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车辆维修档案管理制度

一、总则

车辆维修档案，作为记录车辆维修历史、技术状况及管理过程的重要载体，其规范化管理对于保障车辆运行安全、控制维修成本、提升服务质量具有不可替代的作用。为确保每一台车辆的维修信息得到准确、完整、系统的记录与保存，特制定本制度。本制度旨在明确车辆维修档案的构成、建立、归档、保管、查阅、利用及销毁等环节的管理要求，确保档案管理工作有章可循，为车辆全生命周期管理提供可靠的数据支持。

二、适用范围与定义

本制度适用于本单位所有在用及纳入管理的车辆，涵盖从车辆首次维修直至报废或转出本单位期间所产生的全部维修相关档案。凡涉及车辆维修、保养、检测、改装、事故修复等活动，均须依照本制度执行档案管理。

本制度所称车辆维修档案，是指在车辆维修及相关活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

三、档案构成

车辆维修档案应全面反映车辆维修的全过程，主要由以下几个部分构成：

（一）车辆基础信息

包括车辆号牌、车型、车辆识别代号（VIN）、发动机号、购置日期、初次登记日期、技术参数、权属单位/个人等静态信息。此部分信息应在车辆纳入管理或首次维修时准确录入，并根据车辆变更情况及时更新。

（二）维修过程记录

1.维修工单/派工单：记录送修单位/人、送修日期、故障现象描述、报修项目、预计维修工时、接车人、派工信息等。

2.维修项目及工艺记录：详细记载实际执行的维修项目、检查结果、诊断数据、维修步骤、所采用的维修工艺和技术标准等。

3.更换配件明细：记录维修过程中更换的所有配件名称、规格型号、数量、生产厂家、配件编码、供应商信息、更换日期及相关合格证明等。对于重要安全部件，应特别注明。

4.检验记录：包括维修过程中的自检、互检、总检记录，检验项目、检验结果、检验人员及日期。

5.维修结算单：记录维修项目费用、配件费用、工时费用、其他费用、总金额、结算方式、收款信息等。

6.竣工出厂证明：车辆维修竣工后，经检验合格准予出厂的凭证，包含维修单位签章、出厂日期等。

（三）附加佐证材料

如维修过程中产生的照片、视频资料（例如：故障部位、拆装过程、关键数据显示等）、技术咨询记录、特殊维修方案的审批文件、车辆维修质量保证卡等。

四、档案的建立与归档

（一）建档责任

车辆维修档案实行“一车一档”或“一车一号，多次维修记录汇总”的管理原则。维修部门（或负责送修的部门）为档案建立的直接责任单位，应指定专人负责维修过程中各类原始凭证、记录的收集、整理和提交。

（二）信息录入与收集

在车辆维修业务受理之初，即应启动档案信息的采集工作。维修过程中，各环节操作人员应及时、准确、完整地填写相关记录。维修完毕后，由业务负责人或指定人员对所有维修资料进行汇总、核对，确保信息无误、材料齐全。

（三）归档流程

1.整理：对收集到的维修资料进行分类、排序、编写页码，确保其系统性和完整性。

2.审核：档案管理人员或指定审核人员对拟归档的资料进行审核，重点检查资料的真实性、完整性、规范性。对不符合要求的，应退回相关部门补充完善。

3.编号：按照统一的编码规则对档案进行编号，便于检索和管理。编码规则应具有唯一性和可追溯性。

4.登记：将归档档案的基本信息录入档案管理台账或系统，包括档案编号、车辆信息、归档日期、归档人等。

5.存放：将整理好的纸质档案装订成册，放入专用档案盒，标明档案编号和车辆信息后，存入指定的档案柜。电子档案应按照规定格式存储于专用服务器或档案管理系统，并进行备份。

（四）归档时限

车辆维修业务完成并结算后，相关档案材料应在规定工作日内完成整理、审核和归档工作，确保档案的及时性。

五、档案的保管与保密

（一）保管要求

1.存放场所：档案应存放在专用的档案室或档案柜内，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。对于电子档案，应确保存储环境安全，防止数据丢失、损坏或被非法访问。

2.保管期限：车辆维修档案的保管期限应不低于车辆的正常使用年限。对于报废车辆，其档案应至少再保存规定年限后方可按规定程序处理。

3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案完好。电子档案应定期进行数据备份和恢复测试。

（二）保密规定

六、档案的查阅与利用

（一）查阅权限

1.本单位内部因工作需要查阅车辆维修档案，须由相关部门提出申请，经档案管理部门负责人或单位指定负责人批准后，方可查阅。查阅者应出示有效身份证明，并履行登记手续。

2.外部单位（如执法部门、保险公司等）因公务需要查阅，须持单位有效证明及经办人身份证件，经本单位主管领导批准。

3.查阅档案一般不得带出档案保管场所。确因特殊情况需要借出的，须经更高层级负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间