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日常行政管理模板手册

前言

本手册旨在为日常行政管理提供标准化操作指引，涵盖会议管理、办公物资申领、文件归档、访客接待、办公环境维护及员工考勤等核心场景，通过规范流程、明确责任，提升行政工作效率与管理质量，保证行政工作有序开展。

一、会议管理规范

适用情境

部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等需多人参与的正式会议场景。

操作流程指引

会前筹备

确定会议主题、目标及核心议题，明确会议需达成的成果。

根据议题复杂程度预估会议时长，一般会议不超过2小时，重要会议可适当延长但需提前说明。

协调参会人员时间（部门负责人、核心相关人），提前3个工作日发送会议通知，包含时间、地点、参会人、议程及需提前准备的资料（如项目进度表、数据报告等）。

预订会议室，保证设备（投影仪、麦克风、白板）正常，调试会议系统（如线上会议需测试网络、软件功能）。

准备会议材料（纸质版或电子版），按参会人数分装或提前发送至指定邮箱。

会中执行

会议开始前10分钟引导参会人员入场，核对参会名单，提醒关闭手机静音或调至振动模式。

主持人准时宣布会议开始，简要重申会议主题及议程，控制会议节奏，避免偏离议题。

安排专人记录会议内容，重点记录：发言要点、讨论共识、待办事项（明确责任人和完成时限）、争议点及后续解决方案。

针对复杂议题，可安排中途休息（10-15分钟），避免参会人员疲劳影响决策效率。

会后跟进

会议结束后24小时内，整理会议纪要，内容包括：会议基本信息、议题讨论情况、决议事项、待办清单（责任人、截止时间），经主持人审核无误后发送至全体参会人及相关部门。

跟踪待办事项进度，对逾期未完成的任务提前提醒责任人，每周汇总进度并向部门负责人汇报。

归档会议材料（通知、纪要、参会名单、演示文稿），按“年份-月份-会议类型”分类存储，保存期限不少于2年。

示例模板

会议通知单

会议主题

2024年第三季度部门工作推进会

会议时间

2024年7月15日（周一）14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议室

参会人员

部门全体成员、分管领导*经理

会议议程

1.Q2工作总结汇报（*主管）；2.Q3工作计划讨论（各模块负责人）；3.领导总结讲话

需准备材料

各模块Q2工作总结PPT（含数据对比）

联系人及电话

*行政专员（分机8011）

会议纪要（待办事项示例）

序号

待办事项

责任人

截止时间

完成情况

备注

1

整理Q2客户投诉数据并分析原因

*专员

7月20日

-

提交*经理审核

2

制定Q3客户满意度提升方案

*主管

7月25日

-

需包含具体措施

关键提示

会议通知需明确“拒绝无故缺席”，如需请假需提前1个工作日向部门负责人申请并抄送行政部。

会议中避免冗长发言，单个议题讨论时间建议不超过30分钟，保证核心问题高效解决。

会议纪要需“一事一记”，待办事项需可量化、可追溯，避免模糊表述（如“尽快完成”）。

二、办公物资申领管理

适用情境

办公文具（笔、本、文件夹）、办公设备耗材（打印机墨盒、A4纸）、劳保用品（口罩、消毒液）等日常办公物资不足需补充时。

操作流程指引

需求提报

申领人根据实际工作需求，填写《办公物资申领单》，注明物资名称、规格型号、申领数量、申领原因（如“部门打印机墨盒耗尽，需更换黑色墨盒2个”）。

申领数量需合理，避免囤积（如A4纸按月用量申领，单次不超过5包；常规文具按季度用量申领）。

部门审核

申领人将《办公物资申领单》提交至部门负责人审核，负责人核对物资必要性及数量合理性，签字确认。

对于高价值物资（如办公设备、维修配件），需额外说明使用场景及预算来源，由部门负责人加批注后报行政部复核。

采购与发放

行政部收到申领单后2个工作日内完成审核，对符合要求的物资进行统一采购（优先从公司合格供应商库选择，紧急需求可自行采购但事后需补流程）。

物资到货后，行政部验收数量、质量，核对申领单信息，通知申领人领取。

申领人领取时核对物资无误，在《办公物资发放登记表》上签字确认（注明领取日期、物资名称、数量）。

示例模板

办公物资申领单

申部门

市场部

申领日期

2024年7月10日

物资名称

规格型号

申领数量

申领原因

签字笔

0.5mm黑色

10支

部门日常会议使用

A4纸

70g

3包

部门报告打印需求

文件夹

A4竖款蓝色

15个

新项目资料归档

部门负责人

*经理签字

行政部审核

*专员签字

办公物资发放登记表

发放日期

物资名称

规格型号

数量

领取人

领取部门

审核人

2024-7-12

签字笔

0.5mm黑色

10

*助理

市场部

*专员

2024-7-12

A4纸

70g

3

*专员

市场部

*主管

关键提示

严禁私自申领或外借办公物资，个人离职时需将剩余物资交回行政部。

行政部每季度对各部门物资使用情况进行盘点，对异常消耗