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多部门协作会议纪要模板

一、适用场景

二、操作流程指南

（一）会前准备

明确会议目标：组织部门需提前梳理会议核心目的（如“确定Q3产品上线排期”“解决客户投诉集中问题”），避免讨论偏离主题。

确定参会人员：根据议题邀请相关部门负责人或核心执行人（如涉及技术决策需技术部代表，涉及资源调配需财务部参与），提前3天发送会议通知，明确时间、地点及议程。

准备会议资料：整理背景文档、数据报表、待讨论问题清单等，提前1天分发至参会人员，保证各方有充足时间预研。

（二）会中记录

确认基础信息：会议开始时，记录人员需核对会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人，以及参会部门及人员（用“”代替具体姓名，如“市场部、技术部*”），标注缺席人员及原因。

逐项记录议题：按照议程顺序，记录每个议题的讨论要点：

各部门核心观点（如“设计部提出UI需优化用户登录流程，技术部评估需增加2天开发时间”）；

意见分歧点（如“销售部希望优先上线A功能，运营部建议优先推进B功能”）；

达成的共识或初步结论（如“优先上线A功能，B功能纳入二期规划”）。

聚焦行动项：对需执行的任务，明确记录“任务描述、负责人（部门及）、协助部门、截止日期”，避免模糊表述（如“优化登录流程”改为“完成用户登录页UI优化，兼容移动端，由技术部负责，设计部*协助，8月15日前完成开发”）。

（三）会后整理

整理纪要初稿：会议结束后2个工作日内，记录人员根据会议记录整理纪要初稿，包含会议基本信息、议题讨论摘要、决议事项、行动项清单，保证语言简洁、数据准确（如“客户投诉率从5%降至2%”）。

审核与确认：将初稿发送至主持人及各部门参会人员确认，重点核对行动项的责任人、时间节点是否无误，根据反馈修改后定稿。

分发与归档：定稿后1个工作日内，通过企业内部系统或邮件发送至所有参会部门及抄送相关领导，同步在共享文件夹归档，方便后续查阅。

跟进执行：纪要中标注的“未完成”行动项，记录人员需在截止日前3天提醒负责人，并在下次会议中同步进展。

三、会议纪要模板

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：Q3新产品上线跨部门协调会

会议日期

例：2023年8月10日

会议时间

例：14:00-16:00

会议地点

例：总部301会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

例：运营部*

记录人

例：行政部*

参会部门及人员

例：市场部、技术部、设计部、财务部、客服部*

缺席人员及原因

例：技术部（外出培训）

（二）议题讨论与决议

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

共识/决议

001

产品上线排期

市场部提出需9月10日上线以配合推广活动；技术部评估核心功能开发需15天，测试需5天，建议9月5日上线。

决议：产品于9月5日上线，市场部提前3天启动推广预热，技术部每日同步开发进度。

002

客户投诉处理流程优化

客服部反馈当前投诉处理跨部门流转慢，平均耗时48小时；财务部建议简化审批环节，明确“紧急投诉2小时响应”。

共识：修订《客户投诉处理规范》，增加“紧急投诉”通道，由客服部、技术部联合制定细则，8月20日前完成。

（三）行动项清单

行动项编号

任务描述

负责人（部门及*）

协助部门

截止日期

当前状态

备注

A001

完成产品推广预热方案

市场部*

设计部*

8月25日

进行中

需包含短视频素材

A002

核心功能开发与单元测试

技术部*

无

8月30日

进行中

每日17:00同步进度

A003

修订《客户投诉处理规范》

客服部、技术部

法务部*

8月20日

未开始

增加紧急投诉条款

（四）附件（可选）

附件1：Q3产品功能需求清单

附件2：客户投诉率数据统计表（2023年7月）

四、使用要点提示

会前充分对齐：组织需提前与各部门确认议题边界，避免临时增减议程导致讨论低效；对复杂议题，可提前收集书面意见，缩短会议时间。

记录客观中立：纪要需如实反映各方观点，不偏向特定部门，尤其对分歧点需明确标注（如“销售部建议A方案，运营部建议B方案，未达成一致”）。

行动项可追溯：每个行动项需有唯一编号，关联具体议题，便于后续跟进；负责人需明确到具体人（而非“相关部门”），避免责任模糊。

闭环管理：对未完成的行动项，需在下次会议中优先跟进，说明延期原因及新计划，保证“事事有回音、件件有着落”。

版本控制：纪要定稿后标注版本号（如“V1.0”），避免修改后版本混乱；重要决议需抄送部门负责人上级，保证资源支持到位。