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企业合同管理模板标准化流程

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业各类合同的起草、审核、签署、执行及归档管理，覆盖但不限于以下业务场景：

采购业务：原材料采购、设备采购、服务外包等采购合同的签订与管理；

销售业务：产品销售、服务提供等销售合同的签订与履约跟踪；

合作业务：项目合作、技术协作、代理合作等合作协议的管理；

人事业务：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等人事类合同的规范；

资产类业务：固定资产租赁、知识产权转让、不动产买卖等资产相关合同管理；

其他业务：如借款合同、赠与合同等需企业统一管理的其他合同类型。

二、标准化操作流程

（一）合同需求发起与审批

需求提出：业务部门根据实际业务需求，填写《合同需求申请表》（见表1），明确合同类型、合作方基本信息、合同标的、数量/金额、履行期限、核心条款需求（如付款方式、交付标准、违约责任等）及附件清单（如技术参数、图纸等）。

部门初审：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点核对业务需求是否符合公司战略、预算是否在可控范围内，签字确认后提交至法务部门。

跨部门协同：涉及财务、人事、技术等部门的合同，需提前征求相关专业意见（如财务审核付款条件、技术审核技术标准），保证条款无冲突。

（二）合同模板选择与起草

模板匹配：法务部门根据合同类型（如采购、销售、合作等），从公司《合同模板库》中选取最新版本的标准模板。若现有模板无法满足需求，需启动模板新增/修订流程（详见“模板管理”补充说明）。

内容起草：业务部门联合法务部门，依据标准模板填写具体条款，保证以下信息准确无误：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表等）；

合同标的、数量、质量标准、价款/报酬及支付方式；

履行期限、地点、方式及验收标准；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

附件名称及效力说明。

内部复核：起草完成后，业务部门负责人对合同内容的业务准确性进行复核，法务部门对条款的合法性、合规性及逻辑严谨性进行审核，重点排查法律风险（如格式条款无效、管辖约定不当等）。

（三）合同审核与修订

多级审核：根据合同金额及风险等级，设置审核权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门初审+法务部门审核；

5万元＜金额≤50万元：业务部门初审+法务部门审核+财务部门审核；

金额＞50万元：业务部门初审+法务部门审核+财务部门审核+分管副总/总经理终审。

意见反馈与修订：审核部门需在《合同审核意见表》（见表2）中明确审核意见及修改建议，反馈至起草部门。起草部门需逐项落实修改意见，重大条款调整需重新提交审核，直至所有审核环节通过。

最终确认：审核通过后，由法务部门汇总审核意见，形成最终合同文本，交由业务部门与合作方沟通确认。

（四）合同签署与用印

文本定稿：双方确认合同内容后，打印纸质文本（一式X份，根据合作方需求及存档要求确定份数），保证每份文本内容完全一致，无涂改（若有修改需双方盖章/签字确认）。

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审核通过的《合同审核意见表》及《合同需求申请表》，提交至行政部门/综合管理部。

用印管理：行政部门核对用印材料是否齐全、审批流程是否完整，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。用印后，合同文本由业务部门负责分发至合作方及存档部门。

（五）合同履行与跟踪

履行交底：业务部门在合同生效后3个工作日内，向相关部门（如生产、财务、仓储等）进行履行交底，明确合同关键节点（如交付时间、付款节点、验收流程）及责任分工。

过程跟踪：业务部门指定专人负责跟踪合同履行情况，建立《合同执行跟踪表》（见表3），记录履行进度、对方履约情况、异常问题（如延迟交付、质量瑕疵等）及处理措施。

验收与确认：合同涉及交付/验收的，业务部门需按照约定组织验收，形成书面验收报告（由双方授权代表签字/盖章确认）；涉及付款的，财务部门凭验收报告、合同及发票办理付款手续。

（六）合同归档与复盘

材料归集：合同履行完毕或终止后，业务部门收集全套合同材料（包括合同文本、审批文件、附件、往来函件、验收报告、付款凭证等），整理成册。

归档管理：材料齐全后，提交至档案管理部门，按照“一合同一档”原则编号归档，电子版同步至合同管理系统，保证档案完整、可追溯。

复盘优化：每季度/年度，法务部门牵头组织业务、财务等部门对合同管理流程进行复盘，分析常见问题（如审核延迟、履约纠纷等），优化模板条款及管理流程，持续提升合同管理水平。

三、关键流程表单模板

表1：合同需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

合同类型

□采购□销售□合作□人事□资产□其他：________

合作方名称

合同标的

数量/规模

合同金额（万元）

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心条款需求

1.付款方式：