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酒店物资报损管理制度，报损比例规定、报损物资处理办法

酒店物资报损管理是保障资产安全、控制运营成本、规范内部管理的重要环节。为明确物资报损标准、流程及责任，确保报损行为合规可控，结合酒店实际运营需求，制定本管理规范。本规范适用于酒店各部门（包括但不限于客房部、餐饮部、工程部、前厅部、后勤部）所有纳入资产管理的物资，涵盖低值易耗品、固定资产、日常消耗品等类别，具体包括布草、餐具、清洁用品、工程维修配件、办公文具、电子设备、家具等。

一、职责划分与管理原则

（一）使用部门职责

各部门负责人为物资报损第一责任人，需指定专人（以下简称报损管理员）负责本部门物资的日常管理、损耗记录及报损申报。具体职责包括：

1.建立部门物资台账，记录物资名称、规格、入库时间、数量、存放位置及使用状态（正常/破损/待报损），确保账实一致；

2.对日常使用中产生的破损物资进行初步鉴定，区分自然损耗（如布草洗涤磨损、餐具正常碰撞）与人为损坏（如操作不当、保管失职），并在24小时内登记《物资报损记录表》（含破损原因、责任认定、现场照片等佐证材料）；

3.每月25日前完成部门物资盘点，核对台账与实际库存，对盘亏或无法修复的破损物资汇总形成《月度报损申请单》，经部门负责人签字确认后提交仓库管理部门。

（二）仓库管理部门职责

仓库管理员负责对各部门申报的报损物资进行实物核查与状态确认，具体职责包括：

1.接收《月度报损申请单》后，3个工作日内完成现场核对，确认报损物资的数量、规格与台账记录一致，核查破损程度是否符合报损标准（如布草破洞超过5cm、餐具裂缝贯穿边缘）；

2.对存疑的报损物资（如人为损坏未标注责任、破损原因描述不清），需联合使用部门负责人、工程技术人员进行二次鉴定，形成书面鉴定意见；

3.核查通过后，在《月度报损申请单》签署确认意见，同步更新仓库管理系统中的物资状态，标记为已报损，并将申请单转交财务部门。

（三）财务部门职责

财务部负责报损物资的价值核定与成本核算，具体职责包括：

1.依据物资采购单价、使用年限及折旧政策（如固定资产按直线法折旧，低值易耗品按一次摊销法），核定报损物资的账面净值；

2.对超比例报损（详见第三部分报损比例规定）或高价值物资（单件/批次价值≥2000元）的报损申请，需附加成本分析报告，说明超比例原因及成本影响；

3.完成价值核定后，将《月度报损申请单》提交审计部门备案，并同步更新财务系统，将报损成本计入对应部门的运营费用。

（四）审计部门职责

审计部负责定期监督报损流程的合规性，具体职责包括：

1.每季度抽取2-3个部门进行报损专项审计，核查《物资报损记录表》《月度报损申请单》与实物、系统记录的一致性；

2.对超比例报损、人为责任报损的处理结果进行追踪，检查整改措施是否落实（如操作培训、保管制度优化）；

3.发现虚报、瞒报、恶意报损等行为时，立即启动调查程序，形成审计报告并提交总经理办公会。

二、报损申报与审批流程

（一）日常登记与月度汇总

各部门报损管理员需每日记录使用过程中产生的破损物资，填写《物资报损记录表》，内容包括：物资名称（如纯棉床单）、规格（220cm×240cm）、入库批次（、数量（如3条）、存放位置（如客房305布草柜）、破损原因（如洗涤高温熨烫导致破洞）、责任认定（如无责任方/洗涤组操作不当）、现场照片（至少2张，清晰显示破损部位）。每月25日，报损管理员汇总全月《物资报损记录表》，剔除已修复或二次利用的物资，形成《月度报损申请单》，经部门负责人签字后提交仓库。

（二）实物核查与初步鉴定

仓库管理员收到《月度报损申请单》后，需在3个工作日内完成以下核查：

1.实物核对：对照申请单内容，清点报损物资数量，检查规格是否匹配（如申请单标注骨瓷餐盘20cm，实物需为同规格）；

2.状态确认：使用专业工具（如布草测厚仪、餐具裂缝检测仪）评估破损程度，确认是否符合报损标准（详见附件1《各类物资报损技术标准》）；

3.责任复核：对标注人为损坏的物资，核查是否有责任认定依据（如监控记录、员工签字确认的过失报告），无依据的需退回使用部门补充材料。

（三）分级审批与系统核销

经仓库核查通过的《月度报损申请单》，按报损物资账面净值实行分级审批：

1.净值≤500元：由使用部门负责人审批；

2.500元＜净值≤2000元：由财务总监审批；

3.净值＞2000元：需提交总经理审批。

审批通过后，仓库管理员在2个工作日内将报损物资从仓库移出，标记为待处理状态；财务部门同步在财务系统中核销该部分物资价值，生成《报损成本确认单》反馈至使用部门