15日前确认对接人名单。

三、行动计划表

序号

任务描述

负责人

截止时间

完成标准

所需资源/支持

状态（□未开始□进行中□已完成□延期）

1

提交数据迁移详细方案

*总监

2024.9.5

包含迁移范围、技术路径、风险预案

客户方提供源数据字典

□未开始

2

客户方确认业务接口人名单

*经理

2024.9.15

提供接口人姓名、职务、联系方式

内部协同客户对接人

□未开始

3

完成第一版需求文档并客户确认

经理（我方）经理（客户方）

2024.9.10

双方签字确认的需求规格说明书

产品需求

□进行中

4

*工程师驻场准备与环境搭建

*总监

2024.9.30

完成开发环境配置，与客户方网络打通

客户方提供办公设备及网络权限