行政文件归档管理模板电子化与纸质存档指南.docVIP

行政文件归档管理模板电子化与纸质存档指南

一、适用范围与场景

本指南适用于各类企业、事业单位、机关及社会团体的行政管理部门，用于规范日常工作中形成的行政文件的归档管理。具体场景包括但不限于：年度工作计划与总结、会议纪要、请示报告、内部管理制度、合同协议、人事档案、项目资料、对外公函、资产凭证等文件的电子化处理与纸质存档管理。通过标准化流程，保证行政文件完整、安全、可追溯，满足日常工作查阅、审计检查及长期保存需求。

二、电子化归档操作流程

（一）文件收集与分类

收集范围：各部门按月度/季度将已办结的行政文件（含电子版及纸质原件）提交至行政部，保证文件为最终定稿版本（含领导签批意见）。

分类标准：按“年度-部门-文件类型”三级分类，文件类型可细分为综合管理、人事管理、财务管理、项目管理、合同管理等（各部门可根据实际需求调整分类层级）。

移交登记：填写《行政文件移交清单》（见“核心管理工具”部分），由移交人（部门经办人）、接收人（行政部专员）双方签字确认，保证无遗漏。

（二）电子化转换与处理

扫描要求：

纸质文件使用高速扫描仪（分辨率不低于300dpi），彩色文件需扫描彩色模式，黑白文字文件可扫描为灰度模式以节省存储空间。

多页文件需合并为单个PDF文件，按“文件题名-年份-序号”命名（示例：“2024年行政部工作计划-001.pdf”），避免使用“新建文档1”等模糊名称。

电子文件整理：

扫描后的PDF文件需去除黑边、修正歪斜，保证页面清晰可读；若文件含手写签批，需保证签批内容完整显示。

对于已存在电子版的文件（如Word、Excel），需转换为PDF格式（保留不可编辑状态），并补充电子签章或扫描件签批页（若原文件无签批电子版）。

（三）元数据著录与存储

元数据填写：根据《电子化归档信息表》（见“核心管理工具”部分），逐项录入文件信息，包括：档号（按“分类代码-年度-流水号”，如“XZ-2024-001”）、文件题名、责任者（部门或个人*）、成文日期、页数、密级（内部、秘密、机密）、存储路径（服务器文件夹路径）、关联文件（如有附件需注明附件名称及档号）。

存储管理：

电子文件存储至指定服务器（非本地硬盘），服务器需设置访问权限（仅授权人员可读写），定期进行增量备份（每日）与全量备份（每周）。

涉密文件需存储在加密专用服务器，按涉密文件管理规定单独管理，非涉密文件与涉密文件物理隔离存储。

（四）电子档案检索与利用

索引建立：行政部每季度对新增电子档案进行索引更新，通过档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件）支持“文件题名”“责任者”“成文日期”“档号”等多条件检索。

借阅流程：因工作需要借阅电子档案时，由申请人填写《电子档案借阅申请表》，经部门负责人及行政部经理审批后，档案管理员授予临时访问权限（借阅期限不超过3个工作日），借阅后需及时注销权限并记录借阅日志。

三、纸质存档管理规范

（一）文件整理与装订

预处理：去除纸质文件中的订书针、夹子、回形针等金属物，检查文件完整性（若有缺失需及时联系补全），破损文件需进行修补（使用透明胶带粘贴破损处，避免遮盖文字）。

排序与编页：按文件处理时间顺序或逻辑关系排列，编写页码（正面用阿拉伯数字标于右下角，反面标于左下角，多份文件合并装订时需连续编页）。

装订方式：

普通文件采用左侧胶装或线装，厚度不超过2cm；

重要合同、涉密文件采用硬壳档案盒装订，加装封面（注明文件题名、档号、年度、保管期限）及封底。

（二）档案盒标识与排列

标签填写：档案盒正面需粘贴标签，标注“档号+文件题名+年度+保管期限”（示例：“XZ-2024-001行政部年度工作计划2024年永久”），标签字体为宋体四号，颜色区分保管期限（永久-红色、长期-蓝色、短期-黑色）。

排列规则：档案盒按“年度-分类代码-流水号”顺序存放于档案柜中，档案柜侧面标注“2024年度-行政部档案”，柜内层位卡标注该层档案起止档号及文件类型，便于快速定位。

（三）存放环境与保护措施

存放要求：档案室需保持通风干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防盗、防虫、防霉设施（灭火器、防盗门窗、樟脑丸、除湿机），避免阳光直射。

定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行抽样检查，查看是否有虫蛀、霉变、字迹褪色等情况，发觉问题及时处理（如更换档案盒、干燥除湿），并填写《纸质档案检查记录表》。

（四）借阅与归还管理

借阅登记：借阅纸质档案需填写《纸质档案借阅登记表》，注明借阅人*、部门、借阅档号、文件题名、借阅日期、归还日期，经部门负责人签字后领取。

归还检查：档案管理员收到归还档案时，需检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后登记归还日期，若发觉损坏或丢失，按《档案管理规定》追究借阅人责任。

四、核心管理工具

（一）电子化归档信息表（示例