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行政后勤工作流程标准与指南

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司行政后勤管理工作，明确工作流程，提高工作效率与服务质量，保障公司各项业务的顺利开展，营造安全、整洁、有序、高效的办公环境，特制定本指南。本指南依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合行政后勤工作实际情况编制。

（二）适用范围

本指南适用于公司总部及各分支机构的行政后勤管理工作，全体员工均应遵守本指南中的相关规定。行政后勤部门是本指南的主要执行与监督部门。

（三）工作原则

行政后勤工作应遵循以下原则：

1.服务为本：以保障业务运营和员工需求为核心，提供主动、热情、周到的服务。

2.效率优先：优化工作流程，简化审批环节，确保各项工作快速响应、及时处理。

3.安全第一：高度重视消防安全、用电安全、办公环境安全及信息安全，杜绝安全隐患。

4.勤俭节约：严格执行成本控制，合理利用资源，杜绝浪费，提高资源使用效益。

5.规范有序：各项工作均应按照既定流程和标准操作，确保管理规范、责任明确。

二、组织与职责

（一）行政后勤部门职责

行政后勤部门是公司行政后勤工作的归口管理与执行部门，主要职责包括：

1.贯彻执行公司关于行政后勤工作的各项决策和指令。

2.制定和完善公司行政后勤管理相关制度、流程和标准，并监督执行。

3.负责公司办公环境的日常维护与管理。

4.负责公司办公用品、固定资产及其他物资的采购、验收、保管、发放与盘点。

5.负责公司各类会议、活动的会务保障与支持工作。

6.负责公司车辆的调度、维护保养及驾驶员的管理（如适用）。

7.负责公司安全保卫、消防管理及突发事件的应急处置。

8.负责公司后勤服务外包商的选择、管理与评估（如保洁、维修等）。

9.完成上级交办的其他行政后勤相关工作。

（二）相关岗位/人员职责

根据行政后勤部门的职责，可设置相应的岗位或明确相关人员分工，如部门负责人、办公环境管理员、资产物资管理员、会务专员、安全管理员等，具体职责可根据公司规模和实际需求进行细化。各岗位人员应各司其职，密切配合，确保各项工作高效完成。

三、工作流程标准

（一）办公环境管理

1.日常清洁与维护：

*每日对办公区域（包括办公桌面、地面、茶水间、卫生间等）进行清洁打扫，保持环境整洁、无异味、无杂物。

*定期对办公家具、门窗、墙面、照明、空调等设施设备进行检查和维护，发现损坏及时报修。

*确保办公区域绿植养护良好，营造舒适办公氛围。

*垃圾日产日清，分类投放。

2.办公秩序维护：

*引导员工保持办公桌面整洁，物品摆放有序。

*规范办公区域内的物品存放，严禁私拉乱接电线，严禁在非吸烟区吸烟。

*维护办公区域安静，提醒员工控制办公噪音。

3.环境安全管理：

*定期检查消防通道、安全出口是否畅通，消防设施是否完好有效。

*确保办公区域照明、通风良好。

*关注办公区域温湿度，适时调节空调温度。

（二）办公用品与资产管理

1.办公用品管理：

*需求提报：各部门根据实际需求，通过指定方式（如线上系统、书面申请单）定期提报办公用品申领计划。

*采购与验收：行政后勤部门汇总需求，根据审批权限报批后，进行集中采购。采购物品到货后，需核对数量、规格、质量，确认无误后办理入库。

*库存管理：建立办公用品库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。对易消耗、常用物品保持合理库存水平，避免断供。

*发放与领用：办公用品实行按需领用，领用人签字确认。鼓励节约，杜绝浪费。

2.固定资产管理：

*购置：各部门提出固定资产购置申请，经审批后，由行政后勤部门统一组织采购或协调相关部门采购。

*入库与登记：固定资产到货后，由行政后勤部门会同使用部门共同验收，验收合格后办理入库手续，并进行编号、登记，建立固定资产台账，明确责任人。

*领用与转移：固定资产领用需办理领用手续。内部转移时，需及时更新台账信息。

*维护与保养：行政后勤部门负责协调或组织固定资产的日常维护、保养和维修工作，确保资产正常使用。

*盘点与处置：定期对固定资产进行盘点，确保账实相符。对达到报废年限或无法正常使用的固定资产，按照规定程序进行处置（报废、转让等）。

（三）会务与活动保障

1.会议保障：

*需求对接：接到会议需求后，明确会议主题、时间、地点、参会人数、议程、所需设备及服务等。

*场地布置：根据会议需求，提前布置会场，包括桌椅摆放、台签制作、横幅悬挂、投影设备调试、音响测试等。

*物资准备：准备会议所需的文具、饮用水、资料等。

*过程服务：安排人员在会议期间提供现场支持，包括设备运行保障、茶水添加、临时需求响应等。

*会