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差旅费报销管理制度

为规范公司员工因公差旅费用管理，合理控制费用支出，保障员工合法权益，结合公司实际经营情况，特制定本制度。本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工）因开展业务、参加会议、学习培训、市场调研等公务活动产生的差旅费用报销管理。

一、管理原则

1.预算控制原则：各部门需于每年12月31日前编制下一年度差旅费预算，经财务部审核、总经理办公会审批后执行。单次出差预计费用超过部门月度预算10%的，需提前5个工作日提交追加预算申请，经分管领导及总经理审批后方可执行。

2.据实报销原则：差旅费用须与实际发生的公务活动直接相关，所有支出需提供合法、有效、完整的原始凭证，禁止虚报、冒领或拆分报销。

3.流程规范原则：差旅活动须严格执行“先申请、后出差、再报销”的流程，未提前审批的差旅费用不予报销。

4.勤俭节约原则：员工应合理选择交通、住宿方式，优先使用协议合作单位资源，避免不必要的开支，严禁铺张浪费。

二、出差审批流程

员工出差前须通过公司OA系统填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、行程安排（出发及返回时间）、预计费用明细（交通、住宿、餐饮等）及陪同人员（如有）。审批权限按以下规则执行：

-普通员工出差：由部门负责人审批；

-部门负责人出差：由分管领导审批；

-分管领导及以上人员出差：由总经理审批。

紧急情况下无法提前通过OA系统申请的，须在出差前1个工作日内通过电话或书面形式向审批人报备，并于出差结束后24小时内补填《出差申请单》。未完成审批流程的出差视为个人行为，相关费用由员工自行承担。

三、费用报销标准及要求

（一）交通费

1.交通工具选择：

-飞机：员工出差原则上乘坐经济舱；部门负责人及以上人员可乘坐经济舱，经总经理特批后可乘坐商务舱（仅限国际航班或单程飞行时间超过6小时的国内航线）。

-火车/动车/高铁：普通员工及部门负责人乘坐二等座（含）以下；分管领导及以上人员可乘坐一等座（含）以下；乘坐火车超过6小时（以车票载明时间为准）的，普通员工可申请乘坐硬卧，部门负责人及以上人员可申请乘坐软卧。

-长途汽车/轮船：普通员工及部门负责人乘坐普通座（舱）位；分管领导及以上人员可乘坐商务座（舱）位。

-市内交通：出差地市内交通优先选择公共交通工具（公交、地铁）；确需乘坐出租车的，需在《出差申请单》中注明原因，且单日费用不超过80元（一线城市100元）。

2.费用报销规则：

-交通费须提供与行程一致的原始票据（如机票行程单、火车票、出租车发票等），电子客票需同时提供付款凭证（如手机支付截图）。

-因航班/车次取消、延误等客观原因产生的改签费、退票费，需提供承运方出具的书面证明，经审批人确认后可报销；因个人原因产生的改签费、退票费由员工自行承担。

-自驾出差的，需提前在《出差申请单》中注明“自驾”并提供往返里程证明（如导航截图），费用按0.8元/公里报销（含油费、过路费），不再报销市内交通费。

（二）住宿费

1.住宿标准：按出差目的地城市级别及员工职级设定限额（城市级别以国家统计局最新分类为准）：

-一线城市（北京、上海、广州、深圳）：普通员工400元/天/人，部门负责人600元/天/人，分管领导及以上800元/天/人；

-二线城市（省会城市、计划单列市）：普通员工300元/天/人，部门负责人500元/天/人，分管领导及以上700元/天/人；

-三线及以下城市：普通员工200元/天/人，部门负责人400元/天/人，分管领导及以上600元/天/人。

2.报销要求：

-住宿费须提供正规发票（含增值税普通发票或专用发票），发票需注明入住人姓名、入住及退房时间、酒店名称及地址，且与《出差申请单》行程一致。

-同性员工共同出差的，原则上合住标准间，费用按1人限额报销；异性员工或因工作需要单独住宿的，可按单人标准报销。

-入住公司协议酒店的，按协议价报销；超出协议价部分由员工自行承担。

（三）餐饮补助费

餐饮补助费按出差自然天数计算（出发日与返回日各计半天），实行定额包干，无需提供发票，具体标准为：

-普通员工：100元/天；

-部门负责人：150元/天；

-分管领导及以上：200元/天。

出差期间因公务宴请客户或外部人员的，餐饮补助费按50%发放，宴请费用需单独填写《业务招待费申请单》，经审批后凭票报销（单次宴请人均费用不超过300元，需注明宴请对象、人数及事由）。

（四）其他费用

1.会议/培训费：参加外部会议或培训的，需提供会议通知