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财务部门费用报销流程标准化手册

一、引言

为规范公司费用报销行为，加强财务管理，提高报销效率，控制成本支出，防范财务风险，确保公司资金安全与合规运营，特制定本手册。本手册旨在明确费用报销的各项标准、流程及责任，为公司全体员工及财务部门提供清晰、统一的操作指引。全体员工在办理费用报销业务时，均须严格遵守本手册规定。

二、适用范围

本手册适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）所有部门及员工发生的与公司经营管理活动相关的费用报销业务。包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、会议费、物料采购费等。

三、基本原则

（一）真实性原则

费用报销的所有经济业务必须真实发生，原始凭证必须真实、合法、有效，严禁虚构业务、虚报冒领。

（二）合法性原则

费用报销必须符合国家法律法规、财经纪律及公司内部管理制度的规定。所取得的原始凭证必须是国家税务部门认可的合法票据。

（三）合规性原则

费用报销必须符合公司规定的审批权限和报销流程，未经批准或不符合流程的费用不予报销。

（四）及时性原则

费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续，避免跨期报销，确保财务核算的及时性与准确性。

（五）相关性原则

报销费用必须与公司经营管理活动直接相关，个人消费及与公司业务无关的费用不得报销。

（六）勤俭节约原则

各项费用支出应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制不必要的开支，杜绝铺张浪费。

四、报销基本流程

费用报销流程一般包括以下环节：报销申请与原始凭证整理→部门负责人审批→财务部门审核→（如需）分管领导/总经理审批→付款→凭证归档。

（一）报销申请与原始凭证整理

1.报销人准备：费用发生后，报销人应及时收集、整理所有与该笔费用相关的原始凭证。原始凭证包括但不限于发票、行程单、付款凭证、合同（协议）、验收单等。

2.填写报销单：报销人需根据费用性质，准确、完整地填写公司统一格式的《费用报销单》或相应的专项报销单（如差旅费报销单）。内容包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由、费用明细（日期、内容、金额等）、附件张数、合计金额（大小写须一致）等。

3.原始凭证粘贴：报销人应将原始凭证分类、整齐地粘贴在《费用报销单》或《原始凭证粘贴单》上，粘贴应牢固、平整，不得遮盖票据关键信息（如发票代码、号码、金额、开票日期、开票单位章等）。较小票据应均匀排列，避免重叠。

（二）部门负责人审批

报销人将填写完整、附件齐全的报销单据提交至部门负责人进行审批。部门负责人应对以下内容进行审核：

1.费用发生的真实性、必要性与合理性。

2.费用与部门业务的相关性。

3.报销金额的准确性。

4.原始凭证的完整性。

部门负责人审批通过后，在报销单据相应位置签字确认。

（三）财务部门审核

经部门负责人审批后的报销单据，提交至财务部门进行专业审核。财务审核人员主要审核以下内容：

1.合规性审核：费用报销是否符合公司费用报销制度及相关管理规定，是否超出规定标准。

2.完整性审核：报销单填写是否完整，必填项是否缺失；原始凭证是否齐全、有效，粘贴是否规范。

3.准确性审核：报销金额计算是否准确，大小写是否一致；原始凭证金额与报销金额是否相符。

4.真实性审核：结合合同、预算等信息，对原始凭证的真实性、业务的真实性进行复核。必要时，可要求报销人提供补充说明或证明材料。

5.预算审核：检查费用是否在预算范围内，超预算费用是否已按规定履行预算调整或追加程序。

财务审核通过后，审核人员在报销单据相应位置签字确认。对审核不合格的单据，应及时退回报销人，并说明退回原因，要求其补充或更正。

（四）审批权限复核与最终审批

根据公司规定的费用报销审批权限，财务部门审核通过后，对于超出部门负责人审批权限的报销单据，需按权限逐级提交至分管领导、总经理（或其授权人）等进行最终审批。审批人根据其职责权限，对报销业务的整体合规性、重要性进行把控并签字。

（五）付款

经上述所有审批流程完毕后，报销单据返回财务部门。财务部门出纳人员根据审批完整的报销单据，按照公司规定的付款方式（如银行转账、公务卡结算等）办理付款手续。付款时应核对收款账户信息的准确性，确保资金安全。

（六）凭证归档

付款完成后，财务部门会计人员对报销单据及相关原始凭证进行整理、编号，作为会计核算的依据，并按照会计档案管理规定进行归档保存。

四、原始凭证的规范要求

原始凭证是费用报销的唯一合法依据，必须符合以下要求：

1.真实性：原始凭证的各项内容必须真实反映经济业务的原貌，不得伪造、变造。

2.合法性：原始凭证必须是国家税务部门认可的正规发票（如增值税专用发票、增值税普通发票等）或其他合法有效凭证（如行政事业单位收费收据等）。发票抬头必须为公司全称，不得为个人或其