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高校学生档案管理规范及操作流程

高校学生档案作为学生个人经历、政治思想、学习成绩、身体状况、奖惩情况等的综合记录，是学校教育教学管理工作的重要组成部分，也是国家人事档案的重要源头和基础。科学规范地管理学生档案，对于维护学生合法权益、保障学校正常办学秩序、服务社会人才选拔具有不可替代的重要意义。本文旨在结合高校实际，系统阐述学生档案管理的基本原则、规范要求及具体操作流程，以期为相关从业人员提供具有实践指导意义的参考。

一、高校学生档案管理的基本原则与规范要求

高校学生档案管理工作必须严格遵循国家有关档案工作的法律法规和方针政策，以确保档案的真实性、完整性、安全性和有效利用。

（一）基本原则

1.真实性原则：档案材料必须真实反映学生的实际情况，严禁任何形式的伪造、涂改或虚假信息。这是档案工作的生命线。

2.完整性原则：档案材料应全面收集，从学生入学到毕业（或结业、肄业、退学）的各个环节，形成的具有保存价值的材料均应纳入管理范围，确保档案材料的系统完整。

3.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、转递、利用等各个环节都必须严格按照规定的程序和标准进行操作，确保管理工作的制度化、标准化。

4.安全性原则：档案属于党和国家的核心信息资源，必须采取严格的安全保密措施，防止档案材料的丢失、损毁、泄密和篡改，保障档案实体与信息的安全。

5.服务性原则：档案管理工作应立足服务于学校教育教学、管理决策，服务于学生成长成才，服务于社会发展需求。

（二）制度建设规范

各高校应根据国家相关法律法规，结合本校实际，制定和完善一系列学生档案管理制度，主要包括：

*学生档案管理工作细则；

*档案材料收集、归档范围及要求；

*档案保管制度（含库房管理、“九防”措施等）；

*档案查阅、借阅和复制制度；

*档案转递制度；

*档案保密制度；

*档案管理人员岗位职责；

*档案数字化工作规范等。

这些制度应具有可操作性，并根据实际情况适时修订。

二、高校学生档案管理的操作流程

（一）档案的建立与接收

1.高中档案（或前置学历档案）的转接与接收：

*新生入学时，应按规定将其原所在中学（或单位）形成的档案材料转入高校。

*档案管理部门（通常为学校档案馆或学生处下设的档案管理科室，以下简称“档案部门”）负责对接收的档案进行认真核对、清点，检查档案材料是否齐全、密封是否完好。发现问题及时与原单位联系解决。

2.高校新生档案材料的建立：

*新生入学后，档案部门或相关院系应及时组织收集和建立新生档案材料，主要包括：录取通知书、新生入学登记表、高考档案材料、党团组织关系材料、体检表等。

*确保材料齐全、准确，并按规定进行整理、编号、登记。

（二）档案材料的收集与归档

这是档案管理工作中最基础也最重要的环节，应贯穿学生在校全过程。

1.收集范围：

*学籍管理材料：学籍登记表、学生成绩册、学年鉴定表、奖惩材料（含处分决定及解除处分决定）、转学、转专业、休学、复学、退学、延长学习年限、毕业、结业、肄业等相关审批表及证明材料。

*党团建设材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、党员组织关系介绍信存根；入团志愿书、团员登记表等。

*奖惩材料：各类奖励审批表、先进事迹材料、奖学金审批表；处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

*社会实践与科研活动材料：重要的社会实践报告、实习鉴定、科研成果（如发表的论文、参与的课题等相关证明材料）、职业资格证书复印件等。

*毕业生材料：毕业生登记表、就业报到证（下联）、体检表（毕业前）、学位授予证明、毕业生质量跟踪调查表等。

*其他有参考价值的材料：如家庭经济困难认定材料、助学贷款相关材料等（根据学校具体规定）。

2.收集要求：

*及时性：各相关部门（院系、教务处、学生处、团委、科研处等）及辅导员应在有关材料形成后的规定时间内，将其整理后移交档案部门归档。

*规范性：归档材料必须手续齐全、格式规范、内容真实、字迹清楚，符合长期保存要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

*完整性：确保应归档的材料不遗漏。档案部门应主动与各材料形成部门沟通，建立常态化的材料收集机制。

3.归档操作：

*审核：档案管理人员对接收的材料进行审核，检查材料是否符合归档要求，手续是否完备。对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。

*分类排序：按照档案材料的形成时间或逻辑关系，对材料进行分类、排序。

*整理加工：对破损、褪色的材料进行修复或复制；对大于A4规格的材料进行折叠；去除金属物。

*编号与登记