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会计电算化操作流程培训教材

引言

随着信息技术在各行各业的深度融合，会计工作也已从传统的手工记账迈向电算化、信息化时代。会计电算化不仅显著提高了会计核算的效率和准确性，更拓展了会计管理职能的发挥空间。本教材旨在系统介绍会计电算化的基本操作流程，帮助会计人员快速掌握电算化环境下的日常账务处理、期末核算及报表生成等核心技能，以期规范操作，提升工作效能，确保会计信息质量。本教材适用于初次接触会计电算化系统或需要系统梳理操作流程的会计从业人员。

第一章系统初始设置与准备

在正式开展会计电算化工作之前，系统的初始设置是奠定整个会计核算基础的关键环节。这一步骤的准确性与完整性，直接关系到后续会计数据的质量和会计工作的顺畅进行。

1.1账套管理

账套是会计电算化系统中，用于存放一个独立核算单位会计数据的集合。

*账套建立：根据企业的实际情况，在系统中创建新的账套。需准确录入账套名称、所属行业（部分系统可据此预设会计科目）、启用会计期间、记账本位币等基础信息。

*账套修改与维护：在未启用或特定条件下，可对部分账套信息进行修改。日常需关注账套的运行状态，确保其正常。

*账套备份与恢复：这是保障数据安全的重要措施。应定期对账套数据进行备份，并妥善保管备份介质。在数据发生意外丢失或损坏时，可通过恢复功能将数据还原。

1.2操作员及权限管理

为保证会计工作的内部控制和数据安全，需明确不同操作人员的职责分工。

*操作员增加与删除：根据实际工作需要，在系统中添加操作人员信息，包括姓名、登录编号等。对于离职或不再从事相关岗位的人员，应及时删除或禁用其操作权限。

*角色与权限分配：系统通常预设多种角色（如账套主管、会计、出纳、审核员等），每种角色对应不同的操作权限。管理员需为每个操作员分配适当的角色，或根据需要细化权限，确保“不相容岗位相互分离”，例如，制单人员与审核人员不能为同一人。

1.3会计科目体系建立与维护

会计科目是对会计要素的具体分类，是进行会计核算的基础。

*科目引入与初始化：部分系统提供了符合国家会计制度规定的标准会计科目表，企业可根据自身行业特点和核算需求引入并进行修改。

*科目新增、修改与删除：在遵循会计制度的前提下，企业可根据实际业务需要增设明细科目，或对现有科目名称、编码、辅助核算项等进行修改。对于不再使用的科目，可将其禁用或删除（需确保该科目无发生额和余额）。

*指定科目：如指定现金、银行总账科目，以便进行出纳管理和资金日记账的查询。

1.4初始余额录入与试算平衡

在账套启用初期，需将手工账或前期系统的期末余额过渡到新系统中。

*录入初始余额：根据启用月份的不同，录入各会计科目的期初余额或年初余额及累计发生额。对于有明细科目的总账科目，其余额由明细科目汇总生成。

*试算平衡：初始余额录入完毕后，必须进行试算平衡检查。检查所有总账科目的借方期初余额合计是否等于贷方期初余额合计，确保初始数据的正确性。若不平衡，需仔细核对修正，直至平衡后方可启用账套。

1.5凭证类别及结算方式等基础信息设置

*凭证类别设置：根据企业核算习惯，选择或自定义凭证类别，如记账凭证、收款凭证、付款凭证、转账凭证等，并可设置相应的限制条件。

*结算方式设置：如现金、支票（现金支票、转账支票）、汇票、电汇等，便于对银行存款收支业务进行分类核算和管理。

*其他基础信息：如部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案等，这些信息将在填制凭证、进行辅助核算时被引用。

第二章日常账务处理

日常账务处理是会计电算化工作中最频繁、最核心的环节，主要包括凭证的填制、审核、记账等步骤。

2.1原始凭证的收集与审核

电算化环境下，原始凭证的收集与审核流程与手工会计基本一致。会计人员需对取得的原始凭证的真实性、合法性、合规性及完整性进行严格审核，确保其符合记账要求。审核无误的原始凭证是填制记账凭证的依据。

2.2记账凭证的填制

记账凭证是登记账簿的直接依据，其填制质量直接影响会计信息的准确性。

*凭证日期：一般为经济业务发生日期或编制凭证的日期。

*凭证编号：系统通常会自动按类别和顺序编号，确保唯一性和连续性。

*附件张数：如实填写所附原始凭证的张数。

*摘要：简明扼要地描述经济业务内容，便于理解和查询。

*会计科目：根据经济业务性质，准确选择对应的总账科目和明细科目。

*借贷方金额：依据原始凭证，准确录入各会计科目的借方或贷方发生额，确保借贷平衡。

*辅助核算信息：若科目设置了辅助核算（如部门、客户、供应商、项目等），需同时录入相应的辅助信息。

*制单人与复核：制单人完成填制后，应仔细检查，确保无误。

2.3记账凭证的审核

为保证凭证填制的准确