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工程档案管理工作指引

指引概述

流程目的

规范工程档案的管理，确保工程档案的完整、适用和有效性。

适用范围

工程归档文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁过程。

定义

工程档案：特指公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。

流程要素描述

支持文件无

支持文件

无

流程CP点

收文处理

发文处理

档案分类

责任部门

主导部门：

项目部

参与部门：

项目管理部、办公室

流程KPI

文件归档及时性

文件归档完整性

输入条件

收文登记记录

输出结果

文件存档目录

按存档规则保存的工程文件

工程档案管理

工作指引

流程CP点描述

CP点

对流程的影响

控制要点

难点／风险点提示

收文处理

收文登记可对文件完整性产生影响，避免漏登情况发生

·及时登记

───

发文处理

发文登记可避免文件丢失，使文件处于受控状态，便于管理

·及时登记

───

档案分类

统一的存档规则有利于档案管理，便于查找

·档案的分类规则

───

工作程序

收文管理

项目收文，按文件的来源单位分为监理来文、施工单位来文、政府单位来文和其他来文。涉及工程收文一律由内业统一登记处理。

收文处理程序

内业收到各单位来文后，由项目部经理指定项目跟进人，内业交项目跟进人处理。

可由项目跟进人直接协调、回复的，跟进人在收文上签署回复意见，进行处理。附回复意见的收文原件交内业归档。

需由项目部经理协调的，跟进人将收文提交给项目部经理进行协调、处理、回复，项目部经理在收文上签署回复意见。附回复意见的收文原件交内业归档。

内业收到知会类文件后，可直接交相关人员传阅。传阅完毕后，原件归档。

发文管理

以项目部名义发出的文件，需经项目部经理审批后发出，项目部留存正式发文一份，交内业归档。

以公司名义发出的文件，需填写《发文审批表》，经项目部经理审核、公司相关部门会签（必要时）和领导审批后，加盖公司印章方可发出。办公室留存《发文审批表》、拟稿原件、正式发文一份归档。

归档文件管理

项目部日常工作中产生的文件均由内业登记归档。移交给内业最终归档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本，移交时要填写《文件交接登记表》，由移交人与接收人签名确认。

项目归档文件分类、编号及归档范围按相关规定执行。

工程文件有效版本标识

收到的文件已有版本标识，则照实登记。

无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内容标识，修订状态从0、1…到9依次递增，版本由A、B…到Z依次递增。

文件状态监控

施工图纸的发放、回收与作废图纸的监控按《设计图纸管理工作指引》执行。

发放给施工单位、监理单位的其他工程文件，需填写《文件收发记录》，并经双方签字确认。

若发放给施工单位、监理单位的其他工程文件失效，内业应及时回收，并在首页及骑缝加盖“作废”章，留存一份备查，其余复份销毁。

文件立卷要求

立卷时可根据文件的多少单独立卷、组合立卷。几个分类组合起来立卷，必须在卷内明确区别、明确标识类名，卷内文件分类排列。

文件夹背签标识要求清晰明确，易于查找。标识信息必须包括：项目名称、项目期数、工程文件类别名称、该类文件夹序号，其他信息可根据实际需要标识。

各类工程文件卷内需建立卷内文件目录。

文件归档及利用

工程文件在标识清楚完备后，由内业按分类编号存放，要有固定的文件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。

资料借用、调用、查阅需先由借阅人填写《文件借阅申请单》，经项目部经理批准后登记借阅。

文件移交

工程竣工时，所有工程文件由内业负责收集，并在项目竣工结算一个月后交办公室存档。

依据政府要求按时向城建档案管理部门移交工程竣工档案资料，包括文字资料、竣工图纸及竣工图电子光盘，同时移交物业公司一套完整资料。

支持文件

无

相关记录

《发文审批表》（2.2.2）

《文件交接登记表》（2.3.1）

《文件收发记录》（2.4.2）

《文件借阅申请单》（2.6.2）