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采购与供应商管理标准操作手册

一、前言

本手册旨在规范企业采购业务全流程及供应商管理工作，明确各环节职责分工、操作标准与风险控制要求，保证采购活动合规、高效、经济，同时通过科学管理提升供应商合作质量，保障供应链稳定。手册适用于企业采购部门、供应链管理部门及相关业务部门人员，涵盖从供应商准入到合作优化的全生命周期管理。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有采购类型，包括但不限于：原材料采购、设备采购、服务采购（如物流、咨询等），以及新供应商开发、现有供应商评估、采购合同执行等全场景管理。

（二）典型应用场景

新供应商合作前：需开展资质审核、现场考察、样品测试等准入评估工作；

日常采购需求提报：业务部门根据生产/运营需求发起采购申请，经审批后执行；

供应商选择与招标：达到招标金额标准的采购项目，需通过公开招标、竞争性谈判等方式确定供应商；

合同签订与履约：与供应商签订正式合同，跟踪交货、验收、付款等履约环节；

供应商绩效评估：定期对供应商在质量、交期、价格、服务等方面的表现进行量化评分；

供应商关系优化：根据评估结果对供应商进行分级管理，淘汰不合格供应商，深化优质合作。

三、核心流程操作说明

（一）供应商准入管理流程

目标：保证合作供应商具备合法资质、生产能力及质量保证能力，从源头控制风险。

操作步骤：

供应商资质预审

采购专员*收到供应商合作意向后，要求其提交《供应商资质文件清单》（含营业执照、行业生产许可证、质量体系认证、相关产品检测报告、法定代表人证件号码明等复印件）；

核验资质文件的真实性、有效性与完整性，重点检查经营范围是否匹配采购需求、证书是否在有效期内，对预审不合格的供应商，反馈具体原因并终止流程。

现场考察评估

对预审通过的供应商，由采购经理*牵头，联合质量部、生产部组成考察小组（3-5人），赴供应商现场进行实地考察；

考察重点包括：生产环境、设备先进性与维护状况、生产工艺流程、质量控制体系（如ISO9001认证执行情况）、仓储物流能力、财务状况（近3年财务报表）等；

填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势与不足，考察小组全员签字确认。

样品测试与小批量试用

对于涉及产品质量的采购，要求供应商提供样品，由质量部按《原材料/成品检验标准》进行测试，出具《样品测试报告》；

测试合格后，可安排小批量试用（试用数量不超过首次采购量的30%），生产部记录试用过程中的产品合格率、使用稳定性等数据，形成《小批量试用评估报告》。

评审与审批

采购专员汇总资质文件、考察记录、测试报告、试用报告等资料，提交供应商评审委员会（由采购总监、质量总监、生产总监组成）；

评审委员会按《供应商准入评分表》（见第四章模板）对供应商进行综合评分，评分≥80分（满分100分）为合格；

评审通过的供应商，经总经理*审批后，录入《合格供应商名录》，启动合作；不合格的供应商，反馈结果并保留资料6个月（期间若资质或能力提升可重新申请）。

（二）采购需求审批与计划制定流程

目标：规范采购需求提报与审批，保证采购计划与生产经营、库存管理匹配，避免盲目采购。

操作步骤：

需求发起与提报

业务部门（生产部、行政部等）根据月度/季度生产计划或实际需求，填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、需求数量、用途、期望交货日期、预算金额等信息，部门负责人*签字确认后提交采购部。

需求复核与库存核查

采购专员*收到需求后，核查采购需求的合理性（如数量是否与生产计划匹配、规格是否明确），并同步查询库存管理系统，确认现有库存及在途订单数量，避免重复采购；

对需求不明确或库存可满足的情况，退回业务部门补充完善；对合理需求，标注“复核通过”并提交采购经理*审核。

预算与审批权限审核

采购经理复核采购需求与预算的匹配度，若超出年度预算，需提交财务部审核，说明超预算原因及资金来源；

按审批权限分级审批（示例）：

金额≤5万元：采购经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：采购总监*审批；

金额＞20万元：总经理*审批；

审批通过后，《采购计划表》，明确采购物料、数量、时间、责任供应商等；审批未通过的，反馈业务部门调整需求。

（三）供应商选择与招标采购流程

目标：通过公平、公正的竞争方式选择优质供应商，保证采购价格合理、质量可靠。

操作步骤：

招标方式确定

采购专员*根据采购金额、物料类型确定招标方式：

公开招标：适用于金额≥10万元或通用性物料，通过企业官网或指定招标平台发布招标公告；

邀请招标：适用于金额5万-10万元或供应商资源有限的物料，从《合格供应商名录》中邀请3家及以上供应商参与；

竞争性谈判：适用于技术复杂或需求紧急的物料，与2-3家供应商进行多轮谈判确定合作方。

招标文件编制与发布

采购专员编制招标文件，包含采购需求、技术要求、评标标准、