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财务费用报销审核标准化流程及表单

一、适用范围与核心价值

本流程及表单适用于企业内部所有员工因公发生的各项费用报销场景，包括但不限于日常办公费用（文具、通讯费等）、差旅费用（交通、住宿、补助等）、业务招待费用（客户餐费、礼品等）、市场推广费用（广告、物料等）及其他经公司认定的合理支出。

通过标准化流程规范报销行为，保证费用真实、合规、合理，提高报销效率，降低财务风险，同时明确各环节职责，保障企业资金管理有序进行。

二、标准化操作流程详解

（一）报销发起：材料准备与单据填写

操作主体：费用实际发生人（员工）

具体步骤：

整理原始凭证：收集费用发生时的合规原始凭证，包括但不限于：

增值税发票（需为合规发票，抬头为公司全称，税号准确，且与实际业务内容一致）；

费用明细清单（如打车费行程单、住宿费发票附明细等）；

其他证明材料（如出差审批单、招待事由说明、会议通知等，根据费用类型补充）。

注：电子发票需打印纸质版并注明“已报销，仅此一次”，避免重复使用。

填写《费用报销单》：

按模板要求填写基本信息（报销人姓名、所属部门、报销日期、报销周期）；

分项填写费用明细（日期、费用类型、具体事由、金额、发票号码），保证金额与原始凭证一致；

计算报销总额（大小写均需填写，大小写金额必须一致）；

粘贴原始凭证：按发票时间顺序从左至右、从上至下整齐粘贴在《费用报销单》背面，附件张数与单据填写数量一致。

（二）部门审核：业务真实性与合理性把关

操作主体：部门负责人

审核要点：

核对报销费用是否属于部门预算范围内，是否符合公司业务需求；

检查费用事由是否真实、合理，是否存在虚报、夸大情况；

确认报销人是否为部门在职员工，报销周期是否符合公司规定（一般为费用发生后30日内提交，超期需书面说明原因）；

审核无误后，在《费用报销单》“部门负责人审批”栏签字确认，并注明审核日期。

（三）财务初审：单据合规性与完整性核查

操作主体：财务部专员

审核要点：

单据完整性：检查《费用报销单》填写是否完整（无漏填项、字迹清晰），附件是否齐全（发票、审批单等）；

发票合规性：通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证发票真伪，核对发票抬头、税号、开票日期、金额、业务内容是否符合公司要求（如“办公用品”需附具体清单，“招待费”需注明招待对象及事由）；

金额准确性：核对报销单总金额与附件发票合计金额是否一致，大小写金额是否匹配；

预算符合性：若涉及预算控制，检查费用是否超出部门预算，超预算部分是否已提前履行预算调整审批流程。

初审不通过的，需注明退回原因（如“发票未盖章”“事由不明确”），并交由报销人补充修改；初审通过的，流转至财务复核岗。

（四）财务复核：整体流程与审批权限把控

操作主体：财务部主管/经理

审核要点：

复核初审岗已审核事项，保证单据合规性无遗漏；

核查费用报销审批权限是否符合公司规定（示例：

单笔报销金额≤5000元：部门负责人+财务主管审批；

5000元＜单笔报销金额≤20000元：部门负责人+财务主管+分管副总审批；

单笔报销金额＞20000元：部门负责人+财务主管+分管副总+总经理审批）；

对大额或异常费用（如单笔招待费超5000元、月度差旅费突增等）进行重点核实，要求报销人补充说明材料。

复核无误后，在《费用报销单》“财务复核”栏签字确认，并提交至对应审批权限的领导。

（五）领导审批：最终决策与授权

操作主体：分管副总/总经理（根据审批权限确定）

审批要点：

根据财务复核意见，结合业务实际需求，判断费用报销的合理性与必要性；

对预算外、超标准或特殊事项费用，需评估其业务价值，保证符合公司成本控制原则；

审批通过后，在《费用报销单》“领导审批”栏签字确认；审批不通过的，注明原因并退回报销人。

（六）出纳付款：资金支付与单据交接

操作主体：财务部出纳

操作步骤：

收到审批完成的《费用报销单》，核对审批签字是否完整、审批流程是否符合规定；

确认报销人收款信息（银行卡号、户名、开户行），通过银行转账方式支付报销款项（原则上不支付现金，特殊情况需经财务负责人批准）；

支付完成后，在《费用报销单》“出纳签字”栏注明支付日期及支付方式，并将报销单交由财务记账岗。

（七）账务处理：凭证录入与档案归档

操作主体：财务部记账岗

操作步骤：

根据《费用报销单》及原始凭证，在财务系统中录入记账凭证，保证科目使用准确、摘要清晰（如“销售部-差旅费-北京展会交通费”）；

打印记账凭证，连同原始凭证一起装订成册，标注凭证编号、日期、金额、附件张数等信息；

将装订好的凭证档案按月分类存放，保存期限不少于10年（涉税凭证需永久保存）。

三、费用报销单模板设计

公司费用报销单

基本信息

报销人姓名

所属部门

报销周期

□日常费用□差旅费□招待费□其他_________

费用明