公司员工离职手续办理标准流程.docxVIP

公司员工离职手续办理标准流程

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范、有序的离职手续办理流程，不仅能够保障企业与员工双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，更能在员工心中留下专业、负责的企业形象。本流程旨在为各部门及离职员工提供清晰的指引，确保离职手续办理过程高效、合规。

一、离职申请与沟通

员工离职的起点在于正式的申请与必要的沟通。此阶段的核心在于确保信息传递的准确性与及时性，并为后续流程奠定基础。

1.书面离职申请提交：员工若决定离职，应提前以书面形式（通常为辞职信或离职申请表）向其直接上级提交离职申请。申请中需明确表达离职意愿、拟离职日期及简要离职原因。建议员工保留申请副本，以备查考。

2.直接上级初步沟通：直接上级在收到员工的书面离职申请后，应尽快与员工进行首次沟通。沟通内容可包括对离职决定的确认、了解离职的真实原因（是个人发展、薪酬福利、工作环境还是其他因素）、对员工过往工作的肯定与感谢等。此环节也为部门评估是否有挽留可能及如何挽留提供了机会，若无意挽留或挽留无效，则进入后续流程。

3.离职申请审批：直接上级在与员工沟通后，应在规定时限内将员工的书面离职申请及部门意见提交至人力资源部，并按公司层级审批权限逐级上报审批。审批过程中，相关负责人需签署明确意见。

二、工作交接与物品清退

工作交接的完整性与物品清退的彻底性，直接关系到部门工作的连续性和企业财产的安全。这是离职流程中至关重要的一环，需要离职员工、接收人及相关部门共同协作完成。

1.工作交接计划制定：在获得离职申请审批后，由直接上级与离职员工共同协商制定详细的工作交接计划。计划应明确交接的内容、范围、时限以及接收人。交接内容通常涵盖：正在进行的工作项目进展、已完成工作的文档资料、待处理事项清单、重要客户或合作伙伴信息、内部系统账号及权限等。

2.工作内容与资料交接：离职员工需按照交接计划，逐项向指定接收人移交工作。所有书面及电子资料应整理清晰、完整，并制作交接清单。对于关键工作环节或复杂事项，建议进行当面讲解和演示，确保接收人能够独立接手。交接完成后，交接双方及直接上级需在交接清单上签字确认，一式多份，分别由离职员工、接收人、部门及人力资源部留存。

3.公司物品清退：离职员工需清退所有公司财物，包括但不限于：办公设备（如笔记本电脑、显示器、外设等）、办公文具、公司钥匙、门禁卡、工牌、借阅的图书资料、保密文件、以及其他公司配发的物品。行政部或相关资产管理部门负责核对物品清单，并在《物品清退确认单》上签字确认。如有物品损坏或遗失，按公司相关规定处理。

三、财务结算与劳动关系终止

财务结算的准确性和劳动关系的依法终止，是保障双方权益的关键，也是离职流程的收尾环节之一。

1.薪酬福利结算：人力资源部会同财务部，根据员工的实际出勤天数、离职日期、绩效情况等，核算员工的应发工资、奖金、加班费等，并代扣代缴个人所得税。同时，清理员工在职期间的借款、未报销费用等。所有款项应在公司规定的薪酬发放日或双方协商一致的日期结清。

2.社会保险与公积金处理：人力资源部负责为离职员工办理社会保险及住房公积金的停缴手续。并向员工提供《社会保险关系转移接续通知书》、《住房公积金转移通知书》等相关材料，指导员工办理后续转移或封存手续。

3.离职证明开具：在员工完成所有交接手续、物品清退及财务结算后，人力资源部应在规定时限内为员工开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明需注明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等信息，并加盖公司公章。

4.劳动合同解除协议：对于某些特殊情况或双方协商一致的离职情形，可另行签订《解除劳动合同协议书》，明确双方在经济补偿、保密义务、竞业限制等方面的权利与义务。

四、离职后续事宜处理

员工正式离职后，仍有部分后续事宜需要企业内部协同处理，以确保信息安全和管理的闭环。

1.内部系统账号注销：IT部门应根据人力资源部提供的离职员工名单及离职日期，及时注销或禁用其在公司各类业务系统、办公系统（如邮箱、OA系统、CRM系统等）中的账号及权限，回收相关数字资产。

2.信息安全与保密提醒：人力资源部或相关部门可在离职面谈或通过书面形式，再次提醒离职员工遵守其与公司签订的保密协议及竞业限制协议（如有），保守公司商业秘密和知识产权。

3.离职档案归档：人力资源部负责将员工的离职申请、交接清单、物品清退单、离职证明存根、解除劳动合同协议书（如有）等相关材料整理归档，存入员工个人档案，按照公司档案管理规定进行保管。

五、总结与注意事项

1.全程沟通与人文关怀：在整个离职流程中，各相关负责人应保持与离职员工的良好沟通，耐心解答疑问，提供必要的协助。即使员工离职，也应体现企业的人文关怀，使其