文档归档及信息管理标准模板.docVIP

文档归档及信息管理标准模板

一、适用范围与管理目标

（一）适用场景

本标准模板适用于各类企业、事业单位及社会团体在日常运营中产生的各类文档（如合同、报告、制度、项目资料、会议纪要、往来函件等）的归档管理，特别适用于需要多部门协作、文档流转频繁、信息追溯要求高的组织场景。例如：

项目管理：项目立项、执行、验收全周期文档的统一管理；

合规审计：应对内外部审计时，文档的规范性整理与快速调取；

知识沉淀：企业内部制度、经验案例、技术资料的长期保存与共享；

人员交接：岗位变动时，工作文档的系统化移交，保证信息连续性。

（二）管理目标

规范化：统一文档分类、命名、格式及归档流程，避免管理混乱；

高效化：通过标准化索引，实现文档快速检索与调取，提升工作效率；

安全化：明确文档密级与保管责任，防止信息泄露、丢失或损坏；

可追溯：完整记录文档的创建、审批、修改、归档全流程，保证责任可溯。

二、详细操作流程

（一）文档分类与编码

分类维度

按部门：如行政部、财务部、人力资源部、项目组等；

按业务类型：如合同管理、项目管理、客户资料、供应商档案等；

按密级：公开（内部通用）、内部（部门内共享）、秘密（限制范围）、机密（高层及授权人员）；

按载体形式：纸质文档、电子文档（含Word、PDF、Excel、图片等）。

编码规则

文档编号采用“部门代码-业务类型代码-年份-流水号-版本号”格式，例如：

行政部2024年第3版会议纪可编码为“XH-HY-2024-003-V3”；

财务部2024年第1份付款合同编码为“CW-HT-2024-001-V1”。

注：部门代码及业务类型代码需由组织统一制定（如行政部=XH、财务部=CW、合同=HT、会议=HY），并形成《代码对照表》作为附件。

（二）文档创建与审核

创建要求

电子文档需使用统一模板（如《项目报告模板》《合同模板》），字体、字号、页边距等格式符合规范；

纸质文档需用A4纸打印，字迹清晰，重要文档需签字或盖章确认。

审核流程

普通文档：由部门负责人审核后归档；

重要文档（如合同、制度、重大报告）：需经部门负责人、分管领导、相关业务部门会签后归档；

审核意见：需在文档的《审核表》中明确记录，包括审核人、审核日期、意见及修改要求，审核通过后方可进入下一步流程。

（三）文档归档存储

归档责任

文档创建/处理部门为归档责任部门，指定专人（如文档管理员）负责本部门文档的收集、整理与归档；

跨部门协作文档，由主办部门牵头归档，协办部门提供复印件或电子版备份。

归档时限

日常业务文档：在业务完成后3个工作日内完成归档；

项目文档：在项目验收后5个工作日内完成归档；

月度/季度/年度汇总文档：在次月/次季度/次年度首周内完成归档。

存储方式

电子文档：存储于指定服务器或云盘，按“部门-年份-业务类型”分级创建文件夹，电子文档命名需与编号一致，定期进行备份（建议每日增量备份、每周全量备份）；

纸质文档：使用统一规格档案盒存放，盒面标注“部门-文档类型-年份-起止编号”，按编号顺序排列，存放于干燥、通风、防火的档案柜中。

（四）文档查阅与借阅

权限管理

公开文档：所有员工可自行查阅；

内部/秘密文档：仅限相关部门及授权人员查阅，需通过OA系统或书面申请；

机密文档：需经部门负责人及分管领导批准后方可查阅。

借阅流程

电子文档借阅：通过OA系统提交借阅申请，注明借阅人、借阅事由、归还时间，经审批后，后禁止二次传播；

纸质文档借阅：填写《纸质文档借阅登记表》（见模板三），经部门负责人签字后，由文档管理员借出，借阅期限不超过5个工作日（特殊情况需经分管领导批准）。

归还与续借

借阅到期后，需及时归还，文档管理员检查文档完整性；

如需续借，需在到期前1个工作日重新申请，续借期限不超过3个工作日，累计借阅期限不超过10个工作日。

（五）文档保管与销毁

保管期限

根据文档价值及法规要求设定保管期限，例如：

年度财务报表：永久保存；

项目验收报告：保存10年；

日常会议纪要：保存3年；

临时通知：保存1年。

定期检查

每季度由档案管理专员组织对档案柜及服务器存储情况进行检查，查看文档是否受潮、虫蛀、丢失或损坏，电子文档是否备份成功；

每年开展一次档案盘点，核对文档数量与登记表一致性，形成《档案盘点报告》。

销毁流程

保管期限届满的文档，由归档部门提出销毁申请，填写《文档销毁审批表》，注明销毁文档清单、数量、保管期限及销毁原因；

经部门负责人、分管领导、法务部门（如需）审批后，由2人以上共同监销，销毁时需拍照或录像记录，销毁人、监销人签字确认；

涉及敏感信息的电子文档，需彻底删除并粉碎存储介质，保证无法恢复。

三、核心模板表格

模板一：文档归档信息登记表（电子/通用）

文档编号

文档名称

分类代码/名称

密级

创建部门/人

创建日期

审批