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小学办公系统管理规范及方案

一、总则

（一）背景与意义

随着教育信息化的深入推进，小学办公系统已成为学校日常管理、教学辅助、信息传递不可或缺的重要工具。为规范我校办公系统的建设、使用、维护和管理，保障系统安全稳定运行，提高办公效率与管理水平，保护学校和师生的合法权益，特制定本规范及方案。本规范旨在明确各部门及人员在办公系统使用与管理中的职责，确保系统资源得到高效、安全、合规的利用。

（二）适用范围

本规范适用于学校所有办公系统（包括但不限于校务管理平台、协同办公系统、邮件系统、文件共享系统等）的规划、建设、运维、使用及相关管理活动。学校全体教职工、参与系统管理的技术人员以及经授权使用系统的其他人员均须遵守本规范。

（三）基本原则

1.统一规划，分级负责：办公系统建设应纳入学校整体信息化规划，由学校统一领导，相关部门分工负责具体实施与日常管理。

2.安全优先，预防为主：将信息安全置于首位，建立健全安全防护体系和应急响应机制，确保数据安全和系统稳定。

3.规范高效，服务教学：通过规范管理，提升系统运行效率和服务质量，更好地支持教育教学和学校管理工作。

4.权责明确，追溯可查：明确用户权限与操作责任，确保各项操作有记录、可追溯，保障系统使用的规范性和严肃性。

二、组织架构与职责分工

（一）领导小组

学校成立办公系统管理领导小组，由校长任组长，分管副校长任副组长，成员包括校务处、信息技术组、教务处、总务处等部门负责人。其主要职责为：

1.审定办公系统管理的重大政策和总体方案。

2.协调解决系统建设与管理中的重大问题。

3.监督检查本规范的执行情况。

（二）管理部门

校务处（或指定信息技术组）为办公系统的日常管理部门，具体职责如下：

1.负责办公系统的日常运维、技术支持和故障排除。

2.负责用户账号的创建、注销、权限分配与管理。

3.负责系统数据的备份、恢复与安全管理。

4.组织开展系统使用培训和相关宣传教育。

5.制定和完善系统管理的具体细则和操作规程。

6.定期对系统运行状况进行监测、评估和优化。

（三）使用部门与用户

各科室、年级组等部门为办公系统的使用部门，其负责人为本部门系统使用管理的第一责任人，负责督促本部门人员遵守本规范。全体教职工作为系统用户，应履行以下职责：

1.妥善保管个人账号和密码，对个人账号下的操作行为负责。

2.严格按照授权范围使用系统，规范操作。

3.积极参加系统使用培训，熟练掌握操作技能。

4.发现系统异常或安全隐患，及时向管理部门报告。

5.自觉遵守信息保密规定，不泄露敏感信息。

三、管理规范细则

（一）账号与权限管理

1.账号申请与开通：教职工凭人事部门证明向管理部门提出账号申请，经审核批准后开通。账号命名应遵循统一规则，便于识别和管理。

2.密码管理：用户首次登录后应立即修改初始密码。密码设置应具有一定复杂度，建议采用字母、数字和特殊符号的组合，并定期更换（如每学期至少更换一次）。严禁将密码告知他人或转借账号使用。

3.权限分配：遵循“最小权限”和“按需分配”原则，根据用户的岗位职责和工作需要分配相应操作权限。权限变更需由用户所在部门提出申请，经管理部门审核批准后执行。

4.账号停用与注销：教职工因调离、退休、离职等原因离开学校，所在部门应及时通知管理部门办理账号注销手续。长期不使用（如超过一个学期）的账号，管理部门可临时停用。

（二）数据管理与安全

1.数据分类与保密：办公系统数据分为公开信息、内部信息和敏感信息。敏感信息（如财务数据、学生隐私、未公开的决策信息等）须严格保密，仅限授权人员查看和处理。

2.数据备份与恢复：管理部门应建立完善的数据备份机制，定期对系统重要数据进行备份，并妥善保管备份介质。制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。

3.数据录入与维护：用户在录入数据时应确保信息的准确性、完整性和时效性。重要数据的修改应遵循相应审批流程，并保留修改记录。

4.数据导出与传播：导出系统数据需经相关负责人批准，严禁未经授权将内部或敏感数据私自拷贝、传播或用于其他目的。

（三）系统操作与维护

1.规范操作：用户应按照系统操作规程和业务流程进行操作，不得进行未经授权的配置更改、软件安装或系统破解等行为。

2.软件管理：办公计算机应安装必要的杀毒软件和安全防护软件，并及时更新病毒库和系统补丁。严禁安装与工作无关的软件，特别是盗版软件或来源不明的软件。

3.设备维护：保持办公设备（计算机、打印机等）的清洁和良好运行状态，出现硬件故障应及时报修。

4.故障报告与处理：用户遇到系统故障或操作问题，应及时向管理部门提交故障报告，说明故障现象、发生时间等信息。管理部门接到报告后