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行政采购及预算制定一体化模板

一、适用场景与核心价值

二、全流程操作步骤详解

（一）预算编制阶段：需求收集与预算核定

需求收集与初审

行政部门提前10个工作日向各部门下发《行政采购需求提报表》，明确需采购的物品/服务名称、规格、数量、预估单价、用途、期望到货时间等。

各部门负责人*对需求合理性进行初审（重点核查必要性、规格匹配度），签字确认后反馈至行政部门。

预算汇总与平衡

行政部门收集各部门需求后，编制《行政采购需求汇总表》，按物品类别（如办公耗材、设备、服务）分类统计，结合历史采购数据、市场价格波动及年度战略目标，测算年度采购预算总额。

财务部门*对预算合理性进行审核（重点评估是否符合成本控制要求、是否与年度财务预算匹配），提出调整建议并反馈行政部门。

预算审批与定稿

行政部门根据财务反馈修改预算方案，形成《年度行政采购预算表》，按审批权限逐级报批（如部门负责人→财务经理→总经理*）。

审批通过后，正式印发年度采购预算，作为后续采购执行的依据。

（二）采购申请与审批阶段：预算约束下的合规启动

提交采购申请

各部门根据实际需求，在预算额度内填写《行政采购申请审批表》，注明采购物品/服务详情、预算金额、供应商推荐（如有）、紧急程度等，附相关支撑材料（如报价单、需求说明）。

多级审批流程

部门审批：部门负责人*审核采购必要性及是否在预算范围内，签字确认。

财务审批：财务专员*核对预算余额、价格合理性，重点核查超预算采购（超10%及以上需提交《预算调整申请表》）。

分管领导审批：采购金额达到一定标准（如单笔≥5000元）需分管领导*审批，保证大额支出合规。

总经理审批：重大采购（如单笔≥2万元）或涉及重要资产采购，需总经理*最终审批。

（三）采购执行阶段：比价、选型与合同管理

供应商选择与比价

通用物品（如办公文具）可从合格供应商库中选取3家以上比价，填写《供应商比价记录表》，明确报价、交期、售后条款等。

定制化服务或大额采购，需组织采购小组（含行政、财务、需求部门代表）进行评审，形成《采购评审报告》，择优确定供应商。

合同签订与交期跟踪

与供应商签订《行政采购合同》，明确标的、数量、金额、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门*（如有）审核及授权领导签字。

行政部门指定专人跟踪采购进度，保证按时交付，如遇延迟需及时协调并记录原因。

（四）验收与结算阶段：质量把控与成本闭环

物品/服务验收

到货后，需求部门、行政部门、财务部门共同参与验收，对照采购合同及《采购申请审批表》核对物品数量、规格、质量，或检查服务完成情况，填写《采购验收单》，三方签字确认。

验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录问题处理过程。

费用结算与预算更新

财务部门根据验收合格单、发票（合规票据）及合同条款，办理付款手续，填写《采购结算表》。

行政部门在预算管理台账中登记实际采购金额，更新剩余预算，保证预算执行动态可追溯。

（五）预算调整与复盘阶段：动态优化与经验沉淀

预算调整管理

年度执行中如因政策变化、市场波动等确需调整预算，需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、金额、对原预算的影响，按原审批流程报批。

预算调整需严格控制，避免频繁变更，保证预算严肃性。

季度/年度复盘

每季度末，行政部门联合财务部门分析预算执行情况（如执行率、超支原因、供应商履约率），编制《采购预算执行分析报告》。

年末召开复盘会，总结经验（如高效供应商管理、成本控制方法），提出改进措施，优化下一年度预算编制逻辑。

三、核心模板表格设计

（一）行政采购需求提报表

需求部门

申请人*

联系方式

日期

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

用途说明

期望到货时间

是否紧急（□是□否）

附件（如报价单）

部门负责人审批：*日期：

（二）年度行政采购预算表

预算年度

编制部门

编制人*

日期

序号

物品/服务类别

预算项目

预算数量

1

办公耗材

打印纸

100箱

2

办公设备

台式电脑

10台

…

…

…

…

财务审核：*日期：

总经理审批：*日期：

（三）行政采购申请审批表

申请部门

申请人*

日期

预算编号

物品/服务名称

规格型号

数量

预算金额（元）

采购理由

供应商推荐（□是□否，供应商名称：_________）

交货期

付款方式

部门负责人审批：*日期：

财务审批：*日期：

分管领导审批：*日期：

总经理审批：*日期：

（四）采购验收单

采购申请编号

供应商名称

合同编号

验收日期

物品/服务名称

规格型号

数量

单价（元）

验收标准（可附页）

需求部门验收意见：负责人：*日期：

行政部门验收意见：负责人：*日期：

财务部门验收意见：负责人：*日期：

（五）采购预算执行分析表（季度）

季度

分析部门

分析人*

日期

预算