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某跑步俱乐部办公用品管理制度

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）办公用品管理，提高资源使用效率，杜绝浪费现象，保障日常运营及会员服务工作有序开展，结合俱乐部实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于俱乐部总部及下属各分支机构（含会员活动中心、训练基地等）的办公用品全流程管理，涵盖采购、领用、使用、保管、报废等环节。

第三条办公用品管理遵循“统筹规划、按需配置、责任到人、节约高效”原则，倡导绿色办公理念，强化资源集约利用，助力俱乐部可持续发展。

第二章管理职责

第四条行政部为俱乐部办公用品管理的主责部门，具体职责包括：

（一）制定并完善办公用品管理制度、分类标准及操作流程；

（二）汇总各部门办公用品需求，编制采购计划并组织实施；

（三）建立办公用品台账，定期盘点库存，确保账物一致；

（四）监督各部门办公用品使用情况，指导规范操作；

（五）统筹报废办公用品的鉴定、处置及备案工作。

第五条财务部负责办公用品采购资金审核、费用核算及监督，对超预算、超标准采购行为行使否决权。

第六条各部门（含分支机构）负责人为本部门办公用品管理第一责任人，负责：

（一）审核本部门月度需求计划，确保合理合规；

（二）监督本部门成员规范使用办公用品，杜绝浪费；

（三）配合行政部完成库存盘点及报废鉴定工作。

第七条俱乐部全体成员须遵守本制度，合理使用办公用品，履行保管义务，不得私用、挪用或损坏公共财物。

第三章办公用品分类与范围

第八条俱乐部办公用品按使用属性及价值分为三类：

（一）消耗品：指使用周期短、一次性消耗或需频繁补充的物品，包括但不限于：打印纸、墨盒、中性笔、回形针、便签纸、档案袋、胶水等。

（二）低值耐用品：指单价在200元以下（含）、可重复使用且使用周期超过6个月的物品，包括但不限于：计算器、U盘、文件盒、文件夹、剪刀、打孔器、小型订书机等。

（三）固定资产类办公用品：指单价超过200元、使用周期超过1年且能独立发挥功能的物品，包括但不限于：打印机、扫描仪、碎纸机、投影仪、办公电脑、运动计时器、心率监测设备（用于活动组织）等。

第四章采购管理

第九条采购原则：

（一）预算控制：严格按年度财务预算执行，无预算或超预算需求不予采购（紧急情况除外）。

（二）集中采购：除零星急需物品外，均由行政部统一采购，避免分散采购造成资源浪费。

（三）比价优选：选择3家以上供应商比价，优先采购质优价廉、绿色环保产品；长期合作供应商需签订框架协议，明确质量标准及售后服务。

第十条采购流程：

（一）需求申报：各部门须于每月25日前提交下月《办公用品需求申请表》（见附件1），注明物品名称、规格、数量、用途；临时急需物品需填写《紧急采购申请单》（见附件2），经部门负责人签字后报行政部。

（二）审核审批：行政部汇总需求后，结合库存情况编制《月度采购计划》，经行政部负责人审核、分管领导审批后执行；单次采购金额超过5000元的，需报俱乐部总经理审批。

（三）采购执行：行政部根据审批后的计划实施采购，保留采购凭证（发票、清单等）并及时录入台账；紧急采购需在3个工作日内补办审批手续。

（四）验收入库：采购物品须由行政部专人验收，核对数量、规格、质量无误后登记入库；固定资产类办公用品需同时填写《固定资产验收单》（见附件3），录入固定资产管理系统。

第五章领用管理

第十一条日常领用：

（一）消耗品：实行“以旧换新”或“定量领用”制。如打印纸按部门人数每月人均2包标准发放；中性笔每人每季度2支，领用需交回旧笔杆（无笔芯可交）。

（二）低值耐用品：首次领用需填写《低值耐用品领用登记表》（见附件4），注明领用人、物品名称、领用日期；因丢失或人为损坏需补领的，由领用人承担50%费用（单价50元以下的全额赔偿）。

（三）固定资产类办公用品：领用需填写《固定资产领用单》（见附件5），经部门负责人、行政部负责人签字确认；使用人变更时，须办理交接手续并更新登记信息。

第十二条特殊领用：

（一）会员活动专用物品（如活动用计时器、号码布、宣传物料等），由活动组织部门提前3个工作日提交《活动物资领用申请》（见附件6），注明活动名称、参与人数、使用期限，经活动负责人、行政部负责人审批后领用；活动结束后2个工作日内须归还并验收，损坏或丢失按原价赔偿。

（二）临时借用人（如来访合作单位人员）借用物品，需由俱乐部对接人担保并填写《临时借用登记表》（见附件7），借用期限不超过3个工作日；逾期未还的，由对接人负责追回并说明情况。

第六章使用与保管

第十三条消耗品使用规范：

（一）打印、复印纸张须双面使用，非正式文件可采用废纸背面；

（二）墨盒、笔芯更换需由专人操作，避免浪费；

（三）便签纸、回形针等小件物品按需领取，禁止批量囤积。

第十四条低值耐用品保管要求：

（一）领用人须妥善保管，避免遗失、