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企业微信管理规范及操作指南

前言

随着数字化办公的深入推进，企业微信已成为连接企业内部沟通、协同办公、客户连接及业务管理的核心平台。为确保企业微信在本组织内得到规范、高效、安全的使用，保障企业信息资产安全，提升工作沟通与协作效率，特制定本规范及操作指南。本指南适用于组织内所有使用企业微信的员工，旨在明确使用边界、责任与最佳实践，共同营造健康、有序的数字化办公环境。

一、总则

1.1目的与依据

本规范旨在规范企业微信的日常使用与管理，确保信息传递的准确性、及时性与安全性，防范信息泄露、不当言论等风险，提升组织运营效率。制定依据包括国家相关法律法规、行业规范及本组织内部管理制度。

1.2适用范围

本规范适用于组织内所有正式员工、试用期员工以及因工作需要使用企业微信的外部合作人员（以下统称“用户”）。所有用户在使用企业微信进行任何操作前，均应仔细阅读并严格遵守本规范。

1.3基本原则

*合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，严禁利用企业微信从事任何违法违规活动。

*安全性原则：树立信息安全意识，妥善保管账号密码，严防账号被盗用、信息被篡改或泄露。

*效率性原则：合理利用企业微信功能，提升沟通效率与协作质量，避免无效信息干扰。

*专业性原则：在对外沟通及对内协作中，保持专业的职业素养与沟通礼仪，维护企业良好形象。

*真实性原则：发布信息、传递消息应确保真实、准确，避免传播未经证实的信息。

二、组织与职责分工

2.1管理部门

组织内信息技术部门（或指定行政部门，以下统称“管理部门”）为本企业微信平台的归口管理部门，主要职责包括：

*企业微信后台的配置、维护与技术支持。

*本规范的制定、修订、解释与宣导。

*用户账号的开通、权限配置、变更与注销管理。

*平台使用情况的监控、日志审计与安全事件的调查处理。

*协调解决用户在使用过程中遇到的重大问题。

2.2部门管理员职责

各部门可根据需要指定部门管理员，协助管理部门进行本部门内部企业微信的推广与规范使用，主要职责包括：

*传达并督促本部门员工遵守本规范。

*协助收集本部门用户在使用中遇到的问题，并反馈至管理部门。

*配合管理部门进行本部门用户账号信息的核实与更新。

*监督本部门企业微信群聊的创建与管理，确保符合规范。

2.3用户职责

所有用户在使用企业微信时，应履行以下职责：

*认真学习并严格遵守本规范及相关管理制度。

*妥善保管个人企业微信账号及密码，对个人账号下的所有操作行为负责。

*规范使用企业微信各项功能，确保信息传递的准确与安全。

*发现账号异常、信息安全隐患或违反本规范的行为，应立即向管理部门或部门管理员报告。

三、账号管理规范

3.1账号申请与开通

*新入职员工应在办理入职手续后，由人力资源部门统一提交账号开通申请，经管理部门审核后创建企业微信账号。

*账号信息应真实、完整，包括姓名、所属部门、职位等，以便于身份识别与工作联系。

*用户首次登录后，应立即修改初始密码，并设置符合安全要求的密码（建议包含大小写字母、数字及特殊符号）。

3.2账号使用与保管

*用户账号实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、共用或泄露给他人。

*应定期更换账号密码，避免使用与其他平台相同的密码。

*切勿在公共电脑、非官方客户端或不安全网络环境下登录企业微信，登录后离开时应及时锁定或退出。

*如因手机丢失、更换设备等原因导致登录异常，应立即报告管理部门进行账号锁定或解绑处理。

3.3账号信息变更与注销

*当用户个人信息（如姓名、部门、职位等）发生变更时，应及时通过部门管理员向管理部门提交信息变更申请。

*员工离职、调岗或因其他原因不再需要使用企业微信时，应主动清理个人账号下的敏感信息，并配合管理部门完成账号注销、数据交接或权限调整工作。

*账号注销后，用户将失去对企业微信所有功能的访问权限，相关数据将按公司规定进行处理。

四、功能使用规范

4.1即时通讯（聊天）

*沟通内容：应围绕工作相关事宜进行沟通，语言应文明、专业、简洁、清晰。禁止发送与工作无关的闲聊信息、低俗内容、谣言、涉密信息或其他不当言论。

*文件传输：可通过企业微信传输工作所需文件，但需注意文件大小限制及安全性。涉及公司核心机密或敏感信息的文件，应优先考虑加密传输或使用更安全的内部文件共享渠道，并确认接收方身份与权限。

*群聊管理：

*群聊创建应基于实际工作需要，群名称应规范，能清晰反映群聊主题或成员构成。

*群管理员应履行管理职责，及时清理无关成员，引导群内讨论聚焦工作，对违反群规的行为进行提醒或处理。

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