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采购成本控制流程模板及实用工具

一、适用范围与典型应用场景

二、采购成本控制全流程操作指南

核心目标：在保障采购质量与交付效率的前提下，通过流程管控实现成本最低化。

步骤1：采购需求提报与合理性审核

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部

操作说明：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额（需附成本测算依据，如历史采购价、市场询价记录）。

采购部对需求的合理性进行审核：核查数量是否与生产计划/业务匹配、规格是否冗余、预算是否符合公司成本控制标准。

财务部对预算合规性进行复核，重点检查预算是否超支、成本测算是否合理。

输出成果：经审批的《采购需求申请表》，作为后续采购执行的依据。

步骤2：供应商寻源与评估筛选

操作主体：采购部、需求部门、质量部（如涉及物料质量）

操作说明：

采购部根据需求规格，通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）等方式收集供应商信息，要求供应商提供报价单、资质文件（营业执照、相关行业认证等）、样品（如需）。

组建评估小组（含采购、需求、质量人员），从价格、质量、交期、服务、资质、合作稳定性等维度对供应商进行量化评分（参考《供应商评估表》）。

优先选择综合评分最高且符合成本控制目标的供应商，淘汰报价异常或资质不符的供应商。

输出成果：《供应商评估表》《询价比价记录表》，确定候选供应商名单。

步骤3：采购执行与成本锁定

操作主体：采购部、需求部门

操作说明：

采购部与候选供应商谈判，重点锁定采购价格、付款方式、交货条款、违约责任等，争取批量采购折扣、账期优化等成本让利。

对大宗或高价值采购，采用“成本拆解法”验证价格合理性（如原材料成本+加工费+利润+税费），避免虚高报价。

谈判完成后，编制《采购成本分析表》，对比历史成本、市场均价、预算成本，说明成本差异原因（如原材料涨价、批量折扣等）。

输出成果：《采购成本分析表》《采购合同草案》（经法务部审核后定稿）。

步骤4：合同签订与履约监控

操作主体：采购部、法务部、仓库/需求部门

操作说明：

采购部与供应商签订正式合同，明确成本控制相关条款（如价格调整机制、逾期交货的违约金、质量不合格的扣款标准）。

仓库/需求部门按合同约定收货/验收，核对数量、质量是否符合要求，记录实际到货成本（含运费、保险费等附加成本）。

采购部建立《合同执行跟踪表》，监控供应商履约情况（交期达标率、质量合格率），对偏离成本目标的环节及时预警（如运费超支、频繁补货导致的隐性成本增加）。

输出成果：《采购合同》《合同执行跟踪表》《验收单》。

步骤5：成本核算与复盘优化

操作主体：财务部、采购部、需求部门

操作说明：

财务部根据验收单、发票、合同等核算实际采购成本，对比预算成本与《采购成本分析表》，分析差异原因（如市场价格波动、供应商选择失误、需求变更等）。

采购部组织复盘会议，邀请需求部门、财务部参与，总结成本控制中的经验（如成功谈判策略）与问题（如需求提报延迟导致的紧急采购溢价）。

根据复盘结果，优化采购流程（如调整需求提报周期、更新供应商评估标准）、更新成本数据库（如最新市场价、标准成本），形成《采购成本控制改进报告》。

输出成果：《采购成本核算表》《采购成本控制改进报告》。

三、配套实用工具模板

模板1：采购需求申请表

序号

物料/服务名称

规格型号

需求数量

期望交付日期

预算金额（元）

成本测算依据

需求部门

申请人

日期

1

A原材料

XYZ-2024

1000kg

2024-06-30

50,000

历史采购价48元/kg，预计上涨5%

生产部

*

2024-06-01

2

办公纸

A480g

10箱

2024-06-15

1,500

3家询价均价1450-1550元/箱

行政部

*

2024-06-05

填写说明：成本测算依据需注明数据来源（如历史采购记录、市场调研、供应商报价等），预算金额不得超部门年度预算。

模板2：供应商评估表

评估维度

权重（%）

评分标准（1-10分）

供应商A得分

供应商B得分

供应商C得分

价格合理性

30

最低价10分，每高1%扣1分

8

9

7

质量保障能力

25

有ISO认证且样品合格10分

9

8

8

交期准时率

20

近1年准时率100%10分

10

9

7

服务响应速度

15

24小时内响应10分

8

10

8

资质与信誉

10

行业口碑好、无违规10分

9

9

8

加权总分

100

——

8.65

8.95

7.55

评估说明：由评估小组集体打分，去掉最高分和最低分后取平均值，优先选择总分≥8分且价格合理的供应商。

模板3：采购成本分析表

物料名称

预算成本（元）

实际采购成本（元）

市场均价（元）

历史成本（元）

成本差异率（%）

差异原因分析

A原材