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2026年存货管理制度及流程

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范企事业单位（以下简称“单位”）存货管理工作，优化存货资源配置，保障存货安全完整，提高存货周转效率，降低存货管理成本与损耗风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《行政事业单位内部控制规范》等相关法律法规及行业管理要求，结合单位实际运营情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于单位所有存货的规划、采购、验收、入库、存储、领用、出库、盘点、清查、处置、核算等全流程管理活动，覆盖单位所有涉及存货业务的部门及全体工作人员；管理对象包括单位为开展业务活动或经营管理而持有，拟消耗或出售的各类存货，如办公耗材、原材料、半成品、成品、低值易耗品等。

第三条核心原则

1.依法合规原则：严格遵守国家相关法律法规及单位内部管理规定，确保存货管理全流程合法合规、规范有序。

2.按需规划原则：结合单位业务需求、市场情况及库存水平，科学制定存货采购计划，避免盲目采购导致存货积压或短缺。

3.安全可控原则：建立健全存货安全防护机制，落实存储、保管、防盗、防潮、防火等安全措施，保障存货实体安全。

4.高效周转原则：优化存货收发存流程，加快存货周转速度，减少资金占用，提高存货使用效率与经济效益。

5.权责明晰原则：明确各部门及岗位在存货管理中的职责权限，建立“谁管理、谁负责，谁领用、谁承担”的责任机制，确保责任落实到人。

6.账实相符原则：加强存货核算与盘点管理，确保存货会计账簿、库存台账、实际库存三者一致，保证存货信息真实准确。

第四条管理架构与职责分工

单位建立分工明确、协同高效的存货管理体系，明确各部门核心职责，形成统筹协调、全程管控的工作机制：

1.管理层：负责审批存货管理制度、年度存货采购预算、重大存货采购与处置方案等重大事项；监督存货管理工作开展情况，协调解决管理过程中的重大问题。

2.存货管理部门（仓储部/行政部）：作为存货管理归口部门，负责存货的日常存储、保管、收发管理；建立存货台账，跟踪存货收发存动态；组织存货盘点与清查工作；牵头处理存货报废、毁损等处置事宜；监督存货使用部门的存货领用与使用情况。

3.采购部门：负责根据存货需求计划开展采购工作；选择合格供应商，签订采购合同；跟踪采购进度，确保存货按时到货；配合存货管理部门、财务部门开展存货验收工作。

4.需求/使用部门：负责提出本部门存货需求计划；参与存货验收工作；按规定办理存货领用手续；合理使用存货，减少存货损耗；及时反馈存货使用过程中出现的质量问题。

5.财务部门：负责存货的会计核算工作，包括存货入账、发出成本结转、盘点差异调整、减值准备计提等；审核存货采购预算、采购合同及相关费用；配合存货管理部门开展存货盘点与价值核实工作；监督存货资金使用情况。

6.质量检验部门（如有）：负责对采购入库的存货进行质量检验，出具质量检验报告；对存货存储、使用过程中的质量问题进行鉴定，提出处理意见。

7.审计/监督部门：负责对存货管理制度执行情况进行监督审计，核查存货采购、验收、存储、领用、处置等环节的合规性与合理性；防范存货管理风险，查处违规操作行为。

第二章存货规划与采购管理

第五条存货需求规划

1.需求提出：各使用部门根据年度工作任务、业务开展计划及现有存货库存情况，按月或按季度编制《存货需求计划表》，注明存货名称、规格、型号、数量、预计使用时间、用途等信息，经部门负责人审核后提交存货管理部门。

2.计划汇总与审核：存货管理部门汇总各使用部门的需求计划，结合存货库存台账、历史消耗数据、市场供应情况等，编制《年度/季度/月度存货采购计划》，提出合理的采购数量建议，报财务部门审核采购预算可行性。

3.计划审批：《年度/季度/月度存货采购计划》经财务部门审核后，报管理层审批；重大存货采购计划（如大额、特殊品类存货）需经管理层集体决策审批。审批通过后的采购计划作为存货采购的依据，无计划不得擅自采购。

第六条存货采购管理流程

1.供应商选择：采购部门需建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货能力、售后服务等进行评估；优先选择资质齐全、信誉良好、性价比高的供应商；重大存货采购需通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等合法采购方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正。

2.采购合同签订：采购部门根据审批后的采购计划与选定的供应商签订《采购合同》，明确存货名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款；《采购合同》需经法务部门（如有）审核、财务部门复核、管理层审批后生效。

3.采购执行：采购部门跟踪采购合同执行进度，及时与供应商沟通协调，确保存货按时、按质、按量到货；如遇供应商延