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企业资产采购与管理工具集

工具集适用范围与典型应用场景

本工具集适用于企业各类资产（包括固定资产如办公设备、生产机械，以及低值易耗品如办公文具、耗材）的全生命周期管理，覆盖从需求提报、采购审批、执行入库到领用归还、维护保养、报废处置的完整流程。典型应用场景包括：

行政部：批量采购办公桌椅、打印机等设备，需规范审批与入库登记；

生产部：新增生产线设备，需协调采购验收与后续维护计划；

IT部：采购服务器、软件系统等资产，需明确资产归属与责任人；

财务部：定期盘点资产、核算折旧，需保证数据与实物一致；

各部门：日常领用耗材或归还资产，需简化流程并记录追溯。

标准化操作流程与执行要点

一、需求发起与审批

执行主体：资产使用部门（如行政部、生产部）

操作步骤：

填写需求申请：使用《资产采购申请表》（见表1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人等信息，部门负责人*签字确认。

分级审批：

低值易耗品（单笔金额≤2000元）：部门负责人*审批后，提交行政部备案；

固定资产（单笔金额＞2000元）：部门负责人→分管副总→财务部（审核预算）→总经理（终审）。

审批反馈：审批通过后，《采购任务通知书》；驳回则需补充说明原因，退回发起部门。

关键要点：需求需与实际工作匹配，避免重复采购；预算不足时需提前申请调整。

二、采购执行与合同管理

执行主体：采购部（或指定采购负责人）

操作步骤：

供应商选择：根据采购金额选择合规供应商（≥2000元需至少比价3家，签订采购合同；≤2000元可从合格供应商名录中选择）。

下达采购订单：使用《采购订单模板》（见表2），明确物资详情、交付时间、付款方式、质保条款等，采购部负责人*签字盖章后发送供应商。

合同审批归档：采购合同需法务部*（若企业有）审核，审批通过后原件交财务部存档，复印件交使用部门。

关键要点：供应商需具备资质，留存报价单、合同等凭证；紧急采购需走特批流程，事后补充说明。

三、资产入库与登记

执行主体：行政部（或资产管理部门）、采购部、使用部门

操作步骤：

实物验收：资产到货后，由采购部、使用部门、行政部共同验收，核对数量、规格、质量是否与订单一致，填写《资产验收单》（见表3）。

资产编码：验收通过后，行政部按“资产类别（拼音首字母）-年份-流水号”规则编码（如“BJ-2024-001”），粘贴资产标签。

系统登记：将资产信息录入《资产台账》（见表4），包括编码、名称、规格、采购日期、原值、使用人、存放地点、状态（在用/闲置/报废）等。

关键要点：验收不合格需及时联系供应商退换；资产编码需唯一，禁止重复或遗漏。

四、资产领用与归还

执行主体：使用部门、行政部

操作步骤：

领用登记：使用人填写《资产领用/归还表》（见表5），注明资产编码、领用日期、用途，部门负责人*签字后交行政部领用。

变更登记：行政部更新《资产台账》中的“使用人”“存放地点”等信息，领用人签字确认资产完好。

归还流程：资产闲置或人员离职时，使用人需清理资产并归还行政部，双方检查完好情况，在《资产领用/归还表》签字确认，台账状态更新为“闲置”。

关键要点：领用需“一物一签”，严禁私自转借；归还时如发觉损坏，需明确责任并报修。

五、维护保养与盘点

执行主体：使用部门、行政部、财务部

操作步骤：

制定保养计划：使用部门根据资产特性（如生产设备每季度保养一次，电脑每年清灰一次），制定《资产维护保养计划表》（见表6），明保证养内容、周期、负责人。

执行保养：保养后填写《资产维护记录表》（见表7），记录保养日期、内容、更换部件、费用等，使用人签字确认。

定期盘点：财务部联合行政部每半年全面盘点，使用部门配合核对实物，编制《资产盘点表》（见表8），差异需说明原因并报总经理*审批后调整台账。

关键要点：保养记录需完整留存，保证资产可追溯；盘点差异需在3个工作日内完成处理。

六、报废处置

执行主体：使用部门、行政部、财务部

操作步骤：

报废申请：资产达到使用年限（如电脑5年、设备8年）或损坏无法修复时，使用部门填写《资产报废申请表》（见表9），注明报废原因、资产信息、残值预估。

鉴定审批：行政部组织技术部门鉴定，确认是否可维修或报废，鉴定通过后报分管副总→总经理*审批。

处置执行：审批通过后，由行政部公开变卖或回收残值，财务部核销资产价值，台账更新状态为“报废”，保留报废申请表及处置凭证。

关键要点：报废资产需彻底清理信息（如硬盘数据），防止泄露；残值收入需入账，不得私自处理。

核心环节工具表格设计

表1：资产采购申请表

申请部门

申请人*

申请日期

资产名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

资产用途

使用人*

存放地点

预算来源

需求说明（可附页）

部门负责人*意见

签字：

分管副总*意见

签字：

财务部*意见

签字：