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人事档案管理规范及电子档案操作

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的原始资料，是企业人力资源管理的重要组成部分，也是企业进行人才选拔、任用、奖惩、薪酬调整等决策的重要依据。随着信息技术的发展，电子档案以其高效、便捷、易存储等优势，逐渐成为人事档案管理的主流趋势。本文将从人事档案管理规范与电子档案操作两方面，系统阐述如何科学、规范地管理人事档案，以期为企业人力资源管理工作提供有益参考。

一、人事档案管理规范

人事档案管理是一项严肃的基础性工作，必须遵循严格的规范和流程，以确保档案的真实性、完整性、保密性和可用性。

（一）管理原则

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假、涂改伪造。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，从员工入职到离职（或退休）的各个阶段形成的重要材料均应收集归档。

3.保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私和企业敏感信息，必须严格遵守保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制、传播。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等各个环节都应遵循统一的规定和标准，确保管理工作有序进行。

5.动态管理原则：人事档案应根据员工的成长和变动情况，及时补充新材料，更新信息，保证档案内容的时效性。

（二）档案材料的收集与归档

档案材料的收集与归档是档案管理的起点，其质量直接影响后续管理工作的效果。

1.收集范围：主要包括员工入职登记表、履历表、身份证明、学历学位证明、专业技术职务任职资格证明、职业资格证书、奖惩材料、考核鉴定材料、劳动合同、工资变动材料、社保缴费记录、离职证明等。对于关键岗位员工，还应包含背景调查材料。

2.收集要求：材料收集应及时、主动，确保不遗漏重要信息。新员工入职后，人力资源部门应在规定时间内收集其相关档案材料。对于在职员工，其工作变动、职务调整、奖惩情况等材料应随时收集归档。

3.归档要求：归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档规格。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。材料归档前应进行认真鉴别，对不符合要求的材料应退回形成单位或个人补充完善。

（三）档案的日常管理

1.档案存放：纸质档案应存放在专用的档案柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。档案柜应排列有序，并编制检索目录，方便查找。

2.查阅与借阅：严格执行档案查阅借阅制度。因工作需要查阅档案时，须经相关负责人批准，并履行登记手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案一般不得带出档案室，确因特殊情况需要借阅的，须经更高层级负责人批准，限期归还。

3.转递：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开本单位时，其人事档案应及时按规定转递至新的档案接收单位。转递方式应安全可靠，可通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。

4.保密：档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案内容。对档案管理过程中的涉密信息，应采取相应的保密措施。

5.鉴定与销毁：对于已故人员或已超过规定保存年限且无继续保存价值的档案材料，应按照规定进行鉴定。经鉴定确需销毁的，须严格履行审批手续，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。

二、电子档案操作

随着数字化转型的深入，电子档案已成为人事档案管理的重要形态。电子档案管理应在遵循纸质档案管理基本原则的基础上，充分利用信息技术优势，提升管理效率和水平。

（一）电子档案的构成与要求

1.构成：电子档案主要由电子文件及其元数据构成。电子文件包括通过计算机等电子设备形成、处理、存储的文字、图像、音频、视频等数字化信息。元数据则是描述电子文件内容、结构、背景及其管理过程的数据，是保证电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的关键。

2.要求：

*真实性：电子档案的内容应与纸质档案一致，或直接形成于业务办理过程，确保其作为证据的法律效力。

*完整性：电子档案应包含所有必要的组成部分，包括文件内容、元数据以及相关的支持软件和硬件环境信息。

*可用性：电子档案应能被准确读取、理解和利用，在不同的软硬件环境下应保持其可读性。

*安全性：电子档案应采取严格的安全保密措施，防止未授权访问、篡改、丢失和损坏。

（二）电子档案管理系统的功能与应用

1.系统功能：一个完善的电子档案管理系统应具备档案著录、扫描上传、存储管理、检索查询、借阅审批、流转共享、统计分析、权限管理、日志审计等功能。

2.档案著录：按照统一的著录规则，对电子档案的内容特征和形式特征进行描述，并录入系统。著录项应齐全、准确，便于检索。

3.扫描上传：对于纸质档案，需通过专业扫