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企业行政文件归档管理手册

前言

为规范企业行政文件的归档管理工作，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高信息利用效率，特制定本手册。本手册依据《企业档案管理规定》及公司内部管理要求，结合行政文件特性编制，适用于公司各部门及全体员工的行政文件归档操作。

一、适用范围与使用场景

本手册适用于公司各类行政文件的形成、收集、整理、归档、保管及利用等全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

公司层面制度、通知、会议纪要等正式文件的归档；

部门工作计划、总结、请示、报告等日常行政文件的归档；

对外往来函件、合同、协议等具有法律效力或重要参考价值的文件归档；

涉及员工管理、办公资产、后勤保障等行政类专项文件归档。

二、行政文件归档全流程操作指南

（一）文件形成与收集

文件形成规范

行政文件需使用公司统一模板（如会议纪要模板、请示报告模板），内容需准确、完整，包含责任部门、日期、编号等关键要素；

涉及多方会签的文件，需经各部门负责人经理、主管签字确认；

电子文件需保存为PDF、Word等通用格式，扫描件需清晰完整，避免缺页、模糊。

收集责任分工

各部门指定专人（如行政专员*助理）负责本部门行政文件的日常收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理；

重大活动（如年度会议、项目验收）形成的文件，由活动牵头部门负责全程跟踪收集，结束后5个工作日内移交行政部。

（二）分类整理

分类标准

采用“年度-机构-问题”三级分类法：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“行政部”“人力资源部”；

三级分类（问题）：按文件内容主题划分，如“会议文件”“制度文件”“合同文件”。

整理要求

同一类文件按“时间顺序”或“重要程度”排列，时间顺序以文件落款日期为准；

去除重复、无关材料，对破损文件进行修补或复印；

电子文件按分类建立文件夹，命名格式为“年度-部门-问题-文件名”（如“2024-行政部-会议文件-年度工作总结”）。

（三）价值鉴定与保管期限划分

价值鉴定

行政部会同相关部门负责人经理、主管对文件进行价值评估，区分“永久保存”“长期保存（10-30年）”“短期保存（3-10年）”三类；

涉及公司核心决策、重大改革、法律诉讼等具有长期参考价值的文件，列为“永久保存”；

日常管理类文件（如月度工作计划）可根据参考价值列为“短期保存”。

保管期限表

文件类型

保管期限

备注

公司章程、年度发展规划

永久

含修订版

董事会、股东会会议纪要

永久

含决议原件

行政管理制度

长期(30年)

含废止版本备查

部门月度工作总结

短期(5年)

超期经鉴定后销毁

对往函件（非重要）

短期(3年)

无留存价值的及时销毁

（四）编目登记

纸质文件编目

每份文件填写《行政文件归档目录表》（模板见第三章），内容包括：文件编号、题名、责任者、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置；

目录按“年度-机构-问题”顺序装订成册，一式两份（行政部、档案室各存一份）。

电子文件编目

电子文件在服务器中建立统一索引库，字段与纸质目录一致，支持关键词检索；

电子文件需定期备份（每月一次），备份介质包括硬盘、云存储，异地备份留存。

（五）移交归档

移交时间

各部门年度行政文件需在次年3月31日前完成整理，向档案室办理移交；

专项活动文件需在活动结束后15个工作日内移交。

移交流程

移交部门填写《行政文件移交清单》（模板见第三章），与档案管理员*专员共同清点核对文件数量、完整性；

双方确认无误后，在移交清单上签字盖章，一式三份（移交部门、档案室、行政部各存一份）；

电子文件通过公司内部系统在线移交，移交后发送确认邮件至档案室。

（六）保管与利用

保管要求

档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

纸质文件按分类顺序入柜存放，标识清晰；电子文件定期检测（每半年一次），保证可读性。

借阅与复制

员工借阅文件需填写《档案借阅登记表》（模板见第三章），经部门负责人*经理签字后，档案室方可提供；

涉密文件需经行政部负责人*总监审批，借阅期限不超过3天；

复制文件需经档案室同意，加盖“档案复印章”，复制件用途仅限工作需要。

（七）鉴定与销毁

定期鉴定

档案室每5年组织一次档案鉴定，由行政部、法务部（如有）、档案管理员组成鉴定小组，对到期文件重新评估价值。

销毁流程

对无保存价值的文件，填写《档案销毁清单》，经鉴定小组负责人*总监签字确认后，由两人以上监销；

销毁过程需记录《档案销毁记录表》，注明销毁文件名称、数量、日期、监销人，存档备查；

纸质文件采用粉碎方式销毁，电子文件彻底删除并销毁存储介质。

三、常用归档管理模板示例

模板一：行政文件归档目录表

文件编号

题名

责任者

形成日期

页数

密级