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企业办公物资管理审批流程规范书

一、规范目的与适用范围

为规范企业内部办公物资的申领、采购、审批及使用流程，保证物资合理配置、高效利用且成本可控，特制定本规范。本规范适用于企业各部门、各分支机构的办公物资管理活动，涵盖日常办公耗材（如纸张、笔具、文件夹）、办公设备（如电脑、打印机、办公家具）、防疫物资（如口罩、消毒液）及其他纳入企业统一管理的办公所需物资。

二、办公物资管理审批流程细则

（一）需求提出与部门初审

发起申请：部门因工作需要申领办公物资时，由申请人填写《企业办公物资采购申请审批表》（详见第三部分模板），注明申领物资名称、规格型号、数量、预估单价、总价及申领事由，经申请人签字确认后，提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人（或指定物资管理员）对照部门工作计划及现有库存物资，对申领需求的合理性进行审核。审核通过后，在审批表中签署“同意”意见并签字；若需求不合理或库存充足，需注明“不同意”及理由，退回申请人调整。

时限要求：部门需在收到申请后1个工作日内完成审核。

（二）物资管理部门复核

库存与需求核对：部门审核通过后，审批表提交至企业物资管理部门（如行政部、综合管理部）。物资管理员核对系统库存台账，确认申领物资是否属于企业统一采购品类、现有库存是否可满足需求。

预算与合规性审查：若库存不足，物资管理员需进一步核查申领物资是否在部门年度预算范围内，是否符合企业采购规范（如是否为指定品牌、是否为节能环保产品等）。审核通过后，在审批表中签署“同意采购”意见；若超出预算或不符合规范，需与申请人沟通调整需求，或说明理由后报财务部门复核。

时限要求：物资管理部门需在收到申请后2个工作日内完成复核。

（三）财务部门预算确认

预算额度核查：物资管理部门复核通过后，审批表提交至财务部门。财务专员重点核查申领物资总价是否在部门剩余预算额度内，是否符合企业成本控制要求。

资金来源确认：若涉及专项预算或跨部门分摊，需确认资金来源及分摊比例。审核通过后，在审批表中签署“同意”意见并盖章；若预算不足，需退回物资管理部门调整需求或申请预算追加。

时限要求：财务部门需在收到申请后1个工作日内完成确认。

（四）分级审批与授权

根据申领物资总价及重要性，实行分级审批制度：

低值物资（总价≤500元）：由部门负责人、物资管理部门、财务部门审核后，报分管领导（如部门总监）审批。

中等价值物资（500元＜总价≤5000元）：在低值物资审批基础上，报总经理审批。

高值物资（总价＞5000元）：需经部门负责人、物资管理部门、财务部门、分管领导、总经理逐级审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

时限要求：各级审批人需在收到审批表后1个工作日内完成审批，紧急物资可适当缩短时限，但需在审批表中注明“紧急”字样。

（五）采购执行与物资入库

采购实施：审批完成后，物资管理部门根据审批表制定采购计划，通过企业指定供应商（如招标合作方、定点采购平台）实施采购，保证采购过程公开、透明。

物资验收：物资到货后，由申请人所在部门派员与物资管理员共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与审批表一致，验收合格后填写《办公物资入库登记表》（详见第三部分模板），双方签字确认；若不合格，需及时联系供应商退换货。

时限要求：采购需在审批通过后5个工作日内完成（紧急物资除外），验收需在到货后1个工作日内完成。

（六）领用登记与台账管理

领用登记：验收合格的物资由申请人领用，并在《办公物资领用登记表》（详见第三部分模板）中签字登记，注明领用日期、用途、物资编号（若有）等信息。

台账更新：物资管理员及时更新库存台账，保证账实相符；部门物资管理员负责本部门领用物资的日常管理，建立部门二级台账，定期与物资管理部门核对。

（七）流程归档与监督

资料归档：审批流程中涉及的《采购申请审批表》《入库登记表》《领用登记表》等纸质及电子资料，由物资管理部门按月整理归档，保存期限不少于3年。

监督检查：企业审计部门定期对办公物资管理流程及台账进行抽查，保证流程执行规范，杜绝违规申领、浪费或挪用物资行为。

三、办公物资管理相关模板

（一）《企业办公物资采购申请审批表》

申请部门

申请人

申请日期

物资名称

规格型号

单位

申领事由

部门负责人审批

签字：

物资管理部门审核

签字：

财务部门审核

签字：

分管领导审批

签字：

总经理审批

签字：

备注

（二）《办公物资入库登记表》

入库日期

物资名称

规格型号

单位

数量

供应商

验收人

采购人

库存编号

（三）《办公物资领用登记表》

领用日期

领用部门

领用人

物资名称

规格型号

单位

数量

用途

库存编号

管理员签字

四、管理要求与注意事项

需求真实性：申请人需对申领物资的真实性、必要性负责，严禁虚报、多报物资需求或挪作他用。

预算控制原则：部门申领物资须严格控制在