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酒店行政管理条例

为规范酒店行政事务管理，提升运营效率，保障各项工作有序开展，结合酒店实际经营需求，制定本管理规范。本规范适用于酒店全体行政序列人员及涉及行政事务的其他部门人员，涵盖组织架构、岗位职责、工作流程、行政事务管理、考核与奖惩等核心内容。

一、组织架构与职责划分

酒店行政事务实行分级管理制，管理层级由高至低依次为总经理、行政总监、行政部经理、各职能主管及行政专员。总经理为行政事务最高决策人，负责审批重大行政事项；行政总监受总经理委托，统筹行政体系建设，监督制度执行，协调跨部门行政事务；行政部经理具体落实行政总监部署，分管文书、后勤、档案、采购等专项工作；各职能主管（文书主管、后勤主管、档案主管、采购主管）负责本模块日常管理，制定操作细则；行政专员为执行层，承担具体事务性工作。

行政总监直接向总经理汇报，行政部经理向行政总监汇报，各主管向行政部经理汇报，专员向主管汇报。非行政序列部门涉及行政事务时，需指定对接人，与行政部主管或专员直接沟通，确保信息传递高效。

二、岗位职责细则

（一）行政总监职责

全面统筹酒店行政战略规划，组织制定年度行政工作计划，明确预算、目标及重点任务；审核行政管理制度及修订方案，确保与酒店整体运营目标一致；监督重大行政项目实施（如办公场地改造、信息化系统升级），协调资源解决执行障碍；定期向总经理汇报行政工作进展，提出优化建议；指导行政部经理及主管团队建设，参与关键岗位人员选拔与考核；处理突发行政事件（如设施故障、重大接待任务），制定应急方案并督导落实。

（二）行政部经理职责

负责行政工作计划分解与落地，按月/季度制定执行清单，跟踪完成情况；主持行政部日常会议，传达上级指示，协调内部工作分工；审核文书主管拟制的酒店公文、会议纪要，确保内容准确、格式规范；监督后勤主管落实设施维护、环境管理、安全巡查等工作，保障运营环境达标；指导档案主管完善档案分类、归档及借阅流程，确保资料完整可查；审批采购主管提交的物资采购计划，控制成本并保障供应时效；组织行政人员业务培训，提升专业能力与服务意识；处理员工对行政服务的投诉，3个工作日内反馈处理结果。

（三）各职能主管职责

1.文书主管：负责酒店公文管理（收文、发文、归档），制定公文模板（通知、通报、请示、批复等），规范拟稿、审核、签发流程；组织酒店级会议（总经理办公会、月度经营会），会前收集议题、准备材料、布置会场，会中记录关键决议，会后24小时内形成纪要并督办落实；管理酒店印章（公章、合同章、财务章除外），建立用印登记台账，记录用印时间、文件名称、申请人及审批人，重要文件用印需经行政部经理批准。

2.后勤主管：统筹酒店公共区域设施维护（空调、照明、电梯、卫生间设备等），建立报修响应机制（部门报修后30分钟内派工，紧急故障2小时内到场处理）；管理绿化与清洁服务，监督外包公司按合同标准作业（公共区域每日清扫2次，垃圾清运每日1次，绿化修剪每月1次）；组织安全巡查（每日早、中、晚各1次），重点检查消防设施（灭火器压力、安全出口标识）、用电安全（线路老化、违规用电），记录隐患并督促整改，重大隐患立即上报行政部经理。

3.档案主管：制定档案分类标准（行政类、经营类、人事类），行政类包括制度文件、会议纪要、合同（非经营类）；经营类包括销售合同、客户资料、运营数据；人事类包括员工档案、培训记录（仅限行政序列）。所有文件需在形成后30日内归档，电子档案同步上传至酒店OA系统；建立档案借阅制度，内部借阅需填写申请表并经部门负责人批准，外部单位借阅需总经理审批，借阅期限一般不超过7天，逾期需续期；定期清理无保存价值的档案（保管期满且无参考意义），登记造册后经行政部经理批准，由2名以上员工监销并记录销毁过程。

4.采购主管：负责酒店非经营物资采购（办公文具、清洁用品、维修材料等），建立供应商库（每类物资至少3家备选），定期评估供应商服务（交货时效、质量、价格）；审核各部门采购申请（需注明物资名称、规格、数量、用途），5000元以下由行政部经理审批，5000元以上需总经理批准；执行采购时优先选择长期合作供应商，紧急采购（如临时会议物资）可简化流程但需事后补签审批单；监督物资验收（与使用部门双人核对），核对数量、规格、质量，验收合格后录入库存台账（记录名称、数量、入库时间、存放位置），不合格品当场拒收并联系供应商退换。

（四）行政专员职责

协助主管完成具体事务，如文书专员负责文件打印、分发、归档，会议现场设备调试（投影仪、话筒）；后勤专员负责设施报修跟进、清洁绿化检查记录、安全巡查协助；档案专员负责档案整理、标签录入、借阅登记；采购专员负责采购订单制作、物流跟踪、入库协助。专员需严格执行主管指令，及时反馈工作进展，遇到问题1小