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产品功能说明书制作及维护规范

一、规范制定背景与目标

（一）应用场景

本规范适用于公司所有产品的功能说明书制作与全生命周期维护，涵盖新产品上线、功能迭代、版本升级等场景。具体包括但不限于：

新产品研发完成后，需向用户、市场、客服等输出标准化功能说明；

产品功能优化或新增模块时，同步更新说明书内容；

因用户反馈、政策合规或技术架构调整导致功能变更时，保证说明书与实际功能一致；

多部门协作（如产品、研发、测试、市场）时，统一说明书格式与内容要求，减少信息传递误差。

（二）规范目标

统一标准：明确功能说明书的结构、格式及内容要求，保证不同产品、不同版本的说明书风格一致；

提升效率：规范制作与维护流程，减少重复沟通与返工，缩短文档产出周期；

保障质量：通过多环节评审与版本管理，保证说明书内容准确、完整、易懂，降低用户使用成本；

风险控制：避免因说明书内容滞后或错误导致的用户投诉、合规风险等问题。

二、适用范围与职责分工

（一）适用范围

本规范适用于公司所有软件产品（含Web端、移动端、小程序等硬件配套产品）的功能说明书，覆盖面向用户、内部运营及合作伙伴的不同类型说明文档。

（二）职责分工

角色

职责描述

*产品经理

输出产品需求文档（PRD），确认功能说明书的核心内容与需求边界；参与说明书评审，保证功能描述与产品设计一致。

*技术文档工程师

根据PRD及研发输出，撰写功能说明书初稿；组织跨部门评审，修订内容；负责说明书发布与归档。

*研发工程师

提供功能实现逻辑、技术参数及接口说明（如需）；解答说明书中的技术疑问，保证内容与代码实现一致。

*测试工程师

验证说明书描述的功能与实际测试结果一致，标注功能边界与异常场景。

*市场专员

提供用户画像及应用场景建议，保证说明书符合目标用户理解习惯；协助推广文档版本。

*文档管理员

维护说明书模板库与版本历史，记录变更日志；控制文档发布权限，保证归档版本可追溯。

三、功能说明书制作全流程操作指南

（一）阶段一：需求收集与内容规划

输入材料：产品需求文档（PRD）、产品原型图、技术架构文档、竞品分析报告（可选）。

核心任务：

产品经理与技术文档工程师共同梳理产品核心功能模块，划分说明书章节结构（参考“四、模板表格”中的模板结构）；

明确说明书目标读者（如终端用户、运营人员、开发者），确定内容深度与语言风格（如用户版侧重操作步骤，开发者版侧重接口说明）；

列出功能清单，标注优先级（核心功能、次要功能、扩展功能），保证核心功能内容详实。

输出物：《功能说明书内容规划表》（含章节结构、功能模块、负责人、完成时间）。

（二）阶段二：初稿撰写

撰写原则：

准确性：功能描述与PRD、研发实现逻辑一致，避免“大概”“可能”等模糊表述；

完整性：覆盖功能入口、操作步骤、参数说明、结果反馈、注意事项等全要素；

简洁性：用短句、分点描述，避免冗长段落，配合截图/示意图辅助说明（关键步骤需标注红框、箭头等提示）；

一致性：术语统一（如“订单”与“工单”不可混用），格式规范（标题层级、字体、缩进等符合模板要求）。

分模块撰写要点：

功能概述：用1-2句话说明功能定位、核心价值及适用场景（例：“批量导入功能支持用户通过Excel模板一次性添加100条客户信息，提升信息录入效率”）；

操作步骤：按“入口→流程→结果”顺序分步描述，每步以“动词+对象”开头（例：“1.登录系统后，【客户管理】→【批量导入】；2.【模板】，按示例填写Excel内容；3.选择填写完成的文件，【】；4.系统校验通过后，提示‘导入成功：100条’”）；

参数说明：表格形式列出输入框、下拉菜单等参数的名称、类型、必填/选填、限制规则及示例（例：“客户名称：文本，必填，长度2-50字符，示例‘科技有限公司’”）；

注意事项：标注功能限制（如“单次导入最多100条”）、异常处理（如“若客户名称重复，系统自动覆盖原数据”）及风险提示（如“文件需保证格式正确，否则校验失败”）。

输出物：功能说明书初稿（Word/PDF格式，含章节目录、截图、参数表）。

（三）阶段三：跨部门评审

评审组织：技术文档工程师提前2个工作日发送初稿及评审标准（准确性、完整性、易懂性），邀请产品经理、研发工程师、测试工程师、*市场专员参与，会议时长控制在1小时内。

评审要点：

内容一致性：功能描述与PRD、测试用例是否匹配；

技术准确性：参数说明、接口文档、异常场景是否与研发实现一致；

用户体验：操作步骤是否清晰，截图是否直观，语言是否符合用户认知；

合规性：是否涉及数据隐私、敏感信息，是否符合行业规范（如金融产品的风险提示）。

输出物：《功能说明书评审意见表》（含评审人、意见类型、问题描述、修改建议、确认结果）。

（四）阶段四：修订与定稿

修订要求：*技术文档工程师根据评审意见