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采购与供应商管理指南手册

前言与适用范围

本手册旨在规范企业采购行为与供应商管理全流程，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，同时通过系统化的供应商管理提升供应链稳定性。手册适用于企业内所有涉及采购需求提报、供应商选择、合同签订、履约监控、绩效评估等环节的部门及人员，包括但不限于采购部、使用部门、财务部、法务部等，可根据企业规模与行业特性调整具体执行细节。

一、供应商全生命周期管理

（一）供应商准入与资质审核

适用场景：首次合作前对供应商的背景、资质、能力进行全面评估，保证供应商具备履约基础。

操作步骤：

供应商信息收集：由采购专员*向潜在供应商发放《供应商准入申请表》，要求供应商提供基本资料（营业执照、组织机构代码证、税务登记证等）、资质文件（相关行业认证、生产许可证、体系认证等）、产品/服务说明、生产能力/技术方案、过往合作案例（如有）等。

资料初审：采购经理*组织使用部门、法务部对供应商提交的资料进行初步审核，重点核查资质文件的有效性、经营范围与采购需求的匹配性、案例的真实性。

现场考察（必要时）：对关键物料或服务的供应商，由采购经理*牵头，联合使用部门、质量部进行现场考察，核实生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，形成《现场考察记录表》。

综合评审：成立供应商评审小组（由采购、使用、质量、财务、法务等部门代表组成），根据《供应商准入评估标准》对供应商进行打分，评分维度包括资质合规性（30%）、履约能力（25%）、质量保障（20%）、价格竞争力（15%）、售后服务（10%）。

准入审批：评审小组汇总评分结果，形成《供应商准入评审报告》，报分管领导*审批。审批通过后，供应商纳入《合格供应商名录》，并录入供应商管理系统。

注意事项：

资质文件需在有效期内，复印件需加盖供应商公章并由采购专员*核对原件；

现场考察应提前3个工作日通知供应商，考察过程需全程记录，关键环节（如生产车间、质检实验室）需拍照留存；

评审小组成员需与供应商无直接利益关联，保证评审客观公正。

模板表格：

《供应商准入申请表》（见附录1）、《现场考察记录表》（见附录2）、《供应商准入评审报告》（见附录3）

（二）供应商日常沟通与关系维护

适用场景：合作期间保持与供应商的顺畅沟通，及时解决履约问题，维护长期稳定的合作关系。

操作步骤：

定期沟通机制：采购专员*每月与供应商对接人召开沟通会（或线上会议），回顾上月交付情况（准时率、合格率、售后响应速度等），反馈使用部门需求变化，明确下月采购计划。

需求变更通知：当采购需求（数量、规格、交付时间等）发生变更时，采购专员*需提前5个工作日向供应商发出《采购变更通知单》，确认供应商是否接受变更及可能的影响（价格调整、交付周期变化等），双方书面确认后执行。

履约问题处理：若供应商出现延迟交付、质量不达标等问题，采购专员*需第一时间向供应商发出《履约问题整改通知单》，要求其在规定期限内提交原因分析及整改措施，并跟踪整改进度；问题严重时，启动绩效评估程序（详见本章第三节）。

关系维护活动：每年组织1-2次供应商座谈会或技术交流会，邀请核心供应商参与，听取改进建议；对表现优秀的供应商，可给予“年度优秀供应商”称号或优先合作机会。

注意事项：

沟通内容需形成书面纪要，并发送供应商确认，避免口头沟通导致的理解偏差；

需求变更需评估对生产/运营的影响，重大变更需经使用部门负责人及分管领导*审批；

问题处理需保留全部沟通记录（邮件、函件、整改报告等），作为后续绩效评估的依据。

模板表格：

《采购变更通知单》（见附录4）、《履约问题整改通知单》（见附录5）

（三）供应商绩效评估与优化

适用场景：定期对合作中的供应商进行绩效量化评估，识别优秀供应商与问题供应商，实施激励与淘汰机制，持续优化供应商结构。

操作步骤：

评估周期：季度/半年度/年度评估，根据供应商类别（战略供应商、核心供应商、普通供应商）调整评估频率，战略供应商每季度评估一次，普通供应商每年评估一次。

评估指标与数据收集：

质量指标（40%）：来料批次合格率（由质量部提供）、退货率（由仓库提供）、质量问题整改及时率（由采购部提供）；

交付指标（30%）：准时交付率（由仓库验收记录统计）、订单满足率（采购计划与实际交付量对比）；

服务指标（20%）：售后响应速度（问题提出至首次回复的时间）、问题解决满意度（使用部门反馈）；

价格指标（10%）：价格稳定性（与市场均价对比）、降价配合度（年度降本目标达成情况）。

采购专员*从各相关部门收集数据，填写《供应商绩效评估表》。

绩效评级：根据总分将供应商分为四级（AAA≥90分，AA80-89分，A70-79分，B＜70分）。AAA级为“优秀供应商”，AA级为“良好供应商”，A级为“合格供应商”，B级为“不合格供应商”。