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文化交流全程可追溯合同

合同编号：[填写合同编号]

甲方（委托方/主办方）：[填写甲方法定全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写甲方地址]

联系电话：[填写甲方联系电话]

电子邮箱：[填写甲方电子邮箱]

乙方（执行方/承办方）：[填写乙方法定全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写乙方地址]

联系电话：[填写乙方联系电话]

电子邮箱：[填写乙方电子邮箱]

鉴于甲方有意委托乙方执行一项文化交流活动，旨在促进[填写文化交流的目的，如：两国之间的文化理解与交流]，并希望对活动的全过程进行可追溯管理，以确保活动透明度、责任明确及效果评估；乙方具备执行所述文化交流活动的专业能力和资源。双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

第一条活动概述

1.1本合同项下的文化交流活动名称为：[填写活动名称]。

1.2活动目的：通过[填写具体活动形式，如：艺术展览、文艺演出、学术研讨会等]，增进[填写参与国家/地区/群体]之间的相互了解，促进文化艺术的传播与发展。

1.3活动主要内容与形式：本次活动将包括[详细描述活动内容，如：开闭幕式、展览展示、文艺表演、专家讲座、座谈会、文化体验工作坊、互访交流等]，具体安排详见附件一《活动执行计划表》（若未附则删除此句）。

1.4活动时间：自[填写活动开始日期]至[填写活动结束日期]。

1.5活动地点：主要活动地点位于[填写活动主要地点]，可能涉及其他地点[列举其他地点]。

1.6参与方：主要包括[列举主要参与的国家、机构、艺术家、嘉宾或普通参与者等]。

第二条全程可追溯机制约定

2.1记录范围与内容：双方确认，为确保文化交流活动的全程可追溯，必须对以下关键环节和内容进行完整、准确、及时的记录：

（1）合同签订及后续变更文件；

（2）项目预算编制、审批及调整记录；

（3）活动总体方案及各分项详细执行方案；

（4）活动所需各类资源（包括但不限于人员名单及资质、场地预订确认、设备租赁合同、物料采购订单、宣传推广方案及效果数据）的准备与确认记录；

（5）签证办理申请与批准文件；

（6）交通、住宿、餐饮等后勤安排的预订确认、执行情况及费用凭证；

（7）活动场地布置、设备调试、流程彩排等相关准备工作的记录（可包括照片、视频、会议纪要）；

（8）活动现场执行的影像资料（全程或关键节点）、音视频记录、重要发言或表演的文字稿（如有可能）；

（9）现场签到表、参与者反馈问卷或访谈记录；

（10）媒体报道清单及链接、相关报道内容摘要；

（11）所有财务收支凭证（发票、收据、支付记录）、报销申请及审批流程记录；

（12）活动总结报告、评估报告及相关决议文件。

记录应包含但不限于事件发生时间、具体内容、涉及人员、地点、负责人、资源使用情况、费用金额等关键信息。

2.2记录方式与标准：

（1）所有记录应优先采用电子化形式存储在双方约定的指定平台或系统中，或使用统一格式的电子文档（如Word、Excel、PDF）进行记录和备份。具体平台或系统为：[填写指定的平台名称或说明双方将使用共同认可的通用办公系统]。

（2）若采用纸质记录，需及时扫描成电子文件归档。

（3）记录应使用清晰、准确、专业的语言，数据精确。电子记录应便于检索和导出。

2.3记录责任主体与义务：

（1）甲方负责提供活动相关的背景资料、政策支持、预算审批，并对活动内容方向进行监督，并负责记录活动整体目标达成情况、参与方反馈汇总、最终效果评估等。甲方有权查阅乙方记录的相关内容。

（2）乙方负责活动具体策划、组织、执行，并承担主要记录义务。乙方应确保其团队所有参与活动执行的人员均了解并遵守本合同项下的记录要求。乙方需记录活动策划、资源协调、后勤保障、现场执行等全过程细节，并按时提交给甲方审阅或存档。

（3）双方均需确保记录的及时性，重要事件应在发生后[填写时间限制，如：24小时/48小时]内完成初步记录。记录内容必须真实、准确、完整，不得故意隐瞒、歪曲或销毁。

2.4记录存储与安全管理：

（1）所有记录（无论电子或纸质扫描件）应存储在安全可靠的环境中。电子记录应具备数据备份机制，防止意外丢失。

（2）双方应对记录内容承担保密义务（具体见第十三条）。只有授权人员才能访问相关记录，访问权限需登记备案。乙方应采取技术措施保障记录系统的安全性。

（3）记录的保存期限自活动结束之日起不少于[填写年限，如：三年/五年]，以满足项目存档、审计、评估及法